Управление документами

     Лист-заверитель составляется в деле на отдельном  листе, в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

     Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в  составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

     Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  составляется и оформляется по установленной  форме, в которой указываются  наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

     На  обложке дел постоянного хранения предусматривается место для  наименования государственного архива, в который дела организации будут  приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

     Заголовок дела на обложке дел переносится  из номенклатуры дел организации, согласованной  с экспертно-проверочной комиссией  соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок  вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

     На  обложке дела указываются арабскими  цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

     Крайними  датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).¹¹

     Глава 3. Управление документами в ОАО «УКБТМ»

     3.1. Функции и задачи канцелярии

     ОАО «Уральское конструкторское бюро транспортного машиностроения» создано в ноябре 1941 года. В годы Великой Отечественной войны в стенах конструкторского бюро были разработаны различные модификации легендарного танка Т-34. Уральское конструкторское бюро транспортного машиностроения имеет статус одного из ведущих КБ бронетанковой отрасли России.

     Функции службы ДОУ в ОАО «УКБТМ» выполняет канцелярией. Основными целями канцелярии являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ управлению документами.

     Служба  ДОУ решает следующие задачи:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;
• сокращение документооборота;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию управления документами в УКБТМ, прогрессивных технологий делопроизводства.

     Цели  и задачи канцелярии определяют виды работ (функции), выполняемые ею:

• разработка и проектирование бланков документов;
• обработка поступающей и отправляемой корреспонденции;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• информационно-справочная работа по документам УКБТМ;
• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись главному конструктору;
• организация компьютерного изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

     Канцелярия, в свою очередь, подразделяется на структурные  подразделения: машинописное бюро, копировальное бюро, бюро отправки, множительное бюро, курьерский отдел, архив.

     Секретарь директора относится к канцелярии и тесно с ней взаимодействует.

           Канцелярия взаимодействует:

• со структурными подразделениями (отделами) – по вопросам ДОУ;
• с юридической службой – по правовым вопросам, связанными с подготовкой документов;
• с отделом кадров – по вопросам подбора и расстановки кадров;
• с вычислительным центром (отделом 15) – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники.

     Делопроизводство  в ОАО «УКБТМ» организовано в централизованной форме – это выполнение всех операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением. В данном случае, это канцелярия. Полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте.

      3.2. Виды выполняемых работ канцелярией 

     Все исходящие документы регистрируются в канцелярии. Им присваивается регистрационный  номер. Например, №520-24/1705, где 520 – номер цеха, 24 – номер дела, 1705 – порядковый номер регистрируемого документа (приложение №1). В УКБТМ за каждым конструкторским отделом закреплено свое дело в соответствии и номенклатурой дел.

     После регистрации документ следует отправить адресату. Его можно тремя способами: почтой, факсом и электронной почтой. При этом в журнале регистрации делается отметка о способе отправления.

     Если  документ отправляется почтой, то специалист по делопроизводству заполняет конверт, вкладывает туда письмо, конверт убирает в папку. Пакту с конвертами увозит курьер на почту два раза в неделю. Один оригинал письма отправляется, другой подшивается в дело, в журнале регистрации делается отметка с указанием номер дела, в которое он подшивается и номера листа.

     В канцелярии есть два факса. Письма отправляются факсом в течение рабочего дня, после отправления сотрудник на обратной стороне документа делает отметку об отправлении, в которой указывается: дата, время отправления и подпись. Документ подшивается в дело. В журнале регистрации также делается отметка.

     Электронной почтой документы тоже отправляются в канцелярии, специалистом по электронной  почте.

     Входящие  документы поступают почтой, факсом и электронной почтой.

     Документы, полученные почтой, привозит на предприятие курьер, когда отвозит исходящую документацию. Сотрудники канцелярии вскрывают. Конверты с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются лично адресату. Проверяется правильность отправки и целостность упаковки. Если на письме отсутствует адресат, то конверт подкалывается к документу.

     Затем документ регистрируется в журнале «Входящая корреспонденция» (приложение №2). На обратной стороне ставиться штамп, где указывается: дата регистрации, регистрационный номер и количество листов.

     При регистрации документов полученных факсом или электронной почтой в журнале делается отметка.

     После регистрации все документы передаются на рассмотрение секретарю. Секретарь, рассмотрев документы, ставит карандашом в нижнем правом углу инициалы главный  конструкторов, которым следует передать данный документ. Отдает обратно документы в канцелярию. Инспектор по делопроизводству раскладывает документы по папкам главных конструкторов. В журнале регистрации ставиться отметка. Разносит папки по кабинетам. Главные конструктора рассмотрев документы, пишут на них свою резолюцию, и передает обратно в канцелярию.

     Инспектор по делопроизводству вкладывает документ в журнал регистрации и указывает  фамилию и инициалы начальника отдела, кому переадресован документ. В верхнем  правом углу указывает номер отдела. Курьер разносит документы вместе с журналом регистрации - три раза в день. Документы отдаются под роспись. В журнале регистрации адресат ставит подпись о получении документ и дату когда он его получил.

     Документ  может быть переадресован из одного отдела в другой. Его приносят обратно в канцелярию, инспектор по делопроизводству делает в журнале регистрации новую отметку с фамилией начальника отдела, в который он переадресован. После исполнение документ подшивается в дело.

     Все распоряжения и приказы регистрируются так же в канцелярии. После регистрации  документ отдается на размножение. На обратной стороне документа пишут  список отделов, в которые следует  разнести данный приказ или распоряжения.  Ксерокопии отдаются под роспись. Оригинал подшивается в дело(приложение №3).

     Документы по личному составу (приказы о  приеме на работу, об увольнении, о поощрении) регистрируются в отдельном журнале. Так разносятся в отдел кадров, в планово-производственный отдел и в бухгалтерию под роспись, оригинал подшивают в дело.

     Все дела хранятся в металлических шкафах в канцелярии.

      Заключение

     Любая организация - это совокупность взаимодействующих элементов (подразделений), которые связаны между собой как функционально (выполняют отдельные виды работ в рамках единого производственного или управленческого процесса), так и информационно (обмениваются документами, устными распоряжениями и т.д.). Кроме того, эти элементы взаимодействуют с внешними системами, причем их взаимодействие также может быть как информационным, так и функциональным. Такие виды взаимодействия характерны практически для любой организации, поэтому создание единого информационного пространства на основе корпоративной информационной системы является необходимым условием для повышения эффективности деятельности организации и реализации процессов управления в ней.  
Согласно положениям государственных стандартов, делопроизводство, управление документацией организации - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения).

     В современных организация управление документами осуществляется с применением специальных технологий, знание которых необходимо специалистам, осуществляющим данные виды деятельности. Для этого в организациях действуют специальные службы ДОУ, которые, в зависимости от специфики организации, могут называться по-разному.  
Цель ДОУ состоит в установлении, внедрении, поддержании и последующей оптимизации единого порядка обращения с документами и используемой для их создания информацией, который обеспечивает эффективное управление деятельностью предприятия, и на этой основе - своевременное и полное достижение организацией ближайших и перспективных целей своего функционирования и развития. Соответственно, основными задачами ДОУ являются документирование и управление документами. 

     В работе попыталась раскрыть процесс  управление документами в ОАО  «УКБТМ». Мною были изучена нормативно-методическая база по управлению документами. Рассмотрен процесс документирования управленческой деятельности. Изучила структуру управления документами в ОАО «УКБТМ».