Управление документооборотом на предприятии

      -информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

      -организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

      Специалистами установлен оптимальный срок использования  документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока  решается дальнейшая "судьба" документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего  использования в делопроизводстве.

      Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному  хранению и отбора документов для  уничтожения на предприятии создается  постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит  из трех человек. Комиссия совместно  с архивистом должна проводить ежегодный  отбор документов для архивного  хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. Экспертная комиссия является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

      Определение конкретных сроков хранения документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием  сроков хранения".

      При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы:

      1. Организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления), в деятельности которых создаются  документы постоянного срока  хранения, которые затем поступают  в государственные архивы.

      2. Предприятия, организации вспомогательных  органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых  не создается документов постоянного  хранения.

      Наряду  с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в  ней указаны сроки хранения дел.

      При исчислении сроков хранения учитываются  только годы. День и месяц составления  документов значения не имеют.

      К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся, прежде всего документы по личному составу  предприятия, устав и учредительный  договор, протоколы заседаний и  т.д.)

      Бухгалтерские документы (за исключением лицевых  счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что  запрещается выделять к уничтожению  бухгалтерские документы, не прошедшие  ревизию, даже если срок их хранения закончен.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

      -дела по личному составу;

      -дела по основной (производственной) деятельности.

      На  каждую группу дел составляются отдельные  описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному  составу). Опись составляется на документы  одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и  прописью количество дел, включенных в  нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который  затем проставляется на обложке  соответствующего дела.

      На  документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

      Акты  и описи составляются и подписываются  членами экспертной комиссии, рассматриваются  и утверждаются руководителем предприятия.

      Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах  описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце  каждого экземпляра описи указывается  цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих  дел, дата приема-передачи, а также  подписи участников приема-передачи.

      Вместе  с делами в архив предприятия  передаются журналы регистрации  или регистрационные картотеки  на документы. Только после передачи документов в архив предприятия  разрешается производить уничтожение  документов, включенных в акт.

      Документы долговременного и постоянного  хранения могут передаваться в государственные  архивы на договорной основе.

4. Пути совершенствования  делопроизводства  в анализируемом  хозяйстве

      Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации  и эффективности управленческого  труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в данном хозяйстве.

      Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных целей хозяйства.

      Рациональная  организация документооборота - это  одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

      Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а  также материалом для справочно-поисковой  работы.

      Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

      От  четкости и оперативности обработки  и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная  обработка финансовых документов может  привести к отрицательным экономическим  последствиям.

      Установление  того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры  предприятия и его учетного аппарата.

      Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через  какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при  этом совершаются в каждой инстанции  процессы по обработке документа  и бухгалтерским записям на его  основе.

      Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

      - для каждого документа устанавливается  кратчайший путь прохождения,  то есть минимальное количество  отдельных инстанций (рабочих  мест), через которые он должен  пройти без излишних и повторных  рейсов;

      - для каждого документа определяется  минимальный срок прохождения,  ограниченный пределами времени,  необходимого для выполнения  работы с документом на каждой  инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и  т.п.). 
 
 
 
 
 

Заключение 

      СПК «Климушинский» является многоотраслевым сельскохозяйственным предприятием с молочно-мясным животноводством, выращиванием зерновых, кормовым производством.

      Для совершенствования делопроизводства в системе управления данного  хозяйства необходимо четко разграничивать обязанности каждого специалиста  по ведению документации.

      Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

      В исследуемом хозяйстве работе с  документами отводится значительное количество времени, для того, чтобы  весь документооборот занимал минимальное  количество времени с момента  их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело.

      Необходимо  руководителю разрабатывать текущие  планы руководства и управления, где необходимо отражать текущие  и длительные мероприятия развития организации: совершенствование стиля  и методов работы, анализ собственных  ошибок, организация труда коллектива, что в данном хозяйстве делается не всегда.

      По  данным планам служба документационного  обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда  руководителю трудно определить вклад  конкретных работников в решение  общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую  дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997.

2. Алексеев В.В., Агаев Б.В., Сагдеев М.А. Агропромышленный менеджмент.- Учеб. пособие.- М.: Издательско- Консалтинговое Предприятие «ДеКА», 2003.

3. Гончаров В.И. Менеджмент: Учебник.- Мн.: «Мисанта», 2003.

4. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник 3-е изд. М.: «Юнити», 2003.

5. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей "Тандем". Изд.-во Экмос, 1999.

6. Документы и делопроизводство: справочное пособие. М.: Экономика, 1997.

7. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. 7-е изд., стереотип.- Мн.: ТетраСистемс, 2003.

8. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебник.- Мн.: БГЭУ, 1996 (2003).

9. Королев Ю.Б., Коротнев В.Д., Кочетова Г.Н., Никифорова Е.Н. Менеджмент в АПК.- Учебник.- М.: Колос, 2000.

10.Пиличев Н.А. Управление агропромышленным производством.- М.: Колос, 2000.

11. Управление персоналом организации: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.

12. Управление персоналом организации: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.

13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие - 2 изд. - М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.

14. Справочник по делопроизводству. / Под ред. Павлова К.С. Практическое пособие. - 2-е изд. - М.: Приор, 1999.