Унификация и стандартизация документов на примере клише

В области документоведения Стандартизация означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы [Березина и др. 2007: 11–12]. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30–2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих видов:

•              международные (региональные) стандарты;

•              государственные стандарты РФ (ГОСТ);

•              стандарты отраслей (ОСТ);

•              стандарты предприятий (СТП).

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации [Румынина 2002: 15]. Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации. Согласно «ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения», унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Л.А Румынина перечисляет следующие УСД, разработанные на данный момент и действующие в настоящее время:

•              унифицированная система организационно-распорядительной доку-ментации;

•              унифицированная система банковской документации;

•              унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

•              унифицированная система отчетно-статистической документации;

•              унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской доку-ментации предприятий;

•              унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

•              унифицированная система внешнеторговой документации [2002: 15–16].

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ – за организационно-распорядительные документы [Там же: 16]. Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Именно так она определяется в ГОСТ Р51141-98.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД, – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности.

Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации [Кудряев 1999]. В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Результатом унификации и стандартизации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях, являются языковые формулы.  А языковые формулы связаны с таким лингвистическим понятием, как кодификация. 

1.4. Кодификация

Кодификация как лингвистический термин относится к разделу культуры речи. Наиболее подходящее к нашей работе определение дано в словаре «Культура русской речи»: кодификация определяется как «лингвистически достоверное описание и фиксация норм литературного языка в специально предназначенных для этого источниках, а именно, в грамматиках, словарях, справочниках и пособиях [Скворцов 2006: 74]. Кодифицированные нормы литературного языка – это такие нормы, которым должны следовать все носители литературного языка. Любая грамматика современного русского литературного языка, любой его словарь есть не что иное, как его кодифицирование.

Существует также такой близкий к кодификации термин, как нормализация. Эти термины очень часто используются как синонимы. Чаще всего их разграничение, если и подразумевается исследователями, то никак не оговаривается. Однако это, хотя и близкие, но все-таки не тождественные понятия [Жукова и др. 2004: 70]. Имеет смысл перед более подробным рассмотрением нормализаторской деятельности в документах определить, в чем заключается разница между этими понятиями.

В.А. Ицкович предлагает считать нормализацией не простое описание нормы, или ее кодификацию в строгом смысле слова, а лишь «активное вмешательство в языковой процесс, например, введение определенных терминов и отказ от других, как нежелательных по каким-нибудь причинам» [1970: 13-14]. Однако при таком подходе к нормализации и кодификации становится несколько неясным разграничение этих двух явлений. Более четкое решение этого вопроса находим у Л.И. Скворцова: «Противополагаясь по степени активности (или "осознанности") друг другу, понятия "кодификация" и "нормализация" оказываются в отношении соподчиненности: последняя является частью первой. На практике "нормализация" называется обычно "стандартизацией" (в широком смысле слова: установление ГОСТа, упорядочение терминосистемы, официальное переименование и т.п.)» [1980:34].

По мнению Л.К. Граудиной, термином «нормализация» обозначается комплекс проблем, предполагающих освещение следующих аспектов: «1) изучение проблемы определения и установления нормы литературного языка; 2) исследование в нормативных целях языковой практики в ее отношении к теории; 3) приведение в систему, дальнейшее совершенствование и упорядочение правил употребления в случаях расхождения теории и практики, когда появляется необходимость укрепления норм литературного языка» [1980:3]. Термин «кодификация» Л.К. Граудина считает более узким и специализированным по сравнению с термином «нормализация» и использует его в тех случаях, когда речь идет о регистрации правил в нормативных трудах.

В новом учебнике для вузов «Культура русской речи» отмечено следующее: «Кодифицированные нормы литературного языка – это такие нормы, которым должны следовать все носители литературного языка. Любая грамматика современного русского литературного языка, любой его словарь есть не что иное, как его кодифицирование» [Граудина, Ширяев 1999: 72].

Наиболее оптимальным является определение нормализации как процесса становления, утверждения нормы, ее описания, упорядочения языковедами. Нормализация представляет собой исторически длительный отбор из языковых вариантов единых, наиболее употребительных единиц. Нормализаторская деятельность находит свое выражение в кодификации литературной нормы ее официальном признании и описании в виде правил (предписаний) в авторитетных лингвистических изданиях (словарях, справочниках, грамматиках). Следовательно, кодификация – это выработанный свод правил, который приводит в систему нормированные варианты, «узаконивает» их.

С явлением нормализации тесно связано так называемое антинормализаторство отрицание научной нормализации и кодификации языка. В основе взглядов убежденных антинормализаторов лежит поклонение стихийности в развитии языка. Эти понятия рассматривали, например, такие ученые, как

Г.О. Винокур [1929: 50–51] и В.П. Григорьев [2003:140] в статье «Культура языка и языковая политика».

Следует помнить, что антинормализаторство может расшатывать сло-жившуюся относительно устойчивую систему норм русского литературного языка, систему функциональных стилей.

С вопросами развития норм русского литературного языка, их становления тесно связано не только антинормализаторство, но и еще одно (более известное) явление пуризм (от лат. purus чистый), т.е. неприятие всяких новшеств и изменений в языке или прямое их запрещение. В основе пуристического отношения к языку лежит взгляд на норму как на нечто неизменное. В широком смысле пуризм – это излишне строгое, непримиримое отношение к любым заимствованиям, новшествам, вообще ко всем субъективно понимаемым случаям искажения, огрубления и порчи языка.

Таким образом, то или иное явление, прежде чем стать в литературном языке нормой, переживает процесс нормализации, а в случае благоприятного исхода (широкого распространения, общественного одобрения и т.п.) закрепляется, кодифицируется в правилах, фиксируется в словарях с рекомендательными пометами. Рассматриваемый нами официально-деловой стиль также подвергается кодификации, так как он строго нормирован, и нормы эти распространяются практически на все уровни языка.

В языке документов слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности к тому или иному стилю) [Колтунова 2000: 96]. Понятие стилистической окраски обычно связывается с закреплением слова за той или иной сферой использования языка, за тем или иным функциональным стилем. «Образно говоря, каждое слово имеет свой «паспорт», в котором указано, как и где оно используется, какова сфера его употребления» [там же].

Вывод

В 1 главе исследования был дан обзор официально-деловой коммуникации. Сфера использования официально-делового стиля была определена как международная, государственная, служебная документация, а именно пакты, законы, постановления, уставы, договоры, инструкции, объявления, приказы, накладные, объяснительные записки, заявления и т.д. Создаются тексты официально-делового стиля, чтобы урегулировать, узаконить отношения между государственными учреждениями, между различными объединениями людей или индивидуумами. Основные признаки стиля определены как однозначность формулировок, предельная точность и краткость изложения, достоверность, стандартность и унифицированность текстовых и языковых средств.

Нормы использования тех или иных языковых средств формулируются в процессе унификации. В сфере документации под унификацией понимается приведение документов к единой системе, форме, единообразию. Унификация производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации). Стандартизация служебных документов является формой юридического закрепления унификации документов. В области документоведения Стандартизация означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.