Унификация и стандартизация делопроизводства

Содержание

Введение………………………………….………………………………......3 

1.Унификация документов……………………………………………….…5

2.Стандартизация документов………………………………………............7

3.Унифицированные системы документации………………………...........9

Заключение……………………………………………………………….....14 

Библиографический список………………………………………………..15 

 

Введение

                         Совершенствование системы управления общественным производством – всегда в центре внимания нашего государства. Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда.

       Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически  ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформления документов.

       Понятие «документ» определено Государственным  стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

       В повседневной работе предприятий создаются  документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

       От  правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.

       Повышение эффективности управления производством  неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.

       Актуальность  данной темы обусловлена тем, что  на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       1.Унификация документов 

       Развитие  науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

       Основным  направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией  понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию (БCЭ, 1991).

       Унификация  документов производится в целях  сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.¹

       Управленческая  деятельность любой организации  характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

       Каждая  управленческая функция реализуется  через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации (ГОСТ Р 51141 -98).²

       Системы документации могут быть функциональными  и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

       Но  всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

       Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

       Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

       Унификация  документов предполагает:

       установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

       разработку  единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

       разработку  структур документов;

                 создание общих синтаксических правил построения документов.

       При проведении унификации документов учитывались  все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки  и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

       Результаты  проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

       2.Стандартизация документов 

       Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

       безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;

       технической и информационной совместимости, а  также взаимозаменяемости продукции;

       экономии  всех видов ресурсов;

                 безопасности хозяйственных объектов  с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

       Стандарт  представляет собой нормативно-технический  документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

       Стандарты могут быть следующих видов:

       международные (региональные) стандарты;

       государственные стандарты РФ (ГОСТ);

       стандарты отраслей (ОСТ);

       стандарты предприятий (СТП);

                 стандарты научно-технических, инженерных  обществ и других общественных объединений.³

       Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.³

       Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

       Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

       ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации  и кодирования технико-экономической информации;

       ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

       ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

       ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

       ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;

       ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;

       ГОСТ  Р 6.30-97. Унифицированные системы  документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

       ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения  (В.А. Кудряев, 1999).⁴ 

       3.Унифицированные системы документации 

       Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения) (ГОСТ 17914-72), так и на унифицированные системы документации.

       Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98).

       В настоящее время разработаны  и действуют следующие УСД:

       унифицированная система организационно-распорядительной документации;

       унифицированная система банковской документации;

       унифицированная система финансовой, учетной и  отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

       унифицированная система отчетно-статистической документации;

       унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской  документации предприятий;