Зарубежный опыт организации архивного дела

   Новости в области сохранности документов. Освещаются новейшие технологические методы безопасного хранения архивных документов, современные приемы проведения нейтрализации кислотной бумаги, собственная методика НАРА по борьбе со старением документов и др.

   Исследовательский  форум. В этом разделе идет обмен мнениями исследователей документов Национального архива, иллюстрирующими подходы к изучению исторических источников, новые открытия и возможности для дальнейшего сотрудничества.

       Методика преподавания с помощью архивных документов. Рассказывается о различных методах использования архивных документов для обучения учащихся школ и студентов. Воспитания патриотизма и любви к собственной истории. Опубликован ряд статей профессиональных историков и школьных учителей об использовании материалов Национального архива в вышеназванных целях. 

    Президентские библиотеки. Публикуются материалы о фондах и новых изданиях президентских библиотек США, а также новейшая информация о периодически проводимом рассекречивании документов. Тема некоторых статей – библиотеки как архивы и библиотеки как музеи.

   Архивные находки. В этом разделе  архивисты и исследователи обмениваются  своими находками и открытиями  документов.

   Обзор текущих публикаций. Приводятся краткие извлечения (цитаты) из книг и других публикаций авторами, работавшими с документами Национального архива, а также информация о праздновании исторических событий (например, Дня независимости, Дня конституции, Дня национальной истории и др.), юбилеев, организации выставок исторических документов.

   Издания Национальной комиссии США по публикации исторических источников и документов. В разделе публикуются краткие обзоры и отчеты комиссии о готовящихся к выходу в свет и изданных публикациях исторических документов на различных носителях (CD – ROM и др.), статьи о роли новых публикаций для образования и составления учебных программ.

   Новости из регионов. Обсуждается деятельность региональных филиалов и отделений Национального архива.

   На последней странице каждого  номера журнала помещается схема  структуры НАРА. В его составе: 13 региональных отделений (регионы  – Новая Англия, Питтсфилд, Северо  – Восточный с центром в  Нью – Йорке, Среднеатлантический,  Юго – Восточный, Великих Озер, Юго – Западный и др.); 12 президентских библиотек; 16 центров временного хранения документации (до уничтожения документов или передачи в архив на постоянное хранение).

   Законодательные документы Конгресса.  Конгресс США не передает свои материалы в Национальный архив, поэтому раздел в основном освещает работу Центра законодательных документов, хранящего материалы по истории американского законодательного органа и преоставляющего их для изучения публике. Центр обладает коллекцией печатных источников, периодических изданий, монографий, указателей, базой данных для чтения и изучения документов на электронных носителях, а также базой по устной истории (записи интервью с конгрессами).

    Центр уделяет большое внимание  программ по общеобразовательным изданиям исторических документов. Например, огромным успехом пользовался пакет документов   ‘‘Президентское правление Томаса Джефферсона’’, распространенный в государственные и частные высшие школы и колледжи Песильвании, Верджинии, Делавэра, Теннеси, Нью – Джерси и Вашингтона. Пакет документов, содержащий цветные факсимильные издания рукописных обращений президента к школьникам, вызвал оживленный отклик преподавателей и учителей, рассказавших на страницах журнала об его использовании в учебном процессе. Данная работа, подготовленная в основном на средства частного сектора, является первой в серии публикаций архивных сокровищ Центра законодательных документов.

   Несмотря на небольшой объем, журнал, благодаря своим многочисленным разделам и колонкам, информирует читателей обо всех направлениях работы Национального архива. Почти все номера открываются кратким ведением Архивиста США, в котором подчеркиваются главные и приоритетные задачи и темы на текущий момент.

    Большое внимание журнал уделяет  стратегическому плану развития национального архива на ближайшую перспективу (1997 – 2007 г.г.). Одним из основных его разработчиков стал восьмой Архивист США Джон Карлин, бывший до этого губернатором Канзаса.

   В соответствии с планом главная  миссия НАРА – обнспечить доступ к документам для граждан и государственных служащих, президента, Конгресса и суда с тем, чтобы помочь обществу определить свое происхождение, защитить права и собственность, объяснить решения, принятые в прошлом, помочь сформулировать политические принципы в будущем. Для ее успешного выполнения, по мнению Джона Карлина, необходимо прежде всего определить, какие существенные и ценные исторические свидетельства следует сохранять для этой цели, а также открыть доступ для пользователей к документам, где бы они ни находились и когда бы ни потребовалось.

   При составлении стратегического  плана архивисты НАРА учли  широкий круг интересов составленных  частей Национального архива: федеральных  ведомств, региональных отделений  и филиалов архива, региональных центров хранения документации, а также пользователей – генеалогов, историков, архивистов, ученых, управляющих документацией, юристов, преподавателей, служащих правительственных органов власти всех уровней (от государственных до местных), консультантов, библиотекарей и др.

   Согласно стратегическому плану  НАРА должен решить следующие  задачи:

1. Пересмотреть концепцию ‘‘жизненного цикла документов’’ и в связи с этим изменить рабочие процессы в учреждениях: реорганизовать офис, улучшить коммуникации, снизить риск возникновения опасности утраты документов, определить кто, где, когда и за что несет ответственность на всех этапах   ‘‘жизненного цикла документов’’.

 ‘‘Жизненный цикл документов’’ начинается с момента создания (или приема) документа в федеральном ведомстве, суде или другом правительственном учреждении, включает работу с этими документами и последующее его уничтожение в продолжительное хранение. Предстоит протестировать и внедрить в практику новую систему управления Федеральными документами по контролю за   ‘‘ жизненным циклом документов’’ на основе электронных средств. Внедрение автоматизированных систем позволит эффективнее проводить оценку документов, описание и предоставление в пользование.

 2. Перестроить  работу с федеральными ведомствами  с учетом новой концепции

 ‘‘жизненного цикла документов’’. В этой связи НАРА совместно с ведомствами разрабатывает делопроизводственную систему для особо ценных документов, с помощью которой можно определить, насколько хорошо документы отражают основные функции учреждения в целом, а не деятельность его отдельных подразделений.

   НАРА обязан работать с документами  Белого дома в самом начале  прихода к власти новой администрации  и искать пути привлечения  к этой деятельности правительственных  служащих.

3.Консолидировать собственные фонды на своей площади хранения, чтобы защитить и сохранить документы для последующего использования с применением стандартов по обеспечению хранения документов, создания безопасных комфортных условий для служащих. Хотя в век новых компьютерных технологий и коммуникаций близость к документам имеет меньшее значение чем доступ к ним. Архив сможет добиться больших успехов, лишь консолидировав фонды и персонал без уменьшения объемов обслуживания. Объединение всех возможностей НАРА и реорганизация офисных структур описываются в плане стратегически, а не в деталях. Теперь предстоит решить, что с чем объединять и когда, и внедрить это в практику. Перемены от этих действий наступят не сразу, а постепенно, лет через 10 и более. Объем работ после этого уменьшится не только в НАРА, но и во всех его филиалах.

4. Расширить  доступ общественности к документам  федеральных ведомств и их использование, где бы они ни хранились. С этой целью архив создает национальную интегрированную систему распределения информации в режиме ‘‘он – лайн’’ о самом НАРА, его фондах, видах обслуживания и выдает цифровые копии документов, представляющих наибольший интерес для пользователей. Предполагаются продолжение совместной с федеральными ведомствами работы по рассекречиванию документов, организация передвижных выставок документов.

   Таким образом эти пункты стратегического  плана подчеркивают те виды работы, выполнение которых, как надеются архивисты США, приведет к более широкому доступу общественности к ценным документальным свидетельствам прошлого. В плане учтены все коренные обновления и перемены, с помощью которых архив сможет пополнить (или заменить) штат служащих, подготовить на местах новых сотрудников, определить их на соответствующую должность и оценить работу. Объединяя все это с планами по совершенствованию и развитию архивной профессии, НАРА выделяет в первую очередь не подготовку новых архивных кадров, а повышение квалификации и усиление ответственности за выпоняемую работу.

   Большое внимание уделяется современным  проблемам работы с электронными  документами. Ряд статей, опубликованных  в этом разделе, содержат не  только броские, интригующие названия, но являются интересными по существу.

   Кроме журнала  ‘‘The Record’’, Национальный архив издает ежеквартальный журнал

‘‘Пролог’’ и ежемесячный ‘‘Календарь событий’’, рассказывающие о новых архивных публикациях, их содержании, а также о проводимых и планируемых выставках

   Общество американских архивистов  с 1937 года издает свой профессиональный  журнал с 1937 года издает свой  профессиональный журнал  ‘‘Американский архивист’’. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

III. О сотрудничестве Новогородских

и советских архивов.  
 

   С 10 по 14 июня в великом Новгороде находился с визитом генерального директора, национального архива Швеции, руководитель Европейского бюро Международного совета архивов Эрик Норберг. Его приезд был приурочен к празднованию образования города и возвращение ему исторического имени.

   Гость ознакомился с работой  областного государственного архива, посетил выставку «Великий Новгород  в документах XIX – XX в.в. участвовал в переговорах с руководством областной архивной службы.

   Новогородних архивистов интересовал прежде всего «Оккупационный архив Новгорода 1611 – 1617 г.г.» вывезенный в 1617 г. шведским корпусом под командованием Якоба Делагари. В основном это документы различных приказов: приходно – расходные книги Денежного и Судного дворов, кабацкие, банные, таможенные, кабельные и другие, а также документы и акты на отдельных листах – столбцы, (ведомости об оплате, обыскные грамоты и другие) объем архива свыше 500 дел, около 50 000 листов.

   Тексты документов написанные  скорописью, и в Швеции они интересуют главным образом лингвистов. В Новгороде же этому архиву уделяют повышенное внимание историки, для которых йзучение документов в Стокгольме затруднило из-за отсутствия полного каталога архива. Поэтому архивисты и преподаватели Новогородского государственного университета имени Ярослава Мудрого предложили Норбергу создать совместную программу изучения «архива Дели Гарди»: перевод по скорости на современный русский язык, создание каталога, изучение документов историками, археологами, лингвистами. Эту инициативу поддержал археолог и историк РАН, лауреат государственной премии, Почетный гражданин Великого Новгорода В.Л. Янин, историк (специалист по средневековому Новгороду), декан исторического факультета профессор В.Ф. Андреев, посол Швеции в России Стивен Хирдан.

   Кроме того на переговорах  шла речь о возможности передачи  копий карт Новгорода XX-XIX в.в. из фондов Королевского военного архива и копий документов ганзейских связей. Новгородцев из Королевской национальной библиотеки.

   В период Великой Отечественной Войны документы государственного архива Новогородской области серьезно пострадал, уничтожено или вывезено 300 тыс. дел, в том числе значительная часть из дореволюционных фондов. В архивах библиотеках Швеции, Германии, Польши хранятся докумениты по истории Новгорода средних веков. Начиная в 1998 г. переписку с Национальным архивом Швеции, Новогородние архивисты преследовали цель восполнения архивного фонда области этих документов. Одновременно они занимались выявлением документов о связях Новгорода и Швеции. Ими обнаружены сведения о том, что шведы основали в Новогородской губернии промышленного предприятия, ставшие первенцами огнеупорной промышленности и спичечного производства которые существуют и по сей день, а также документы подтверждающие факты пребывания в Новгороде шведских промышленников и Роберта Ноберей отца и брата учредителей международных премий Альфреда Нобеля. Эти находки вызвали интерес Э. Норберта.