Унификация и стандартизация делопроизводства

       унифицированная система документации по труду; унифицированная  система документации Пенсионного  фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.⁵

       На  каждую унифицированную систему  документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

       Этими же министерствами и ведомствами  утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

       Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

       Реквизит  документа - это обязательный элемент  оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

       Набор реквизитов официального письменного  документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

       Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

       Таким образом, в каждой унифицированной  системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы  документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также  должны быть разработаны унифицированные  формы документов, применяемых в данной системе.

       Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

       Применение  УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

       ГОСТ  распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

       федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

       предприятий, организаций и их объединений  независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

       Настоящий стандарт устанавливает:

       состав  реквизитов;

       требования  к оформлению реквизитов;

       требования  к бланкам и оформлению документов;

       требования  к изготовлению, учету, использованию  и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации .⁶

       Работы  по унификации и стандартизации активно  ведутся и за рубежом.

       Стандартизацию  документов в течение длительного  времени проводят национальные организации по стандартизации ряда стран, различные международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

       В работе по унификации документов, в  частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

       Таким образом, унификация документов заключается  в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Библиографический список 

       1. Березина Н. М., Лысенко Л. М., Воронцова Е. П. Современное делопроизводство. 3-е изд. — СПб.: Питер, 2007. — 224 с.

       2. Букин В.П., Ординарцева Н.П. Стандартизация и качество продукции: Учебное пособие / Под общей редакцией д.т.н., профессора Г.П. Шлыкова. – Пенза: ЦНТИ, 2004. – 107 с

       3. Крылова Г. Д. «Основы стандартизации, сертификации, метрологии». Учебник для вузов. М.: Юнити-Дана. 2009.  — 220 с.

       4. Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. -М.: Мастерство, 2002. - 208 с

           5. Ермолаева, А. В. Документы субъектов Российской Федерации : учебное пособие / А. В. Ермолаева. – М. : Юристъ, 2005. – 158  с.