Влияние научно-технического прогресса на обеспечение длительной физико-химической сохранности документов

  - рабочих  комнат для сотрудников архива.

      В целях улучшения режима хранения  в помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.

      Температурно-влажностный режим  хранения документов контролируется  путём измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

      Контрольно-измерительные приборы  устанавливаются в каждом хранилище:  при комнатной системе-один щиток  на комнату; при многоярусной-один  на ярус.

      Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами.

      Освещение в хранилищах может  быть естественным и искусственным.  Не допускается освещение документов  прямым солнечным светом. С целью  защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.

      Защита документов от действия  света обеспечивается:

  - хранение  документов в коробках, папках  и переплётах, а также в шкафах  и на стеллажах закрытого типа;

  - применением  на окнах светорассеивателей, защитных  фильтров и т.п.

      Для защиты документов от пыли  необходимо:

  - обеспечить  максимально возможную герметичность  помещения хранилищ и оборудовать  их установками, очищающими воздух  от пыли и вредных газообразных примесей;

  - не реже  одного раза в год проводить  обеспыливание коробок с документами,  стеллажей и помещений хранилищ  с помощью электропылесоса или  ватными тампонами, увлажнёнными  раствором формалина;

  - проводить  систематическую влажную уборку помещений хранилищ: не реже одного раза в месяц притирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;

  - следить  за состоянием дощатых полов,  чтобы они не имели щелей  и были окрашены масляной краской;

  - периодически проветривать помещения хранилища.

      При обнаружении в хранилищах  насекомых или грызунов немедленно  принимаются меры  к их уничтожению.  Документы, поражённые насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.  При поражении значительного  количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д.-необходимо дезинсекция всего хранилища.

      При обнаружении в хранилищах  документов и коробок, поражённых  плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Поражённые плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились поражённые плесенью документы, протираются водным раствором формалина и просушиваются.

      Хранилища должны быть оборудованы  стационарными стеллажами с соблюдением  установленного для архива порядка  их размещения:

  - ширина  главных проходов(между рядами  стеллажей)-120см;

  - ширина  проходов между стеллажами-75см;

  - расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене-75см;

  - расстояние  между полками по высоте -40см;

  - расстояние  между стеной и торцом стеллажа-45см;

  - расстояние  от пола до нижней полки  стеллажа - не менее 15см,а в цокольных этажах - не менее 30см. 
 
 

                          3.2 Размещение документов в хранилище.

                                            Топографирование.

      Размещение в хранилищах дел  ведомственного архива должно  быть рациональным и проводиться  с учётом:

  - создания оптимальных условий хранения для документов;

  - ежегодного  движения дел (приём и передача  дел);

  - оперативного  использования документов.

      Все поступающие в ведомственный  архив документы размещаются  в хранилищах на стеллажах  и шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

      Документы постоянного хранения  размещаются отдельно от документов  временного (свыше 10 лет) хранения  по личному составу.

      Документы постоянного хранения  хранятся в картонных коробках, папках или других контейнерах,  изготовленных из безвредных  для документов материалов; дела  с документами временного (свыше  10 лет) хранения – в связках  Дела временного (до 10 лет включительно) хранения разрешается хранить на полках, поставленными вертикально, без связок.

      К коробкам приклеиваются ярлыки, а к связкам прикрепляются  ярлыки, в которых указываются:  название организации и структурного  подразделения, номер фонда и  описи, год (годы) и крайние номера дел, включённую в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или описи.

      Связки формируются толщиной  не более 20 см. Коробки и связки  не должны выступать за пределы  полок стеллажей.

      В целях закрепления места  хранения и наиболее быстрого  нахождения документов в архиве  составляются топографические указатели:  постеллажные (Приложение 1), а при  большом количестве фондов - пофондовые (Приложение 2).

      Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения.     Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях. 

              3.3 Порядок выдачи дел из хранилищ, транспортирование

               и упаковка дел.

      Дела выдаются из хранилищ:

  - для использования  (работниками структурных подразделений;  исследователям; организациям во  временное пользование);

  - для проведения  архивных работ с документами;

  - для проведения  работ по созданию страхового  фонда, копированию и специальной  обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений);

  - для работы  в рабочей комнате (читальном  зале) архива;

  - во временное  пользование вне архива: структурным  подразделениям данной организации,  организациям данного ведомства или организациям другого ведомства, а также судебным и следственным органам.

      Дела выдаются во временное  пользование из хранилищ на  срок, не превышающий:

  - 10 дней –  для работников структурных подразделений  организации, в состав которых входит архив;

  - 3 месяца  – для работников других организаций.

      Выдача дел из хранилища оформляется  следующими документами:

  - заказами  на выдачу дел в читальный  зал и во временное пользование  в структурные подразделения  организации (Приложение3);

  - актами  о выдаче дел во временное  пользование другим организациям (Приложение 4);

  - заказами  на проведение работ по микрофильмированию, реставрации документов и т.п.

      Выдача дел из хранилища регистрируется  в книгах:

  - выдачи  дел в рабочие помещения организации;

  - выдачи  дел в читальный зал;

  - выдачи  дел во временное пользование  другим организациям.

      Исполненные заказы исследователей  хранятся в личных делах исследователей, все прочие – в специально  установленном месте в ведомственном архиве до истечения сроков их хранения. Заказы на выдачу дел постоянного хранения целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел

      Выдача дел во временное пользование  в другие организации оформляется  актом (Приложение 5), который составляется в двух экземплярах (на общем бланке организации): один остаётся в архиве, другой – выдаётся получателю. Акт подписывается  руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации – получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организации.

      После возвращения дел в 2-х  экземплярах акта делается соответствующая  отметка: один экземпляр остаётся  в организации – получателя, другой  – хранится деле фонда в  ведомственном архиве, выдавшем  дела.

      Каждое выдаваемое из хранилища для использования дело постоянного хранения должно иметь лист использования дела (Приложение 5). При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта – заместитель (Приложение 6), в которой указываются: номер и заголовок дела, номер и название описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта – заместитель изымается. 

   

                  3.4 Обеспечение физико-химической сохранности

                    документов.

      Выявленные документы постоянного  хранения с физическими дефектами  основы (утрата частей документа,  разрывы и др.) или текста регистрируются  в журнале или в карточке учёта физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой в последствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование) и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов.

      Независимо от ценности документов  немедленной передаче на обработку  подлежат дела и документы,  поражённые плесенью и насекомыми. Очерёдность устранения остальных  дефектов определяется значимостью  и интенсивностью использования документов.

 

                   3.5 Проверка наличия и состояния дел.

     Основными  задачами проверки наличия и  состояния дел являются:

  - установление  фактического наличия дел, числящихся  по описям;

  - выявление  дел, требующих консервационно  – профилактической обработки  и реставрации.

      Проверка наличия и состояния  дел является постоянной плановой работой ведомственного архива. Проводится не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение. Проверка наличия и состояния дел  по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится не реже чем один раз в 10 лет.

      Единовременные проверки наличия  и состояния дел проводятся  в ведомственном архиве:

  - после перемещения  дел в другое помещение;

  - после чрезвычайных  происшествий, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

  - при смене  заведующего архивом или лица, ответственного за архив;

  - при реорганизации  и ликвидации организации.

       Проверка наличия и состояния  дел проводится штатными работниками  архива или комиссией, специально назначенной приказом руководителя организации.

       Итоги каждой проверки оформляются  актом по каждому фонду отдельно. После утверждения акта руководителем  организации по всем его пунктам  в учётные документы вносятся  необходимые изменения, за исключением изменений, которые вносятся в учётные документы только после согласования с соответствующим архивным учреждением.

       До начала проверки наличия  и состояния дел изучаются  документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумераций  дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел и готовым записям в описях и сведениям в листах фондов.

       Проверка наличия и состояния  дел проводится путём сверки  описательных статей описи с  описанием дел на обложках (шифра,  названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).