Види документів з кадрових питань і їх призначення

- Інша інформація на вимогу роботодавця.

Дата (при потребі).

Підпис (при потребі).

     Слід також  зазначити, що кожне нове повідомлення  пишеться з абзацу. Для того, щоб  досягнути успіху, під час складання  резюме варто дотримуватись певних  правил:

Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

Намагайтесь вжити якомога  більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти.

Для кожного конкретного  конкурсу складайте окреме резюме.

Намагайтесь не вживати  такі слова, як „я”, „ми”. Замість  них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.

Не надсилайте своєї  фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.

Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру.

Якщо ви обіймаєте  не надто високу посаду, то під час  складання резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих  навичках.

Автобіографія - це документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії, є обов'язковою складовою особової справи працівника.

Реквізити:

1. Назва виду документа  (Автобіографія пишеться посередині  рядка, трохи нижче за верхній  берег).

2. Текст, у якому  зазначають:

• прізвище, Ім'я, по батькові (Я, Мерзлий Дмитро Миколайович, народився...);
• дата і місце народження (11 листопада 1994року в м. Києві);
• відомості про освіту (повне найменування усіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися, назви отриманих спеціальностей, як зазначено в дипломі);
• відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посади);
• відомості про громадську роботу;
• стислі відомості про склад сім'ї (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, посада, місце роботи (навчання); неодружені вказують відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім'ї; одружені повідомляють про членів власної родини -чоловік / дружина, діти).

3. Дата (оформлюють ліворуч,  без абзацного відступу під  текстом: 17 серпня 2010року або 07.09.2010).

4. Підпис (без розшифрування - праворуч під текстом).

Залежно від особливостей фаху, умов написання автобіографії  зауважують й інші відомості, зокрема, науковці зазвичай вказують час здобуття вченого звання, наукового ступеня, кількість наукових праць, розробок тощо.

Під час викладу інформації у хронологічній послідовності  бажано надавати перевагу числівниково-іменниковим  конструкціям без прийменника:

2010 року, а не у 2010 році.

Кожне нове повідомлення варто писати з абзацу, дотримуючись таких вимог: вичерпність відомостей, лаконізм викладу.

Автобіографія - це один з небагатьох документів, текст якої викладають від першої особи, проте  у тексті на особу автора вказують особові закінчення дієслів-присудків: вступив, закінчила, здобула, звільнився, а займенник я не вживають. Автобіографія має дві форми:

• автобіографія-розповідь - з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей.
• автобіографія-документ-з точним поданням фактів.

Характеристика – це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Реквізити характеристики:

Назва виду документу

Заголовок (прізвище, ім’я, по-батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо потрібно-місце проживання);

Текст, який містить такі відомості: трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді); ставлення до службових  обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання); моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу); висновки; призначення характеристики (при потребі);

Дата складання

Підпис керівника установи

Печатка

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

 

6. Доручення, розписка

Доручення – це документ, який організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.

Залежно від суб’єкта, дії доручення поділяються на:

особисті (особа доручає  особі);

офіційні (установа доручає  особі чи установі);

Особисте доручення  юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

Реквізити особистого доручення:

Назва виду документа.

Текст.

Дата.

Підпис особи, яка склала доручення.

Завірення підпису.

Офіційні доручення  друкуються на спеціальних бланках.

Реквізити офіційного доручення:

Штамп.

Номер.

Дата.

Назва виду документу.

Текст.

Зразок підпису особи, якій видано доручення.

Підпис керівника установи.

Печатка.

Текст доручення містить  такі відомості:

прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи (в офіційному дорученні  – назва установи), яка видає доручення;

прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи, якій видається доручення;

назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні  цінності або в якій особа здійснює свою діяльність;

напрям діяльності особи  або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість;

термін дії доручення;

назва та відомості про  документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує  особу, якій видається доручення.

Розписка – це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі і отримання документів, товарів, грошей.

Реквізити розписки:

Назва виду документа;

Текст, що містить: прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка  дає розписку і підтверджує отримання  цінностей; прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка передала цінності; у чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами); відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка отримує цінності; підстава передачі і отримання цінності;

Дата;

Підпис особи, яка отримала цінності;

Завірення підпису (у  приватній розписці).

Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа – представник  установи – отримує цінності від  цієї або іншої установи) характеру.

 

Висновки

Документи мають правове  значення, оскільки є засобом засвідчення  та доведення певних фактів. Вони також  використовуються як джерела та носії  інформації. А в управлінській  діяльності документ виступає як предмет  і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.

У документуванні з кадрових питань все ширше застосовують засоби оперативної техніки, що дає можливість кодувати велику кількість даних  про робітників і службовців та спрощувати облік. Так, на багатьох підприємствах  впроваджується автоматизований облік переміщення кадрів, контроль виконання наказів по кадрах.

 

 

Список використаної літератури

1. Гавриленко С. Документирование в организации : В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. -Минск: Амалфея, 2002. -125 с.
2. Діденко А. Сучасне діловодство : Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. -2-е вид., перероб. і доп.. -К.: Либідь, 2000. -383 с.
3. Пашутинський, Євген Костянтинович Діловодство кадрової служби/ Євген Пашутинський, Ред. О. А. Кривенко. -К.: КНТ, 2004. -268 с.