Внедрение стандартов ИСО в делопроизводство России

       Интеграция  стандартов ИСО в систему документационного  обеспечения управления России. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Оглавление

1. Введение 3

2. Деятельность Международной организации по стандартизации. 5

2.1 Деятельность Международной организации по стандартизации в сфере документации. 6

2.2 Значение международных стандартов ИСО для специалистов сферы ДОУ в России……………………………………………………………………………………...9

3. Международный стандарт ISO 15489-1:2001 как основа разработки национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 10

3.1 Назначение и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 13

4. Заключение 21

5. Список использованной литературы 22 
 
 
 
 

1. Введение

 

Актуальность  темы:

       В России исторический сложилось, что она имеет огромный опыт в разработке и использовании стандартов документации, а также самих форм документов, особенно в таких важных системах, как организационно-распорядительная документация, кадровая документация и других. Это связано с нашей историей, прежде всего с ее советским периодом, когда все было централизовано и подчинено государству, бюрократический аппарат был необоснованно широк. В связи с этим появление стандартов ИСО не стало для России чем-то принципиально новым, как для ряда европейских стран. Но в тоже время в России с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и опробованные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы. Поэтому появление в 2007 году первого русифицированного стандарта ИСО стал шагом вперед. Учитывая это, мы считаем, что актуальность данной темы очень высока. И если брать в расчет недавний срок появления стандартов в России и огромный масштаб данной проблемы, мы считаем, что имеющиеся исследования данного вопроса недостаточны.

Степень научной разработанности  темы:

       В научной литературе эта тема не имеет большой популярности, так как нет достаточного практического опыта а, следовательно, и материала для исследования. В общем виде исследования на тему стандартов ИСО в России хорошо разработаны в книге «Стандартизация, сертификация и метрология»  Г.Д. Крылова. Тема использования международных стандартов имеет большую популярность в специализированных журналах. Сообщество пользователей зарубежных стандартов  на livejournal.com занимается переводом, проблемами приобретения и использования стандартов и другими актуальными вопросами работы с международными стандартами. Так же можно отметить работу журнала «Секретарь-референт» который выкладывает узконаправленные статьи на самые интересные аспекты в работе с стандартами ИСО.

Объект  исследования:

       Объектом  исследования являются все стандарты  ИСО в сфере документирования и документационного обеспечения  управления.

Предмет исследования:

             Является проблема интеграции международных стандартов ИСО в систему документационного обеспечения управления в России, специфика их использования.

Цель:

       Целью данной курсовой работы является обоснование  причины использования стандартов ИСО в Российской системе документооборота.

Задачи:

1. Описать структуру международной организации по стандартизации, ее деятельность
2. Определить состав стандартов влияющих на документооборот
3. Подробно описать основные стандарты

Структура работы:

       Логика  исследования обусловила структуру  курсовой работы, состоящей из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы. Глава первая посвящена  деятельности международной организации  по стандартизации. Вторая глава посвящена  стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. В  заключении подводятся итоги проведенного исследования.

2. Деятельность Международной организации по стандартизации.

       Международная организация по стандартизации создана  в 1946 г. двадцатью пятью национальными  организациями по стандартизации. Фактически работа ее началась с 1947 г. СССР был  одним из основателей организации, постоянным членом руководящих органов, дважды представитель Госстандарта избирался председателем организации. Россия стала членом ИСО как правопреемник  распавшегося государства. Сфера деятельности ИСО касается стандартизации во всех областях, кроме электротехники и  электроники, относящихся к компетенции  Международной электротехнической комиссии (МЭК). Некоторые виды работ  выполняются совместными усилиями этих организаций.¹

       ИСО определяет свои задачи следующим образом: содействие развитию стандартизации и  смежных видов деятельности в  мире с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами, а также  развития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической  областях. Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В настоящее время действует около 13,5 тысяч стандартов. В области электроники, информационных технологий и телекоммуникаций принято более 2 тыс. стандартов, еще около 300 проектов находится в стадии завершения. В ИСО сформирован большой фонд стандартов и других нормативных документов по стандартизации (700 тыс.) из многих стран мира. ИСО трактует понятие “стандарт” как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом.²

       Работа  по подготовке стандартов ИСО осуществляется в технических комитетах (technical committees - TC), в структуре которых образуются подкомитеты (subcommittees - SC) и рабочие  группы (working groups - WG). Техническим комитетам  при их создании присваиваются номера (например, ТС 46, ТС 154). Каждая национальная служба стандартизации, заинтересованная в направлении, для развития которого создан технический комитет, имеет  право быть представленной в этом комитете. Правительственные и неправительственные  международные организации, сотрудничающие с ИСО, также принимают участие  в этой работе. ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией, Всемирным почтовым союзом и другими организациями. Каждый комитет и подкомитет имеет секретариат, работу которого обеспечивает определенный национальный орган по стандартизации (например, ANSI - США, BSI - Великобритания, DIN - Германия, AFNOR - Франция, Госстандарт - Россия и др.).

1. Деятельность  Международной организации  по стандартизации в  сфере документации.

 

       Разработку  международных стандартов, регламентирующих различные стороны работы с документами, осуществляют следующие комитеты ИСО:

       JTC 1 Информационная технология (объединенный  комитет с Международной электротехнической  комиссией); TC 6 Бумаги, картон и целлюлоза; TC 37 Терминологии (принципы и координация); TC 46 Информация и документация; TC 68 Банковское дело, ценные бумаги и другие финансовые услуги; TC 154 Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении; TC 171 Воспроизведение документов; TC 176 Управление качеством. TC 191 Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело.

       Большое внимание ИСО уделяет выработке  единой для стран – участниц этой организации терминологии в различных  научно-технических сферах. Это относится  и к таким сферам, как носители и средства записи и обработки  информации, управленческая и коммерческая документация, информационные технологии, средства связи и др. Стандартами  ИСО регламентирован порядок  ведения терминологической работы, формализован ее понятийный аппарат, принципы и методы (ИСО 704:2000. Терминологическая  работа. Принципы и методы; ИСО 860:1996. Терминологическая работа. Принципы и методы. Гармонизация понятий и  терминов; ИСО 1087-1:2000. Терминологическая  работа. Словарь. Часть 1. Теория и применение).

       Терминологию  в области документации устанавливает  состоящий из нескольких частей стандарт ИСО 5127 серии "Документация и информация" (Часть 1: Основные понятия; Часть 2: Традиционные документы; Часть 3: Иконографические документы; Часть 3-а: Комплектование, идентификация, анализ документов и данных; Часть 6: Документальные языки; Часть 11: Аудио-визуальные документы).

       Стандартами ИСО определены общие правила  создания документов, в том числе:

       - форматы бумаги для документов  и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975. Бумага писчая и некоторые  виды печатной продукции. Потребительские  форматы рядов А и В; ИСО  353:1975. Бумага писчая и некоторые  виды печатной продукции. Метод  выражения размеров);

       - межстрочные интервалы и шаг  письма (ИСО 4882:1979. Офисные машины  и оборудование для обработки  данных. Интервалы между строками  и знаками);

       - формуляр-образец и конструкционная  сетка для создания бланков  и форм документов (ИСО 3535:1977. Листы  для разработки форм и схемы  размещения);

       - основные требования к бланкам  документов (ИСО 8439:1990. Конструкция  бланков - Основная схема расположения);

       - принципы компоновки торговых  документов (ИСО 6422:1985. Основной принцип  компоновки торговых документов).

       Средства  для хранения документов разрабатываются  в соответствии с ИСО 623:1974 «Бумага  и картон. Коробки для бумаг  и папки. Размеры». 

       В стандартах ИСО установлены форматы  и другие требования к  конвертам  для пересылки документов и почтовым карточкам (ИСО 269:1985. Конверты для писем. Обозначение и размеры; ИСО 6924:1983. Конверты для писем. Словарь; ИСО 328:1974. Художественные почтовые карточки и  открытки. Формат; ИСО 416:1974. Художественные почтовые карточки. Область для адреса; ИСО 415:1975. Конверты, почтовые карточки и подобные изделия. Область погашения).

       Написание почтового адреса регламентирует стандарт ИСО 11180:1993. Адресация почтовая.

       Представление дат и времени в документах осуществляется в соответствии с  ИСО 8601:2000. Элементы данных и форматы  обмена. Обмен информацией. Представление  дат и времени.³

       Перечисленные стандарты касаются отдельных сторон работы с документами. Заметным событием стало принятие в 2001 г. стандартов серии "Информация и документация. Управление документами" (ИСО 15489-1:2001, ИСО 15489-2:2001), определяющих требования к системам делопроизводства в целом. Основой  для их разработки послужили стандарты  Австралии, выступившей первопроходцем в реализации комплексного подхода  к стандартизации в области управления документацией. 

2. Значение  международных стандартов ИСО для специалистов сферы ДОУ в  России.

 

       Международная организация по стандартизации (ИСО  — ISO, International Organization for Standardization) проводит последовательную политику, направленную на стандартизацию основных направлений  деятельности организаций, в том  числе и стандартизацию процессов  управления документами. При этом все  стандарты ИСО взаимоувязаны  и дополняют друг друга, что крайне важно при выстраивании единой стандартизированной  системы управления.

       Из  недр этой организации вышли столь  значимые для специалистов сферы  ДОУ стандарты, как, например:

       -     ИСО 9000-2000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» (ISO 9001: 2000, Quality management systems — Requirements);

       -      ИСО 9001-2000 "Системы менеджмента качества. Требования"; 

       - ИСО 15489-1-2001 "Информация и документация. Управление документами. Общие требования" (ISO 15489-1—2001 "Information and documentation. Records management. General");

       -  ИСО 23081 -1 "Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документа" (ISO/TS 23081-1:2004, "Information and documentation — Records management processes — metadata for records - Part 1. Principles");

       -  ИСО 22310:2006 "Информация и документация — Руководство по применению действующих стандартов, регламентирующих управление документами" (ISO 22310:2006 "Руководство по разработке стандартов, устанавливающих требования к управлению документацией").

       Несмотря  на то, что два первых стандарта  адресованы специалистам системы менеджмента  качества, они закладывают основы терминологии, применяемой во всех последующих стандартах ИСО.