Внедрение стандартов ИСО в делопроизводство России

       Кроме того, ИСО 15489-1-2001 является основным стандартом, регулирующим управление документами  в рамках процессов управления качеством  и управления окружающей средой, регламентированных в ИСО 9001 и ИСО 140012.  

3. Международный стандарт ISO 15489-1:2001 как  основа разработки национального  стандарта ГОСТ Р  ИСО 15489-1-2007

 

       ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документами», разработанный  Международной организацией по стандартизации, стал основой для разработки ГОСТа Р ИСО 15489-1. И отечественные, и российские эксперты признают: в современной России назрела необходимость применения в делопроизводстве международных стандартов.

       Главная цель любого стандарта по управлению документами — это признание делопроизводства неотъемлемой частью управления. Причем в самом широком смысле этого понятия: от управления проектами и бизнесом до управления государством.

       Постепенно  в международном сообществе сложилось  понимание того, что управление документацией  и информацией является важным элементом  деятельности любой коммерческой и  государственной организации вне  зависимости от того, в какой национальной системе делопроизводства и документооборота она работает. Это стало ключевым моментом при принятии решения о  разработке первого в мире стандарта  по делопроизводству и документообороту ИСО 15489-2001, содержащего общие требования и методологию управления документами  на всех видах носителей и во всех форматах, а также описывающего процедуры разработки и внедрения систем документооборота.

       Международный стандарт по управлению документацией  ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документацией» (ISO 15489-2001 Information and documentation — Records management) был издан  в 2001 г. Международной организацией по стандартизации.

         Стандарт состоит из двух частей:

         • первая часть — ISO 15489-1 —  это собственно стандарт. Здесь  сформулированы наиболее общие,  основные требования и принципы  управления документами;

         • вторая часть — ISO/TR 15489-2 —  приложение к стандарту, описывающее  один из вариантов внедрения  положений стандарта на практике (на основе австралийского опыта).

       В стандарте определено, что регламент (политика) в области управления и сохранения документации должен быть принят на самом высоком уровне в  организации и его действие должно распространяться на всех сотрудников, создающих документы в ходе своей  работы. В нем следует указать  ответственность по всем должностным  рангам за любой документ в организации.

         • Основную ответственность за  организацию процесса управления  документами несет руководство  организации. Всесторонняя поддержка  политики управления документами  должна выражаться в выделении  соответствующих по объему финансовых, кадровых и других ресурсов, необходимых  для нормального и эффективного  функционирования службы ДОУ. Практический опыт подтверждает, что без активной позиции руководства невозможны любые, даже самые элементарные изменения в практике делопроизводства компании.

         • Специалисты ДОУ несут основную  ответственность за реализацию  ИСО 15489-1, отвечают за все виды  работы с документами в организации  в целом, разрабатывают и внедряют регламенты работы с документами, контролируют текущее состояние дел и обучают пользователей.

         • В техническом отчете ИСО  15489-2 говорится и об ответственности  руководителей структурных подразделений  за то, чтобы процесс создания  и сохранения документов был  неотъемлемой частью работы их  подчиненных, а все действия  подразделения в области делопроизводства  были согласованы со специалистами  ДОУ.

         • Все сотрудники несут ответственность  за точное и полное документирование  своей деятельности в строгом  соответствии с установленными  принципами, правилами, процедурами  и стандартами.⁴

       Такое распределение ответственности  поднимает статус службы ДОУ, фактически возлагая на нее организацию и  координацию всей работы с документацией, в т. ч. и с электронными документами. Именно поэтому стандарт ИСО 15489 еще  долгие годы будет оставаться в арсенале службы ДОУ как один из весомых  аргументов, оправдывающих дополнительные инвестиции в эту область. 

       Стандарт  ИСО 15489 признан Международным советом  архивов (МСА) как важный международный  документ, отражающий точку зрения архивистов на управление документацией, поддерживающий концепцию управления документами в процессе их полного  жизненного цикла и тем самым  способствующий сохранению архивного  наследия.

       Содержание  стандарта ИСО 15489 комментируется в  практическом пособии МСА по управлению, хранению и обеспечению доступа  к электронным документам под  названием «Электронные документы: Рабочая книга архивистов», подготовка которого была завершена в апреле 2005 г. В этом пособии МСА отмечает, что ИСО 15489 может служить отличной основой для формирования и сохранения архивных документов.

          Кроме того, в международном стандарте ИСО 15489-2001 указана в качестве основной функция управления документами – реализация процессов управления, поддержание непрерывности бизнеса, создание и обеспечение сохранности пригодных к использованию документов.

       При разработке национального стандарта  пристальное внимание уделяется  первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд  положений первой части) документ. 

       

1. Назначение  и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

 

       В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации  на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному  и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который  является, по сути, аутентичным переводом  первой части международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management». 

       Приказом  ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования  от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден  и вводится в действие с 1 июля 2007 г.

       ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов:

1. Область применения;
2. Нормативные ссылки;
3. Термины и определения;
4. Преимущества управления документами;
5. Нормативная среда;
6. Политика управления документами и ответственность;
7. Требования к управлению документами;
8. Проектирование и внедрение системы управления документами;
9. Процессы управления документами и контроль;
10. Мониторинг и аудит;
11. Обучение.

 

       Данный  стандарт содержит также Предметный указатель и Приложение А (справочное) «Сведения о соответствии ссылочных  международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации»⁵.

       Стандарт  регулирует процессы управления документами  государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для  внутреннего или внешнего пользования.

       Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них  документов, а также обеспечения  соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования  и др.).

       Действие  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или  общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

       Стандарт  носит рекомендательный характер, что  установлено Федеральным законом  от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Вместе с тем нельзя забывать о  том, что стандарт содержит руководящие  указания по управлению документами  в рамках процессов управления качеством  и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами  ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а следовательно, обязателен для  исполнения в организациях, аттестующихся  на соответствие системам менеджмента качества (СМК). С учетом того, что специфика стандартов ИСО серии 9000, 14000 и других стандартов ИСО, регулирующих системы менеджмента качества различных сфер деятельности, заключается в нацеленности на повышение конкурентоспособности продукции и услуг, доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов, а также на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в т.ч. нормативной) среды и другими факторами, можно провести прямую аналогию с ИСО 15489-1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для процессов управления документами, в частности сферы документационного обеспечения управления.

       ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ  раздел – «Политика управления документами  и ответственность», в котором  сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами  должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность  за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных  информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных  подразделений, администраторами систем управления документами и другими  лицами, для которых работа с документами  входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях  и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность  в области управления документами  должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации».

       В данном случае представляет интерес  дифференциация ответственности в  области управления документами  между сотрудниками организации  в зависимости от их должностных  обязанностей и занимаемого поста. Например, специалисты в области  управления документами отвечают за все его аспекты, в том числе  за проектирование, внедрение и сохранность  систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности. Администраторы систем управления документами отвечают за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим документам. Ответственность руководства заключается в поддержке политики управления документами во всей организации и т.п. Вместе с тем все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

       Стандарт  содержит ряд требований к процессам  управления документами и закладывает  принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим  обеспечить непрерывность деловой  деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям  отчетности, является необходимость  «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для  использования документы, а также  защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». Важным положением стандарта в этой связи  является то, что информационные и  коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы  в процессе повседневной деловой  деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как  составной части системы управления документами».

       Стандарт  содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных  актах, регулирующих деятельность в  сфере документационного и информационного  обеспечения управления, в должной  мере не был отражен. Между тем  такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.

       В разделе стандарта, посвященном  вопросам проектирования и внедрения  систем управления документами, описываются:

• характеристики систем управления документами, основными из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность и др.;
• процесс проектирования и внедрения системы управления документами и его методология;
• описывается механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по-прежнему находящихся в системе».