Унификация и стандартизация документов на примере клише

Глава 1.  РЕГУЛИРУЮЩАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ В ПРОЦЕССЕ СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

1.1 Официально-деловая коммуникация, ее специфика

В данном разделе будет рассмотрена официально-деловая коммуникация и используемый в ней официально-деловой стиль. Будет дано его определение, выявлена специфика и наиболее характерные его черты.

Деловое общение способствует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами по работе, руководителями и подчиненными, партнерами, соперниками и конкурентами. Невозможно назвать специалиста, не говоря уже о руководителях, который бы мог успешно трудиться, не зная основ делового общения.

Определение понятия официально-деловой стиль дано в учебнике для вузов «Культура русской речи» [Граудина, Ширяев 1999: 216]: деловой стиль - это совокупность языковых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть в принципе представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов.

Официально-деловой стиль обладает своими собственными отличительными признаками, которые наиболее актуальны для сферы его функционирования. В работе «Деловая коммуникация в профессиональной деятельности» [Панфилова 2001:293] изложены самые характерные, на наш взгляд, признаки официально-делового стиля, которые определяют специфику официальной деловой коммуникации: деловая коммуникация осуществляется по правилам официально-делового стиля. Этот стиль речи обусловлен практическими требованиями жизни и профессиональной деятельности. Он «обслуживает» сферу правовых, управленческих и социальных отношений. Официально-деловой стиль требует объективности информации. В документах недопустимо выражение субъективного мнения лица, составляющего текст, употребление эмоционально окрашенной лексики. Кроме того, официально-деловой стиль характеризуется компактностью изложения, краткостью, экономным использованием языковых средств.

Деловая письменная речь представлена всеми видами деловых писем, документами, фиксирующими социально-правовые отношения – контрактами (договорами), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов.

Стиль и смысловое содержание деловой документации определяют основные черты официально-делового стиля [Кашкорова, Мандрикова 2006: 52]:

•              стандартизованность (бланки, образцы заполнения документов, типовые формы);

•              клишированность (языковые штампы и стереотипы);

•              отсутствие эмоциональных средств выражения;

•              наличие юридических, экономических и т.д. терминов и официальных наименований явлений действительности.

В учебном пособии  Л.А. Введенской и М.Н.Черкасовой [2004: 91] определена сфера использования официально-делового стиля. Сказано, что официально-деловой стиль характерен для международной, государственной, служебной документации, а именно пактов, законов, постановлений, уставов, договоров, инструкций, объявлений, приказов, накладных, объяснительных записок, заявлений и т.д. В основном данный стиль представлен в письменной форме. [2004: 91] Тексты официально-делового стиля призваны урегулировать, узаконить отношения между государственными учреждениями, между различными объединениями людей, между индивидуумами.

Официально-деловой стиль требует однозначности формулировок, предельной точности и краткости изложения, достоверности, стандартности и унифицированности текстовых и языковых средств. От цели, которую ставит перед собой инициатор делового общения, зависит тип деловой бумаги и выбор языковых формул, клише [Введенская, Черкасова 2004: 93].

Тексты официально-делового стиля призваны урегулировать, узаконить отношения между государственными учреждениями, между различными объединениями людей, между отдельными личностями. В официальном документе частное лицо или представитель фирмы (частной или государственной), общественной организации выступают как субъекты правоотношений. Содержание документа основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официального документа и предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык. В разных областях правоотношений они имеют свои особенности и специфические стандарты и традиции (дипломатический стиль и язык, язык организационно-распорядительного письма и т.д.). Такой стиль изложения называют еще формально-логическим, что является определяющим принципом правовой логики. Данное обстоятельство предъявляет и особые требования к стилю и языку служебных документов: «нейтральность, надличностный характер изложения; унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов [Паневчик 2000:46].

Лингвисты единодушны в том, что язык официальных документов – это набор клише, штампов, стандартов. Обусловлено это тем, что особенностью современного этапа развития официальных документов является их унификация. Она рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации. С точки зрения лексики [Веселов 1990: 4–5] важнейшей стороной унификации текстов документов является использование языковых формул – устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, отобранных в результате многолетней практики, терминов, принятых сокращений, условных обозначений, единиц измерения, предусмотренных государственными стандартами.

Таким образом, официально-деловой стиль как стиль преимущественно документации обладает определенными особенностями. Одной из особенностей является его упорядоченность и нормированное использование тех или иных языковых средств. Правила их использования формулируются в процессе унификации.

1.2 Унификация документов

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. В «Большом энциклопедическом словаре» под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию [1991: 526].

В конце 70-х – начале 80-х гг. в стране более активная работа по осмыслению понятия «унификация». Наиболее полным, на наш взгляд, является определение, сформулированное в результате реализации проекта Системы унификации в 70-х годах: «унификация – это установление рационального числа разновидностей объектов одинакового функционального назначения, проводимое в целях повышения производительности труда, в том числе инженерно-технического и управленческого, улучшения его качества, увеличения применяемости и обеспечения взаимозаменяемости» [Васильев 1992: 45]. Несмотря на свою преимущественно техническую направленность, это определение нам подходит, так как оно раскрывает специфику данного понятия в общем виде. В нашем же случае за объекты следует взять документы, унификация которых проводится именно в целях повышения производительности труда, как это и сказано в определении. 

Применительно к документам унификация производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности [Румынина 2002: 13].

В связи с разработкой унифицированной системы организационно-распорядительной документации, используемой в автоматизированных системах управления (АСУ), особое значение приобретает выявление принципов, которые следует положить в основу унификации документов этой системы. Эти принципы изложены в документе «Стандартизация документов управления» (1992 г.). К таким принципам можно отнести:

1.              Достижение однообразия документов в пределах системы и сопоставимости их отдельных элементов. В традиционном делопроизводстве этот принцип был одним из важнейших при унификации.

2.              Сокращение числа видов документов. Организационно-распорядительная документация включает в себя большое число видов и разновидностей документов, которые оформлялись в традиционном управлении самым различным образом.

3.              Повышение информативности документов. Информация документа должна обеспечивать решение максимального числа возможных задач при минимально необходимой избыточности.

4.              Системность унификации. Принцип заключается в том, что унификация документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, должно предшествовать выявление и установление четких границ данной системы и ее места среди других документных систем, применяемых в управлении.

5.              Комплексность унификации. При проведении работ по унификации документов отдельной системы необходимо, чтобы все предъявляемые к ним требования не шли вразрез с практикой оформления других документных систем.

6.              Стабильность требований, предъявляемых к унифицированной системе. Унификация проводится на основе комплекса требований, предъявляемых к унифицированному объекту. Эти требования должны отличаться стабильностью во времени.

7.              Экономическая целесообразность решений, принимаемых в процессе унификации. Следует предельно рационализировать все процессы составления и оформления документов. При разработке унифицированных правил оформления отдельных реквизитов и документов в целом необходимо из множества вариантов, существующих в практике документирования, отбирать наиболее рациональные, дающие наибольший экономический эффект. При этом число допускаемых вариантов, положенных в основу унификации, должно быть минимальным [Стандартизация … 1992: 4–8].

Работа по унификации включает [Кирсанова 2001: 55–56]:

•              разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

•              внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках рес-публиканских и отраслевых УСД;

•              ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

•              разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической ин-формации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) в республике [Там же: 56]. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

В результате унификации могут создаваться типовые (трафаретные) тексты для документов с одной и той же или повторяющейся информацией [Березина и др. 2007: 11]. В подобных случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации) [Румынина 2002: 14]. Стандартизация служебных документов является формой юридического закрепления унификации документов.

1.3. Стандартизация

Результаты унификации документов должны быть закреплены на законодательном уровне. Поэтому следующим за унификацией этапом становится стандартизация, то есть разработка стандарта. Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В работе «Основы стандартизации, сертификации, метрологии»  стандартизация определяется как «деятельность, направленная на разработку и установление требований, норм, правил, характеристик как обязательных для выполнения, так и рекомендуемых, обеспечивающая право потребителя на приобретение товаров надлежащего качества за приемлемую цену, а также право на безопасность и комфортность труда» [Крылова 1999: 3]. Это определение, на наш взгляд, в наиболее общем виде раскрывает значение данного понятия.

Целью стандартизации является достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач. Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия продукта или услуги, процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международном товарообмене, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.

Стандартизация связана с такими понятиями, как объект стандартизации и область стандартизации. Объектом (предметом) стандартизации обычно называют продукцию, процесс или услугу, для которых разрабатывают те или иные требования, характеристики, параметры, правила и т.п. Стандартизация может касаться либо объекта в целом, либо его отдельных составляющих (характеристик). Областью стандартизации называют совокупность взаимосвязанных объектов стандартизации [Там же: 3]. Все сказанное выше характеризует стандартизацию как понятие, относящееся к работе с различными товарами и услугами. Но нас интересует такой конкретный объект стандартизации, как документ, и такая область, как документация. Поэтому далее следует рассмотреть стандартизацию применительно к этой области.