Управление документами

     ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу» регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.

      Глава 2. Документирование управленческой деятельности

     2.1. Прием и первичная обработка документов

     Независимо  от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка — экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

     Доставка  документов происходит почтой, факсом, электронной почтой, курьерами. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

     Задача  службы делопроизводства — организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.⁵

     В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки  поступивших документов. Они сводятся к следующему:

     1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация  возвращается на почту для  пересылки адресату.

     2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты  вскрываются, проверяется комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю.

     3. При поступлении машиночитаемых  документов обрабатывается только  сопроводительная документация, машинные  носители в упаковке передаются по назначению.

     4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая  их к документу) только в  тех случаях, когда на документе  отсутствует обратный адрес, когда  дата на почтовом штемпеле  имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

     5. Документы с пометкой «лично»  не вскрываются, а передается  адресату.

     6. Экспедиция ведет учет всех  поступивших документов — на  документе проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

     7. При первичной экспедиционной  обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

     8. Процесс первичной обработки  заканчивается раскладкой рассортированных  документов по ячейкам сортировочного  шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.  

     2.2. Регистрация документов 

     Регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 
Цель регистрации документов — ввод в картотеки первичных сведений о документах для обеспечения их учета, систематизации, информационно-справочной работы, контроля исполнения и других видов использования.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций  и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые— в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

     Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания, например отдельно регистрируются приказы  руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному  составу, служебная переписка, обращения граждан.⁶

     Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Распорядительные документы и переписка за подписью руководителя организации, протоколы  и решения коллегиальных органов регистрируются службой делопроизводства или сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства. Документы, создаваемые по направлениям деятельности организации, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

     Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе делопроизводства (сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства в организации) или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. После первичной регистрации документы передаются на рассмотрение руководству организации. На рассмотренные документы руководство организации накладывает резолюции. После рассмотрения документы передаются в службу делопроизводства (или сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства) для завершения регистрации. Завершение регистрации документов состоит во внесении в регистрационно-контрольную карточку сведений о порядке исполнения документов (резолюции): фамилий ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, срока исполнения. Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, срочных документов — немедленно.⁷

     Регистрационный номер документа состоит из порядкового  номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. 
Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: 

• наименование  организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

     Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• код по тематическому классификатору;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений;
• должностное лицо, поставившее документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект, версия);
• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.⁸

      2.3. Контроль за исполнением документов

     Целью работы по контролю за исполнением  документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль исполнения документов включает постановку на контроль, проверку своевременной передачи документа исполнителю, учет и обобщение результатов исполнения, информирование о результатах руководства организации.

     Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями или исполнителями, передаются им поочередно или одновременно в копиях (изготовляются на копировальном аппарате). Подлинник передается ответственному исполнителю.

     При необходимости безотлагательного  исполнения поступившего документа  допускается ознакомление исполнителя c eгo содержанием до рассмотрения документа  у руководства организации. Предназначенные  для передачи исполнителям документы помещаются в папки, закрепленные за определенными сотрудниками организации. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством организации или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

     Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. Регистрационно-контрольные картотеки ведутся в течение одного делопроизводственного года и хранятся до минования надобности.⁹

      2.4. Оформление дел для сдачи  в архив

     Оформление  дел проводится работниками службы документационного обеспечения  управления архива, в обязанности  которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

     Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

     Полное  оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты  обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

     При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти  документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

     В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.¹⁰

     Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.