Внедрение электронного документооборота на современном администрации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

 

Введение……………………………………………………………………….…3

Глава 1. Понятие электронного документооборота…………………………...5

1. Базовые понятия и терминология и основные задачи, решаемые системами документооборота……………………………………………5
2. Обзор основных систем документооборота………………………….…8

Глава 2. Перспективы развития электронного документооборота……..…...16

2.1.    Оценка эффективности внедрения электронного документооборота..16

2.2. Повышение эффективности развития системы электронного документооборота….……………………………………………….…………..19

Заключение……………………………………………………………………...24

Список использованной литературы………………………………………..…27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В современных организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами, органами государственной  власти, со своими территориальными подразделениями. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе. В последние годы происходит значительное увеличение объема информации, проходящей по электронным каналам, в том  числе и электронных документов.

Под управлением электронным  документооборотом в общем случае принято принимать организацию  движения документов между подразделениями  предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с  уведомлением конкретных пользователей  и контролем за их исполнением.

Главное назначение системы  электронного документооборота - это  организация хранения документов, а  также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и  по содержимому). В системе электронного документооборота должны автоматически  отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная  система электронного документооборота должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации

Тема данной курсовой работы является актуальной, прежде всего  тем, что даже традиционный (бумажный) документооборот немыслим без автоматизации  и использования электронных  документов. Главной задачей сегодня  является переход от дискретной формы  электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии.

Когда мы говорим об электронном  документе, всегда необходимо помнить, что этот документ все стадии своего жизненного цикла проходит именно в  электронно-цифровом виде. Иначе говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним или уничтожаем только в электронно-цифровом виде.

Процессы информатизации активно идут на всех уровнях управления, многие мероприятия, направленные на развитие информационных технологий, реализуются или планируются к реализации в рамках федеральных, региональных и ведомственных программ.

Целью данной курсовой работы является изучение внедрения электронного документооборота на современном администрации.

Для достижения поставленной цели, следует решить следующие задачи:

1. изучить базовые понятия и основные задачи, решаемые системами документооборота;

2. обзор основных систем документооборота;

3. проанализировать оценку эффективности электронного документооборота;

4. рассмотреть повышение эффективности развития системы электронного документооборота.

Курсовая работа состоит  из введения, двух глав, заключения и  списка использованной литературы.

 

Глава 1. Понятие электронного документооборота

1.1. Базовые понятия и основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют  отслеживать выполнение того, для  чего документ готовился. В организации, где внедрена система документооборота, не бывает просто решений, поручений  или приказов. Бывают документы, содержащие решения, поручения и т. д. Документ является базовым инструментом управления: все управление в организации  осуществляется через документы.

Любой документ в системе  документооборота снабжается «карточкой»  наподобие библиотечной. Обычно конкретный набор полей в карточке привязан к типу документа. Хранилище системы  электронного документооборота можно  представить себе в виде базы данных, хранящей содержимое полей карточек и некоторого хранилища для самих  документов.

Делопроизводство - это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального  набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые  правила делопроизводства.

Но есть системы, которые  изначально ставили своей целью  поддержку именно этих правил и в  этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборот [2].

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто  встречающихся задач:

- Обеспечение более эффективного  управления за счет автоматического  контроля выполнения, прозрачности  деятельности всей организации  на всех уровнях.

- Поддержка системы контроля  качества, соответствующей международным  нормам.

- Поддержка эффективного  накопления, управления и доступа  к информации и знаниям. Обеспечение  кадровой гибкости за счет  большей формализации деятельности  каждого сотрудника и возможности  хранения всей предыстории его  деятельности.

- Протоколирование деятельности  предприятия в целом (внутренние  служебные расследования, анализ  деятельности подразделений, выявление  «горячих точек» в деятельности).

- Оптимизация бизнес-процессов  и автоматизация механизма их  выполнения и контроля.

- Исключение бумажных  документов из внутреннего оборота  предприятия. Экономия ресурсов  за счет сокращения издержек  на управление потоками документов  в организации.

- Исключение необходимости  или существенное упрощение и  удешевление хранения бумажных  документов за счет наличия  оперативного электронного архива.

Потоки документов несут  жизнь любому делу, от их правильного  обращения зависит, насколько организм бизнеса будет выносливым, продуктивным, удачливым и привлекательным. Поэтому  правильной организации документооборота всегда уделялось немало внимания и  средств.

С появлением компьютерных технологий в методах документооборота произошел прорыв, стало возможным  работать с документами намного  эффективнее, проще и быстрее, чем раньше. Речь идет не только о замене готовых типографских форм электронными шаблонами, хранящимися на компьютере. Хотя одно это способно на порядки увеличить производительность офисного труда. Прежде всего, электронный документооборот выгоден с точки зрения перемещения документов. Ведь документ в компьютерной форме - это всего лишь набор кодов, которые легко пересылаются по компьютерным сетям и электронной почте, легко тиражируются, редактируются и дополняются. Ведь гораздо проще разослать электронное письмо, чем отправлять с курьером или неторопливой традиционной почтой бумажное послание.

Электронные документы легко  объединяются, формируют базы данных и базы знаний. Электронные библиотеки практически уже заменили неудобные, неполные, ограниченные библиотеки бумажных документов. Электронные каталоги открывают  доступ к нужной информации в сотни  раз быстрее, чем это возможно при работе с бумажными или  карточными каталогами [1].

В самом общем случае безбумажный  документооборот легко поддерживается описанными программами пакета Microsoft Office. Текстовый редактор Word, электронные  таблицы Excel, пакет для презентаций PowerPoint помогают создавать электронные  документы. Почтовый клиент outlook их транспортирует. Существуют также готовые средства для создания и ведения баз  данных, и даже баз знаний.

Таким образом, уже при  наличии стандартного офисного набора программных средств возможна организация  электронного документооборота в пределах предприятия и даже между предприятиями [2].

 

 

1.2. Обзор основных систем документооборота

В обзоре сознательно опущены  те свойства систем, без которых  не обходится никакая, даже самая  простейшая система документооборота. Это, например, относится к интеграции с приложениями Microsoft Office, генерации  отчетов, стандартным средствам  поиска. Та или иная стандартная  функциональность упоминается в  обзоре только в том случае, если она является сильной или, наоборот, слабой, стороной какого-то конкретного  продукта.

Docs Open. Разработчиком этих  продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных  в мире систем, относящихся к  классу «электронных архивов». В  России Docs Open представлена достаточно  давно и уже применяется во  многих организациях. Дистрибьютором  этого продукта в России является  недавно созданная компания HBS. Docs может эффективно применяться  и в крупных организациях с  большим числом сотрудников (тысячи  человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек.  Система в первую очередь позиционируется  как предназначенная для организаций,  которые занимаются интенсивным  созданием документов и их  редактированием (головные офисы  компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.). Docs - это  открытая платформа, к ней поставляются  средства разработки для создания  специализированных приложений  или интеграции с другими системами.  В ней имеются средства поддержки  совместной работы на уровне  рабочей группы. Однако для больших  организаций этих средств недостаточно. Продукт не ориентирован на  применение в области инженерно-конструкторского  документооборота [5].

Documentum - это система управления  документами, знаниями и бизнес-процессами  для крупных предприятий и  организаций. В России ее представляет  компания «Документум Сервисиз». Documentum - это платформа, в большей  степени, чем готовый продукт,  предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов.

В продукте предусмотрено  все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система, позволяющая  комплексно решать достаточно широкий  спектр задач. Она включает необходимую  функциональность для автоматизации  деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление  и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая  хранится в системе, управляется  выделенным серверным компонентом - хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением  информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать  приложения в среде Documentum, в том  числе Web-приложения. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных [2].

LanDocs. Система LanDocs в первую  очередь ориентирована на делопроизводство  и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких  компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы  сканирования и визуализации  изображений, подсистемы организации  удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера.  Продукт открыт для разработчиков  - имеется API для встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.  Компонент сканирования и работы  с изображениями имеет достаточно  продвинутую функциональность: он  позволяет фильтровать изображения,  исправлять перекос, возникший  после сканирования, распознавать  текст в случае необходимости.  Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

Optima Workflow. Хотя система  и называется Optima Workflow, это больше  чем workflow-продукт. Кроме общего  механизма организации потока  работ, он позволяет хранить  на время проведения работ  все документы, относящиеся к  процессу. Полезной возможностью  является отслеживание критических  путей и представление комплекса  взаимосвязанных работ в виде  диаграмм Ганта. Система автоматизирует  процессы регистрации документов  по правилам делопроизводства, реализует  механизмы аннотирования и сбора  резолюций, доставки отчетов об  исполнении поручений. Тот факт, что Optima Workflov использует в качестве  основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange, определяет все ее  возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности  применения медленных линий связи,  синхронизации данных, ограничения  доступа к данным.