Внедрение электронного документооборота на современном администрации

Как уже указывалось выше при классификации систем, workflow-система  удобна для формализации типовых  процедур работы с документами в  организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер.

«Евфрат». «Евфрат» является простым электронным архивом  с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. «Евфрат» построен в парадигме  «рабочего стола» с папками. Документы  раскладываются по папкам, которые  могут иметь любую степень  вложенности. Собственного хранилища  файлов «Евфрат» не имеет - система  хранит только ссылки на файлы или  на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной  разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять  и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и  просмотреть любой документ поддерживаемого  системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без  форматирования и иллюстраций, что, в прочем, не составляет проблемы, так  как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. Система  позволяет описать категории  документов и приписать любой  из категорий любые реквизиты. По сути, «Евфрат» представляет собой  средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового  поиска, назначения заданий, связанных  с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое  может оказаться полезным в малом  офисе или на предприятиях, не предъявляющих  высоких требований к масштабируемости информационной системы.

Lotus Domino.doc. Представляет собой  приложение для Notes/Domino, написанное  самой же компанией Lotus, которое  имеет достаточно развитый электронный  архив, позволяющий в среде  Notes реализовать корпоративное хранилище  документов. Обеспечивает функции  хранения версий, контроль изъятия  и возврата документов (check-out, check-in). Будучи дополненной компонентом  Domino Workflow, помогает реализовать потоки  работ. Для организаций, использующих Lotus Notes/Domino, выбор Domino.doc может оказаться  оправданным. Продукт стоит недорого  в пересчете на рабочее место,  при условии, что на этих  местах уже имеются клиентские  лицензии Lotus Notes.

«Эффект-Офис». Продукт петербургской  компании «Гарант Интернешнл». При  невысокой цене он достаточно функционален - содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения  доступа по ролевому принципу и маршрутизации  документов. Основная функция - электронный  архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников). В целом «Эффект-Офис» является полноценным решением начального уровня и может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии [2].

«1С: Архив». «1С:Архив» является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. Позволяет организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников, как по локальной сети, так и по Интернет. Обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам для просмотра и редактирования, поддерживает целостность документов при одновременном редактировании несколькими пользователями, автоматически сохраняет все версии документов. Автоматически сохраняет все версии документов и позволяет вернуться к нужной версии или сравнить любые две версии документов. Каждая версия имеет своего автора и краткие комментарии, характеризующие ее отличия от предыдущей. Полнотекстовый поиск ведется по всем версиям документа, а не только по последней. «1С:Архив» содержит развитые средства управления правами пользователей и позволяет установить различные права доступа к папкам-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей.

«1С: Архив» позволяет выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы исполнителей, устанавливать контрольные сроки и автоматически рассылать оповещения сотрудникам о поступлении новых поручений. «1С:Архив» позволяет составлять отчеты по исполнению поручений как по отдельным исполнителям, так и по группам исполнителей.

«Дело». Система «Дело» является типичным представителем систем автоматизации  делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у  нас в стране. Она последовательно  поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик - компания «Электронные офисные системы» (ЭОС). Продукт поддерживает идеологию  делопроизводства, суть которой в  следующем: чтобы было совершено  любое действие в организации, нужен  документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что  физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных  записей о документах в базе данных. Продукт в первую очередь интересен  для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства [5].

Выводы по ценам и функциональным возможностям СЭД. Учитывая высокую  стоимость Lotus Domino\Notes при создании полноценной  конфигурации, реализующей полный набор  функциональных характеристик, системы  на ее базе можно выделить в отдельный  класс. Надо отметить, что эти продукты, вообще говоря, работают и без сервера Lotus Domino, что позволяет оснастить  самыми недорогими продуктами этого  класса («ЭСКАДО», OfficeMedia) даже небольшие  компании, в которых Lotus Notes используется в качестве почтового клиента.

Внедрение таких систем не рекомендуется на предприятиях с  уже сложившейся информационной системой, имеющей в основе механизмы  обмена электронной почтой от Microsoft - сильно отличающийся от Outlook интерфейс Lotus потребует полностью переучивать  персонал. К достоинствам этих систем надо отнести большой набор подготовленных к работе баз данных, решающих смежные  проблемы делопроизводства, надежную и быструю работу в сети при помощи отлаженного механизма репликации данных от Lotus.

Распределенным организациям с большим количеством отделов  и подразделений стоит задуматься над самыми дорогими системами - LANDOCS и OPTIMA-Workflow, которые при внедрении  в полной комплектации могут быть настроены практически на любые  способы организации механизмов управления.

К системам средней ценовой  категории можно отнести «ДЕЛО» и «ЕВФРАТ-Документооборот». Причем внедрение системы «ДЕЛО», последовательно  поддерживающей все стандарты российского  делопроизводства и, соответственно, имеющей  ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии  в организации СУБД Oracle (к достоинствам которой можно отнести работу на всех платформах) или MS SQL Server (что  может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым решением). Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» является более гибким и более  масштабируемым за счет использования  уникальной объектно-ориентированной  СУБД «НИКА» (внутренняя разработка Cognitive Technologies), он полностью основан на российских технологиях и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения  специалистов поставщика) с развитыми  механизмами настройки процессов  управления документами.

«Эффект-офис», «1С: Архив» и  предшественник «ЕВФРАТ-Документооборота», «Электронный архив ЕВФРАТ», относящиеся  к низшей ценовой категории, по сути, являются архивами документов, и возможности  организации на их основе полноценного документооборота очень ограничены [2].

Несомненно, крупным предприятиям, готовым выделить большие суммы  на автоматизацию бизнес-процессов, можно порекомендовать полноценное  внедрение систем на базе Lotus Domino, либо систем OPTIMA-WorkFlow и LANDOCS (ценовые и  функциональные различия между последними не столь уж велики).

Если дело касается автоматизации  отдельных департаментов крупных  предприятий, то «ЕВФРАТ-Документооборот» уже начал составлять конкуренцию  признанным монстрам, а что касается предприятий среднего и малого бизнеса  с относительно небольшим числом рабочих мест (до 200), то он видится  лучшим решением. Несмотря на то, что  ранее торговая марка «ЕВФРАТ» относилась к системам поддержки электронных  архивов, новый продукт семейства  кардинально отличается от своего предшественника, является одной из наиболее развитых систем документооборота на нашем рынке  и лидирует по соотношению «цена-качество», лишь по молодости проигрывая в распространенности другим системам. С выходом новой  версии «ЕВФРАТ» станет серьезным конкурентом  и для систем, лидирующих по функциональности.

            В администрации и приближенных к ним предприятиях, делопроизводство в которых мало подвержено влиянию времени и ведется согласно ГОСТам, следует обратить внимание на систему «ДЕЛО» [2].

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Перспективы развития электронного документооборота

2.1. Оценка эффективности  внедрения электронного

документооборота

Автоматизация электронного документооборота является важным шагом  в повышении конкурентоспособности  любой компании. Внедрение СЭД  позволяет компаниям существенно  упростить проблемы, связанные с  поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота. Оценка эффективности  внедрения системы электронного документооборота является наиболее сложно формализуемым аспектом. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой, — требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

В первую очередь основными  задачами внедрения СЭД являются:

-       эффективное  управление документопотоками на  предприятии;

-       централизованное  хранение документов;

-       повышение  контроля исполнения работ по  документам;

-       увеличение  продуктивности работы сотрудников;

-       облегчение  доступа к информации для принятия  управленческих решений;

-       информационная безопасность предприятия [12].

Внедрение корпоративных  СЭД дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические.

1. Тактические преимущества  внедрения СЭД связаны в основном  с сокращением затрат. Их достаточно  легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении  преимущества могут быть просчитаны  на основе подсчета того, сколько  можно убрать физических шкафов  для хранения документов, сколько  площадей освободить, сколько освободить  серверов, которые часто хранят  много копий одних и тех  же документов.

Итак, автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие  тактические преимущества:

-       Физическое  освобождение места 

-       Уменьшение  затрат на копирование 

-       Уменьшение  затрат на доставку информации  в бумажном виде 

-       Уменьшение  затрат на ресурсы: люди и  оборудование 

-       Уменьшение затрат на бумагу.

Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых  работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические  обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому [16].

2. К стратегическим преимуществам  внедрения СЭД относятся преимущества, которые связаны с улучшениями  в ключевых бизнес-процессах.  А это связано с ростом оборота  или прибыли, если речь идет  о коммерческих структурах, или  с улучшениями в работе, принятии  решений, обслуживании, если речь  идет, например, об органах государственной  власти. По самой своей природе  эти преимущества труднее измерить.

Итак, внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

-     Появление  возможности коллективной работы  над документами (что невозможно  при бумажном делопроизводстве);

-     Значительное  ускорение поиска и выборки  документов (по различным атрибутам);

-     Повышение  безопасности информации за счет  того, что работа в СЭД с  незарегистрированной рабочей станции  невозможна, а каждому пользователю  СЭД назначаются свои полномочия  доступа к информации;

-     Повышение  сохранности документов и удобства  их хранения, так как они хранятся  в электронном виде на сервере; 

-     Улучшение  контроля за исполнением документов [17].

Главный результат автоматизации  документооборота - наведение порядка  в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений  и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения  СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса  в современных условиях.[7]

Если система выбрана  правильно и процесс внедрения  прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и  выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений  и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую  информацию, которая используется для  принятия многих важных управленческих решений.