Управление документооборотом на предприятии

      Хозяйство имеет возможность обеспечивать кормами все поголовье содержащихся животных.

      Основными направлениями инвестиций являются: приобретение техники, реконструкция  молочно-товарной фермы в д.Сеготь, а также строительство трех одноквартирных жилых домов в д. Климушино. Реконструкция молочно-товарной фермы д.Сеготь СПК «Климушинский» Пучежского района обеспечит применение интенсивных технологий производства продукции при одновременном снижении экологической нагрузки на окружающую среду, а также уменьшение затрат в расчете на единицу продукции и высокий уровень конкурентоспособности.

      Основными каналами реализации продукции СПК  «Климушинский» являются:

      - реализация Пучежскому Сыродельному заводу

      - реализация населению;

      - реализация прочим предприятиям.

2.3 Делопроизводство  в системе управления  хозяйством

      В хозяйстве практически вся входящая и исходящая информация документируется. Главный экономист хозяйства  имеет отдельный кабинет, в котором  находятся огромные стеллажи для  учета и хранения входящей и исходящей  документации (различного рода договора, справки, постановления, должностные  инструкции, годовые отчеты и т.д.)

      Специалист  по кадрам оформляет и документирует  личные дела каждого работника хозяйства. Ведет учет руководителей хозяйства, специалистов и работников (постоянных и сезонных).

Перечень должности  руководителей, специалистов, работающих в СПК «Климушинский»:

      -Председатель СПК

      -Инженер по охране труда

      -Специалист по кадрам

      -Гл. экономист

      -Гл. бухгалтер

      -Зам. гл. бухгалтера

      -Кассир-бухгалтер

      -Бухгалтер

      -Зам. председателя по животноводству, гл. зоотехник

      -Гл. ветврач

      -Гл. энергетик

      -Зоотехник-селекционер

      -Бригадир производственной бригады в животноводстве

      -Фельдшер

      -Зам. председателя по растениеводству, гл. агроном

      -Начальник с/х участка

      -Агроном

      -Зав. столовой

      -Зам. председателя по механизации, гл. инженер

      -Зав. мастерскими

      -Инженер ЖКХ

3. Анализ делопроизводства  СПК «Климушинский »

3.1 Номенклатура  дел

      Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия составляется номенклатура дел.

      Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической  документации и печатных изданий.

      Номенклатура  дел хозяйства разрабатывается  специалистом, ответственным за организацию  работы с документами. 

      Номенклатура  дел составляется по установленной  форме и включает реквизиты: наименование хозяйства; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

      Содержательная  часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы  дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.

      Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью  документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки  в порядке убывания сроков хранения документов.

      При составлении заголовков дел следует  учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: "Общая переписка", "Разные документы" и т.п. не допускаются.

      Заголовки дел в процессе их формирования могут  уточняться.

      Состав  заголовка дел образует следующие  элементы:

      название  вида (переписка, журнал) или разновидности  документов (приказы, указания, протоколы  и т.д.);

      название  предприятия или его структурного подразделения;

      адресат или корреспондент документа;

      краткое содержание документов дела; 

      даты (период), к которым относятся  документы дела;

      указание  на количество копий документов дела.

      В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

      В заголовках дел, содержащих переписку  с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается  их общее видовое название. Например: "Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия".

      В заголовках дел, содержащих плановую или  отчетную документацию, указывается  период времени, на который составлены документы, вид документа (план, отчет).

      В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа  и автор.

      В заголовках дел, содержащих документы  разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью  делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках  указываются основные разновидности  документов, которые должны быть сгруппированы  в деле.

      Дела  по вопросам, не разрешенным в течение  одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру с индексом.

      В номенклатуру дел предприятия также  включаются справочные карточки, журналы  учета документов.

      При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе  резервные номер дел (свободное  место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

      По  окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о  количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.

3.2 Формирование  дел

      При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

      - по номинальному признаку;

      - по предметно-вопросному признаку;

      - по корреспондентскому признаку  и т.д.

      Основанием  для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

      При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (например, "Документы  по вопросам повышения качества продукции").

      Авторский признак предполагает группировку  в дела документов одного автора.

      Для группировки переписки используется корреспондентский признак.  При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

      Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например, "Переписка с предприятиями  Ивановской области по вопросам поставки сельскохозяйственной продукции").

      Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например, "Квартальные  отчеты об основной деятельности хозяйства  и квартальных вложениях").

      Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

      Дела  формируются в соответствии с  номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел  необходимо учитывать  следующие требования:

      документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в  дела раздельно;

      -подлинники отделять от копий;

      -годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

      -утвержденные документы - от их проектов;

      -включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

      Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

      В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих  дел, не закрывающихся по окончании  календарного года.

      Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым  они относятся.

      Документы, помещенные в дело имеют подписи, дату, индекс, копии - заверительную  подпись, отметку "В дело". 

      Документы в деле должны располагаться в  определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся  к нему приложения, а затем в  хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

      Приняты определенные правила группировки  документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

      Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и  подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы  к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего  эти проекты.

      Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.

      Утвержденные  предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся  по своему содержанию, независимо от времени  их составления или даты поступления.

      Лицевые счета сотрудников хозяйства  по заработной плате группируются в  самостоятельные дела и располагаются  в них в порядке алфавита фамилий.

      Обзоры, докладные записки, акты, справки  и другие документы, отражающие основное содержание деятельности хозяйства, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

3.3 Подготовка  документов к хранению

      Значение  и практическая ценность документов предприятия различны.  Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

      Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

      В задачи архива входят:

      -прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;