Види документів з кадрових питань і їх призначення

Міністерство освіти та науки України

Чернігівський державний  технологічний університет

 

 

 

 

 

 

Реферат

З дисципліни: «Діловодство в соціальній сфері»

На тему:  «Види документів з кадрових питань і їх призначення»

 

 

 

 

 

Підготувала: студентка 316 групи

Кусій Юлія

Перевірила: Ревко А.М.

 

 

 

 

 

 

Чернігів, 2013

Зміст:

Вступ

1. Заяви, накази
2. Трудова книжка
3. Особова картка, особовий листок з обліку кадрів
4. Трудова угода, контракт
5. Резюме, автобіографія, характеристика
6. Доручення, розписка

Висновки

Список використаної літератури

 

Вступ

До організаційно-розпорядчих  документів належить велика група, яку  називають документацією з кадрових питань.

Розпорядча діяльність органу управління полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу, переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.

Документація з кадрових питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.

Документація по кадрах ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що обумовлено її винятковою можливістю і рядом особливостей документування і діловодства.

 

1. Заяви, накази

При вступі на роботу громадяни  подіють письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, організацію чи установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду.

Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Реквізити заяви:

Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява).

Адресант (назва установи або посада та ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається  із заявою).

Назва виду документу.

Текст.

Підстава (додаток): перелік  документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

Дата.

Підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Заява про прийняття на роботу складається у довільній формі, але практикою в ній вироблена схема побудови заяви, для якої характерні такі елементи: адресат, автор, місце проживання автора, назва виду документу, текст, підпис, дата. У заяві не прийнято писати прийменник "від".

Значну підгрупу документі  по кадрах становлять накази. Оформлення таких документів має свої особливості.

Наказ – це документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

Кадровими наказами (щодо особового складу) оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. У заголовку такого наказу зазначають: "Щодо особового складу". Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. До наказів по особовому складу залучають індекс "К" або "ВК". На практиці набули широкого розповсюдження уніфіковані накази по кадрах.

Уніфікований наказ – це трафаретний документ, надрукований з обох сторін на бланку формату А4. Вони складені у вигляді таблиць. Їх форма на багатьох підприємствах розрахована на обробку засобами оперативної техніки.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

У наказах про прийняття  на роботу обов’язково зазначають:

а) на яку посаду;

б) до якого структурного підрозділу;

в) з якого числа  оформляється на роботу;

г) вид прийняття на роботу (на постійне, тимчасову, за сумісництвом).

д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

У наказах про переведення  на іншу роботу вказують вид і мотивування  переведення.

У наказах про надання  відпустки вказують:

а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стан роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв’язку  з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами)

б) загальна кількість  робочих днів.

в) дата виходу у відпустку  і повернення

г) період, за який надано відпустку.

У наказах про звільнення працівників зазначають:

а) дату звільнення;

б) мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник  відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які  розписуються в оригіналі.

Реквізити наказу:

Назва виду документу.

Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

Місце видання.

Номер.

Індекс.

Дата.

Заголовок до тексту.

Текст, що складається  з двох частин: констатувальної, де констатуються та аналізуються факти; розпорядчої, де подаються розпорядження, заохочення, стягнення.

Підпис керівника установи

Печатка

 

2. Трудова книжка

Трудова книжка – це основний документ, підтверджений трудовими діями та трудовим стажем працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу. Тому трудовим книжкам і точностям їх заповнення надається особливе значення. Порядок заповнення цього документа регламентується ст. 48 Кодексу Законів про Працю України та іншими нормативними актами. При вступі на роботу трудова книжка заповнюється у 5-денний термін.

До неї заносяться відомості про трудову діяльність та заохочення. Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, на якому працює працівник. Трудова книжка повертається у тому випадку, коли працівник звільняється з роботи. У разі втрати трудової книжки видається дублікат за місцем останньої роботи. Трудова книжка може видаватися працівникові з відділу кадрів на короткий час.

Трудова книжка ведеться тільки за основним місцем роботи.. працівникам, які працюють по сумісництву, трудові  книжки не ведуться. Особи, які вперше поступають на роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом, військовий квиток, а звільнені з місця позбавлення волі зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.

 

3. Особова картка, особовий листок з обліку кадрів

Особова картка – це документ, який служить для аналізу складу і обліку кадрів. Особова картка заводиться після того, як відділ кадрів одержав наказ про прийняття працівника на роботу. Заводиться вона на кожного працівника. Заповнюється особова картка тільки на підставі поданих документів (паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома).

На підставі паспорта записуються прізвище, ім’я, по-батькові; рік та місце народження, домашню  адресу, номер і серія паспорта, а також термін його дії, ким і  коли виданий. На основі військового квитка записуються відомості про військовий облік.

Записи про стаж роботи переносяться з трудової книжки. Обов’язкові  в особовій картці – дата заповнення і підпис її власника. На зворотній  стороні картки роблять відмітки про всі призначенні і переміщення на даному підприємстві, записують відпустки, а також проставляють дату, номер наказу. Особова картка зберігається у відділі кадрів.

Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ що заповнюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання. Він узагальнює автобіографічні відомості про громадянина шляхом фіксації їх у таблиці.

Реквізити особливого листка з обліку кадрів:

Назва виду документу.

Прізвище, ім’я, по-батькові; дата і місце народження.

Фотографія того, хто  заповнює документ.

Відомості про наукові  ступені, вчені звання.

Якими мовами володіє.

Трудова діяльність.

Державні нагороди.

Вітчизняні, зарубіжні  та міжнародні наукові відзнаки.

Відомості про родину.

Паспортні дані.

Домашня адреса.

Особистий підпис.

Дата заповнення.

 

4. Трудова угода, контракт

Трудова угода – це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником.

Трудова угода, укладені зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов’язків.

Реквізити трудової угоди:

Назва виду документу.

Заголовок.

Місце складання.

Дата.

Текст з переліком повноважень  і зобов’язань сторін.

Юридичні адреси сторін.

Підписи.

Печатка установи.

Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються безпосередньо на підприємстві.

Контракт – це правовий документ, що засвідчує повну домовленість між підприємством, організацією чи установою і працівником про умови спільної виробничої і творчої діяльності. Згідно із Законами України "Про підприємство", "Про власність" громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.

Реквізити контракту:

Назва виду документу із стислим  зазначенням його призначення (на виконання  обов’язків, на управління підприємством).

Дата й місце підписання.

Орган, що наймає працівника.

Посада, прізвище, ім’я, по-батькові того, кого наймають.

Текст.

Підписи сторін – укладачів контракту.

Печатка. Що засвідчує підпис наймача.

Структура тексту:

Загальні положення.

Функції та обов’язки керівника (фахівця).

Компетенція і права керівника (фахівця).

Матеріальне та соціально-побутове забезпечення фахівця.

Відповідальність сторін, вирішення  спорів.

Зміна і розірвання контракту.

Адреси сторін та інші відомості.

Контракт складається  у двох примірниках – по одному для кожної сторони; про це зазначається у тексті контракту

 

5. Резюме, автобіографія, характеристика

Резюме — це документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу, один з найефективніших інструментів пошуку роботи. Воно повинно бути детальним, і, водночас, лаконічним. Не можна складати резюме від руки чи користуватися матричним принтером. Краще помістити  текст на одній, максимум двох сторінках формату А-4, використовуючи при цьому білий папір хорошої якості. Складене резюме найкраще надавати особисто, в крайньому разі факсом, ніж користуватися електронною поштою.

На вивчення резюме в  середньому витрачається не більше 1-2 хвилин, тому дуже важливо відразу  привернути увагу працедавця, зацікавити його і примусити призначити вам співбесіду. При створенні резюме потрібно пам’ятати про те, що воно стане вашою візитною карткою і повинно виділяти вас зі всього потоку людей, що шукають роботу.

Реквізити:

Назва виду документа.

Текст, що містить таку інформацію:

- Домашня адреса, телефон, e-mail;

- Прізвище, ім’я, по-батькові;

- Мета написання документа;

- Особисті данні (дата  народження; сімейний стан; національність);

- Відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі);

- Відомості про професійний  досвід (яку посаду обіймає зараз,  попередні посади, із зазначенням  стажу роботи);

- Відомості про публікації (якщо потрібно);