Физическое состояние дел определяется
путём их визуального просмотра.
Все обнаруженные недостатки
фиксируются в листе проверки, затем
в акте проверки.
Лист проверки наличия и состояния
дел в фонде составляется непосредственно
в ходе проверки на документы
всего фонда. Допускается составление
отдельных листов на каждую
опись при большом объёме фонда
и большом количестве описей. Листы
проверки нумеруются по порядку номеров
в пределах проверки каждого фонда и подписываются
исполнителями.
В случае обнаружения в ходе
проверки наличия и состояния
дел недостатков, не предусмотренных
графами листа проверки, в лист
вводятся дополнительные графы. После
окончания проверки фонда лист(ы) проверки
включается в дело данного фонда.
При проверке наличия и состояния
дел необходимо:
- сохранять
порядок расположения дел на
стеллажах, в коробках, папках;
- подкладывать
на соответствующие места обнаруженные
во время проверки неправильно
подложенные дела проверяемого
фонда;
- изымать и
изолировать из проверяемого фонда неправильно
подложенные дела других фондов;
- изымать
не внесённые в опись дела
фонда. Внесение в опись неучтённых
дел в ходе проверки запрещается.
Неучтённые дела постоянного
хранения помещаются вслед за
учтёнными делами постоянного хранения,
аналогично помещаются неучтённые дела
временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу;
-
составлять на каждое необнаруженное
дело карточку; карточки учета необнаруженных
дел включаются в картотеку необнаруженных
дел;
-
изымать и изолировать поврежденные
биологическими вредителями дела
и немедленно докладывать об
этом заведующему архивом, который
в свою очередь информирует
и руководителя организации.
При
проверке наличия и состояния
дел, документы которых не подшиты
ввиду их художественной ценности или
по иным причинам и учитываются по внутренним
описям, проводится сверка наличия документов
и листов дела со сведениями внутренней
описи. Итоги проверки фиксируются в листе
проверки, где в графе "Примечание"
указываются номера описей и дел, в которых
отсутствуют листы, и номера этих листов.
По
окончании проверки наличия и
состояния дел по каждой описи
в конце описи после заверительной
надписи делается запись "Проверено",
проставляется дата проверки; запись
подписывается проводившими проверку
работниками с указанием их должностей.
В
случае обнаружения в описи не
отмеченных в итоговой записи литерных,
свободных, повторных и пропущенных
номеров итоговая запись пересоставляется,
а в листе проверки делаются отметки,
которые затем фиксируются обобщенно
в акте проверки наличия и состояния дел
фонда.
На
основании итоговых записей в
листах проверки составляется акт проверки
наличия и состояния дел в
фонде. Каждый акт подписывается
работниками, проводившими проверку, и
утверждается руководителем организации.
Акты нумеруются по порядку номеров проверок
в пределах фонда (Пример: Акт N 1 проверки
фонда N 10; Акт N 1 проверки фонда N 12) и включаются
в дело соответствующего фонда после их
утверждения. В соответствии с актами
проводится работа по устранению выявленных
недостатков.
Если
проверкой обнаружена недостача
дел, то организуется их розыск.
В
этих целях рекомендуется:
-
изучить все учетные документы
по выдаче дел из хранилища;
-
организовать розыск необнаруженных
дел в структурных подразделениях,
в деятельности которых образовались
необнаруженные дела, предварительно
изучив их описи, по которым дела передавались
в ведомственный архив;
-
проверить дела находящихся рядом
фондов, т.к. необнаруженные дела
могут быть неправильно подложены;
-
изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся
акты о выделении дел к уничтожению, акты
выдачи дел во временное пользование,
ранее составленные акты проверки наличия
и состояния дел проверяемого фонда.
Розыск
рекомендуется проводить в течение
года после завершения проверки наличия
дел.
Найденные
в итоге розыска дела подкладываются
на места, а в соответствующей
карточке учета необнаруженных дел
делается запись "Найдено и подложено
в фонд". Запись подписывается
сделавшим ее работником с указанием
должности и даты записи.
Дела,
причина отсутствия которых подтверждена
соответствующими документами, исключаются
из описей и других учетных документов
в установленном порядке.
В
соответствующих карточках картотеки
учета необнаруженных дел указываются
даты и номера документов, в которых
подтверждается отсутствие дел.
Документами,
подтверждающими отсутствие дел, являются:
-
акты о выделении документов
и дел к уничтожению;
-
акты о не обнаружении дел,
пути розыска которых исчерпаны;
-
акты о неисправимых повреждениях
дел ;
-
акты передачи дел в другие
ведомственные архивы и организации.
На
дела, пути розыска которых исчерпаны,
а также на неисправимо поврежденные
дела, заведующим ведомственным архивом
или лицом, ответственным за архив,
составляются соответствующие акты,
которые рассматриваются ЦЭК (ЭК) организации
и утверждаются руководителем организации.
К
акту о не обнаружении дел составляется
справка о проведении розыска.
При
недостаче и неисправимом повреждении
дел, подлежащих передаче на государственное
хранение, акты утверждаются руководителем
организации только после их согласования
с соответствующим архивным учреждением.
После
утверждения актов о недостаче
или о неисправимо поврежденных
делах изменения вносятся во все
учетные документы.
По
результатам проверки наличия и состояния
дел необходимо принять меры, обеспечивающие
физическое и санитарно - гигиеническое
состояние документов.
Проверка
наличия и состояния дел считается
завершенной после внесения изменений,
выявленных проверкой, в учетные
документы проверяемого фонда и представления
соответствующих сведений о делах постоянного
хранения в государственный архив для
внесения изменений в контрольный экземпляр
описей дел, утвержденных ЭПК архивного
учреждения.
Глава 4.
Влияние НТП на сохранность
архивных документов.
4.1 Необходимость
обеспечения длительности
физико-
химической сохранности
архивных документов.
Документы
архивов занимают особое место в
составе Архивного фонда Российской
Федерации, непосредственно отражают
жизнь ее народов во всех проявлениях.
Работа архивов тесно связана с нуждами
миллионов людей, обращающихся к ним за
справками социально-правового характера.
Обеспечивая сохранность архивных документов,
их комплектование и использование, архивы
содействуют органам самоуправления в
решении возложенных на них задач, реализации
конституционных прав граждан. Заметное
место в деятельности архивов занимают
вопросы изучения совместно с учеными
и краеведами документального наследия
прошлого, истории "малой родины",
подготовка публикаций архивных документов,
их экспонирование на выставках, использование
в средствах массовой информации и т.д.
Комплекс
документов, хранящихся в государственных
и муниципальных архивных учреждениях
области, насчитывает сейчас приблизительно
четыре млн. единиц хранения. Научное использование
Архивного фонда, заметно возросшее с
начала 1990-х годов, обусловило усиление
мер по обеспечению физической сохранности
документального наследия.
В
первую очередь это относится
к уникальной и особо ценной части Архивного
фонда, в составе которой - документы XVI
- XVII вв. Активизация использования старинных
актов приводит к ухудшению состояния
носителя (бумага, пергамен), выцветанию
и угасанию текста.
Работы
по автоматизации средств поиска архивной
информации начались в архивных учреждениях
СССР в конце 70-х годов. Была разработана
концепция, включившая в себя следующие
положения: обоснованной является лишь
компьютеризация поиска архивных документов,
относящихся к выборочным тематическим
комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое
и народнохозяйственное значение, а также
документов, которые наиболее часто запрашиваются
исследователями; ввод в систему сведений
обо всех архивных документах является
слишком дорогим и требует больших трудовых
затрат; наиболее целесообразно создание
межархивных баз данных. Было принято
решение о поэтапном вводе в автоматизированную
систему сведений о документах, хранящихся
в государственных архивах СССР, на уровне
фонда.
В
соответствии с этой концепцией была
разработана многофункциональная автоматизированная
информационно-поисковая система для
ряда тематических комплексов архивных
документов, которая предназначалась
для оперативного справочно-информационного
обслуживания потребителей архивной информации,
а также для подготовки автоматизированным
способом архивных справочников.
В
Автоматизированную систему научно
технической информации (АСНТИ по
документам ГАФ СССР), реализованную
на ЕС ЭВМ, вошли около 70 тыс. описаний
документов архивов на уровне фонда;
базы данных четырех тематических комплексов
на начало 1990 г. включали в себя 176 тыс.
описаний архивных документов.
Ведение
указанных БД позволило накопить
значительные информационные массивы
в электронном формате, большая
часть которых в дальнейшем была
переведена на ПЭВМ; к настоящему времени
они включают в себя около 250 тыс. записей.
Большое значение для дальнейших работ
с этими БД имел опыт ведения тезаурусов,
составленных из лексических единиц описываемых
документов. Также оказался важным опыт
классификации элементов тезаурусов,
установления между ними отношений иерархии,
ассоциации и синонимии.
Появление
персональных компьютеров ознаменовало
подлинную революцию в использовании
ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально
изменило подходы к информатизации
в архивном деле. Мощные, компактные и
относительно дешевые компьютеры, снабженные
современными программными средствами,
предоставили возможность использовать
автоматизированные технологии во многих
видах работ, ведущихся в архивных учреждениях,
осуществлять их более эффективно и с
меньшими трудозатратами.
В
настоящее время оснащенность государственных
архивных учреждений компьютерной техникой
неравномерна, ее нельзя признать удовлетворительной.
В государственных архивах более
половины машинного парка относится к
устаревшим моделям (Роботрон, PC XT, PC AT/286).
Почти
все архивы, располагающие компьютерами,
начали создавать базы данных как
тематические, обеспечивающие использование
документов, так и по другим направлениям
деятельности архивов. В целом по архивам
России эти две категории представлены
в неравных долях как по количеству БД,
так и по их совокупному объему. По числу
введенных записей лидирующее место занимают
тематические БД - 88.7%, БД учетного характера
составляют 10%, оставшиеся 1.3% содержат
административно-управленческую информацию.
За этими цифрами скрывается совершенно
различное состояние по государственным
архивам и центрам федерального уровня
и архивным учреждениям субъектов Федерации.
Основной
масса БД сосредоточена в архивах
федерального уровня - 77.6%. По этой группе
архивов учетные БД составляют 1.4%, и практически
весь объем введенной информации приходится
на тематические БД - 98.5%. Иная ситуация
сложилась в регионах: объемы учетных
и тематических БД примерно одинаковы
- 40.0% и 54.3% соответственно. В автоматизированных
информационных ресурсах (АИР) архивной
отрасли тематические БД федеральных
архивов и центров составляют 76.5%.
Приведенная
статистика свидетельствует о том,
что более раннее начало информатизации
в федеральных архивах, их договорные
связи с зарубежными партнерами позволили
закупать (или получать) технику и обеспечивать
частичное финансирование работ по созданию
БД. В ближайшее время можно ожидать выравнивания
ситуации, поскольку региональные архивы
активно приобретают современную технику,
пользуясь поддержкой местных администраций,
принимают организационные и кадровые
решения для интенсивной автоматизации
архивных работ, некоторые из них установили
договорные отношения с зарубежными партнерами.