Організація роботи прес-служби комерційних структур

     МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ І НАУКИ  УКРАЇНИ

     ЧЕРКАСЬКИЙ  НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ  ІМ.БОГДАНА

     ХМЕЛЬНИЦЬКОГО

     ННІ ЕКОНОМІКИ І ПРАВА 
 

     РЕФЕРАТ

     На  тему: «Організація роботи прес-служби комерційних структур» 
 

     Виконала  студентка 4-Г курсу

     ННІ економіки і права

     Пукас А.С. 

     Перевірила

     Радченко  О.М. 
 
 

     ЧЕРКАСИ-2011 

Зміст

Вступ                                                                                                                      3

Розділ 1. Об’єкти роботи прес-служби комерційної установи                         6

Розділ 2. Склад прес-служби                                                                                9               

     Розділ 3. Написання прес-релізу                                                                         12

     Висновки                                                                                                                13

     Список  використаної літератури                                                                         14 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вступ

      Інформаційна діяльність перс-служб у сучасному суспільстві стає дедалі виразнішою. Це пояснюється тим, що глобалізація комунікаційних процесів, перехід суспільства до інформаційної доби створюють погребу у швидкому та детальному інформаційному обміні між різноманітними суспільними інститутами, державою та громадянами. І саме прес-служби (ПС) покликані задовольнити інформаційні та комунікаційні потреби організацій, у рамках яких вони функціонують, та забезпечити й полегшити роботу ЗМІ, які є однією головних ланок інформаційного обміну в суспільстві.

Євроінтеграційні  процеси теж позначаються на підвищенні ролі прес-служб, надто в системі  державного управління, оскільки європейська  практика засвідчує відповідальну  роль прес-служб в організації  діяльності різноманітних державних і суспільних інститутів та у формуванні громадської думки щодо цього.

На чому ж ґрунтується робота прес-служб? Єдиного законодавчого визначення прес-служби як складової інформаційної  системи суспільства немає, як немає  і типового положення про прес-служби, придатного для використання як державними, так і бізнесовими чи громадськими організаціями. Кожен керівник, прагнучи створити прес-службу, мусить подати й щодо розробки положення про цей підрозділ. Тому наведемо деякі з класичних завдань прес-служби, беручи до уваги урядові структури:

- забезпечувати вичерпну інформованість населення щодо планів урядуйого політичного курсу та досягнень;

- створювати та підтримувати позитивний імідж держави в країні та за її межами;

- запроваджувати та підтримувати канали двостороннього зв'язку між урядом та населенням;

- домагатися розуміння та підтримки політичного курсу уряду.

Перелічені  завдання мають бути визна¬чальними при формуванні структури прес-служб. Безперечно, на структуру впливають  ще й інші фактори, зокрема, вид прес-служби, характер та призначення поширюваної нею інформації, цільова аудиторія тощо Види прес-служб залежать від потреб та вимог організацій-засновників. На сьогодні можна визначити такі види ПС:

• прес-служба державної установи (уряду, АП, парламенту, посольства) -постійнодіючі структури;
• прес-служба політичної партії (НДП, СДПУ(о), НРУ та ін.) Як правило, ПС політичної партії відрізняється тим, що переважно виступає як передвиборчій штаб;
• прес-служба державно-комерційної установи, що працює на ринку ("Укрспецекспорт", "Газпром") - займається в основному "паблік рилейшнз" для свого засновника;
• прес-служба міжнародної організації (НАТО, ООН);
• прес-служба - видавничій центр (при ДКПП - В. Воробей);
• прес-служба неурядової організації (Інститут політики, "Соціс-Геллап", Всеукраїнське товариство політв'язнів і репресованих) - основним завданням якої є підготовка прес-релізу як полегшення сприйняття інформації про свого засновника .

За довгі  роки існування інформаційно-комунікативних служб у демократичних державах сформувалися певні принципи, які й визначають ідеологію роботи прес-служб. Головним у діяльності прес-служб є:

Законність. Оскільки ПС - це офіційний і повноважний представник своїх засновників, тому несе юридичну відповідальність за зміст наданої інформації.

Відкритість. Прес-служба має реалізовувати право журналістів на одержання інформації та надавати необхідні відомості на їхню вимогу.

Оперативність. Оперативне поширення новин (інформації) - головна вимога до мас-медіа і прес-служб.

У контексті  інформаційної діяльності практичні  функції прес-служби полягають у:

• проведенні моніторингу повідомлень ЗМІ та оперативному реагуванні на негативні висовлювання мас-медіа;
• організації та контролі всіх заходів свого лідера (партії, адміністрації) за участю преси;
• кліпінгу всіх позитивних відгуків для подальшого використання в рекламних цілях;
• підготовці до виступів перед журналістами;
• організації регулярної появи засновника в аудіовізуальних та друкованих ЗМІ;
• регулярному постачанні ЗМІ інформації, пов'язаної з засновником (партією, адміністрацією) тощо.

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Розділ 1 Об’єкти роботи прес-служби комерційної установи

Роботу  прес-служби комерційної організації  можна умовно поділити на дві сфери: внутрішня і зовнішня. Внутрішньою сферою є сама організація. Зовнішньою сферою є все те, що оточує організацію.

прес-секретарі  первинних організацій

ЗМІ

органи  влади 

некомерційні  організації

комерційні  організації 

У зв’язку  з вищесказаним, головною метою роботи прес-служби комерційної організації є:

1. Висвітлення  діяльності організації в засобах  масової інформації і формування  за допомогою цього позитивного  іміджу організації. 

2. Створення  єдиного інформаційного потоку  всередині організації і від  організації.

Всередині організації прес-секретар територіальної організації взаємодіє з прес-секретарями первинних і місцевих організацій і формує внутрішнє інформаційне поле. Це поле являє собою добре налагоджені комунікаційні лінії для передачі оперативної інформації. У зовнішній сфері – ЗМІ, органи державної влади різних рівнів, інші суспільні і комерційні організації

 Функції прес-секретаря (прес-служби)

Функції визначаються творчим підходом до своєї  роботи. Можна обмежитися лише контактами зі ЗМІ в міру необхідності, а  можна стати для всіх ЗМІ постійним джерелом інформації про діяльність організації.

Прес-секретарю  територіальної організації необхідно  налагоджувати зв’язки з первинними організаціями, а також координувати їхню роботу при проведенні спільних заходів. Крім того, взаємодіяти з прес-секретарями інших територіальних організацій.

Що стосується взаємодії прес-секретаря з ЗМІ, то можна виділити наступне:

1. Висвітлення  заходів проведених організацією  в ЗМІ. 

2. Постійне  інформування ЗМІ про діяльність  організації: організаційні зміни, участь членів організації в різноманітних форумах, співробітництво організації з органами влади.

3. Організація  спільно з ЗМІ суспільних акцій,  підготовка програм на ТБ і  радіо. 

4. Співробітництво  зі спеціалізованими виданнями  (можна домовитися про те, щоб організації надавали окрему полосу в газеті)

5. Організація  брифінгів, прес-конференцій. 

6. Формування  складу прес-центру і організація  його роботи під час різних  заходів. 

7. Формування  кола „довірених” журналістів,  що будуть постійно співробітничати з організацією.

8. Підготовка  інформаційних матеріалів і іміджевих  статей, що стосується діяльності  організації. 

9. Організація  інтерв’ю керівника організації  для ЗМІ (перед публікацією  інтерв’ю в газеті необхідно  його прочитати і виправити  виявлені помилки).

10. Моніторинг  усіх матеріалів (статей і відео  матеріалів, по радіопрограмах –  назва радіостанції, назва програми, дата, час виходу і короткий  зміст), що вийшли в ЗМІ. Створення  архіву.

11. Формування  бази даних ЗМІ і відстеження  змін на ринку ЗМІ свого регіону.

12. Співробітництво  з відділеннями Союзу журналістів  в регіоні. 

13. Співробітництво  з прес-службами, департаментами  по зв’язках із громадськістю  органів влади в регіоні. 

14. Співробітництво  з прес-службами інших комерційних  організацій і проведення спільних акцій.

15. Написання  статей у газетах і журналах (в міру необхідності).

16. Випуск  власного друкованого видання. (Як  правило, виходять невеликим тиражем,  і поширюється серед членів  організації).

17. Участь  у створенні фірмового стилю, власної рекламної продукції (бланки, візитки, плакати, сувенірні календарі, буклети, брошури і т.д., і т.п.). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Розділ 2. Склад прес-служби

Керівник  прес-служби і прес-секретар підпорядковується  безпосередньо керівнику організації і взаємодіє з усіма структурними підрозділами організації.

Як показує  досвід, під час поточної роботи (коли немає великих заходів) досить прес-секретаря і його помічника. При проведенні масових заходів  і акцій необхідно сформувати прес-центр, залучати прес-секретарів первинних чи регіональних організацій.

Прес-секретарі первинних організацій є потенційними співробітниками прес-служби. Прес-секретар постійно підтримує з ними зв’язок: інформує про важливі події, нові програми, проводить семінари і майстер-класи.

Розглянемо  більш детально основні питання, що входять до кола обов’язків прес-служби а саме:

Формування  бази даних щодо ЗМІ 

Створення інформаційного приводу 

Написання прес-релізу

Організація і проведення прес-конференції 

Стандартна  схема висвітлення заходів 

Управління  репутацією і профілактика криз

Планування рекламної кампанії

Створення інформаційних приводів

Головна задача прес-секретаря комерційної  організації полягає в тому, щоб  про організацію не тільки знали, але і не забували. Тому необхідний творчий підхід до роботи і правильне  використання внутрішнього інформаційного поля організації. Інформаційним приводом може стати і вдало сказана фраза керівника організації, якщо її правильно подати. Інформація повинна бути подана так, щоб вона цікавила читачів, глядачів, і слухачів. Тому грамотно складений інформаційний привід є запорукою успіху.