Унифицированные системы документации

   Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

   Ежегодный экземпляр номенклатуры дел —  это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.

   Прежде  чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

   Выбор классификационной схемы номенклатуры дел зависит как от организационной  структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции.

   В номенклатуру должны включаться все дела и документы, которые отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В номенклатуру включаются и незаконченные дела, поступившие из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки к документам.

   В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

   Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь ин деке. В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения.

   В номенклатуре указывается наименование разделов и подразделов классификационной  схемы и наименование (заголовки) дел.

   Каждый  документ характеризуется рядом  признаков.

   Одни  из них — существенные, постоянные, другие — несущественные, временные. Понятно, что для классификации документов наибольший интерес могут представить лишь существенные признаки, они получили название «признаков заведения дел».

   Принято выделять шесть таких признаков.2

   1. Номинальный.  Основанием для группировки документов по этому признаку служит их название, т. е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы.

   2. Тематический. В этом случае объединяются  документы одного содержания, т.  е. посвященные одной теме.

   3. Авторский. По этому признаку в одно дело объединяются документы, составленные или одним лицом, или одним учреждением.

   4. Корреспондентский.  На каждого корреспондента заводится  отдельная папка, в которой  группируется вся переписка с  отдельным лицом или предприятием.

   5. Географический. Это разновидность корреспондентского  признака. В этом случае в одно  дело объединяются документы  разных корреспондентов, находящихся  на определенной территории.

   6. Хронологический.  По хронологическому признаку  группируются документы за какой-либо определенный период. По этому признаку группируется бухгалтерская отчетность.

   В некоторых  случаях документы группируются в дела по нескольким признакам сразу.

   Если  в течение года в организации  возникают новые документируемые  участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры вставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись' о количестве заведенных дел (томов).

Оформление  сроков хранения дел

   Большое значение для повышения эффективности  примерной номенклатуры дел в  качестве методического пособия  по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее в обращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.

   Сроки хранения дел, включенных в примерную  номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типового перечня, который необходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах дел является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

   Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются  на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом.

   Допускается согласование сроков хранения дел с  ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание «Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00».

   Для обеспечения  единства определения сроков хранения дел при разработке примерных номенклатур дел рекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения.

   При разработке примерных номенклатур дел проверяются  и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными  номенклатурами.

   Постоянный  срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.

   Временные сроки хранения могут оговариваться  примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются также сроки «до минования надобности» (ДМН) и «до замены новыми». Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копии документов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года. Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретной организации правоустанавливающий характер.

   Для некоторых  категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

   В примерных  номенклатурах дел отметка «ЭПК»  делается в случаях, когда она  предусмотрена типовым или ведомственным  перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории дел, содержащих отметку «ЭПК» перед их включением в номенклатуру с целью возможного переформирования дел и установления конкретных сроков хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Отметку «ЭПК» в примерных номенклатурах следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

   Закрепленная  отметка «ЭПК» переносится из примерной номенклатуры дел в  индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное  снятие этой отметки не допускается.

   Сроки хранения дел, устанавливаются в примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы, связанных между собой соподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следует согласовать эти изменения с архивом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список литературы:

1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной  документации. М., 2008.

2. Типовая инструкция  по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти. М., - 2008.

3. Басовская,  Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. № 2/1.

4. Веселое П.В.  Современное деловое письмо в  промышленности. М., 1990.

5. Весёлое П.В.  Аксиомы делового письма. М., 1993. Добсон  Э, Как писать деловые письма. Челябинск, 2007.

6. Андреева В.И.  Делопроизводство в кадровой  службе. - М.: Библиотека журнала «Управление  персоналом», 2007.

7. Кирсанова  М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.

8. Румынина Л.А.  Делопроизводство: Учебник. М., 2007.