Унифицированные системы документации

   Участвуя  в процедуре согласования, сотрудник  организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

   Согласование  способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского  взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

   Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую  дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.  

   Три «золотых» правила согласования:

   Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик  современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

   Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

   Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

   Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

3. Комплекс документов по установлению трудовых правоотношений: состав, содержание, порядок подготовки и оформления.

   В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается  в письменной форме в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

   Согласно  ст.68 ТК РФ после подписания сторонами  трудового договора, издается приказ о приеме работника на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

   В соответствии со ст. 61 Трудового кодекса работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу. Если работник не приступил к работе в день начала работы, установленный в соответствии с частью второй или третьей настоящей статьи, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным. Аннулирование трудового договора не лишает работника права на получение обеспечения по обязательному социальному страхованию при наступлении страхового случая в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования.

   При заключении трудового договора работодатель вправе потребовать от поступающего представления  паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. К иным документам, удостоверяющим личность, относятся: свидетельство о рождении (для лиц, не достигших 16-летнего возраста); заграничный паспорт (для постоянно проживающих за границей и временно находящихся на территории Российской Федерации граждан); удостоверение личности или военный билет (для военнослужащих); справка об освобождении из мест лишения свободы (для освободившихся из мест лишения свободы).

   Страховое свидетельство государственного пенсионного  страхования также является обязательным документом. Для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу, необходимым документом являются документы воинского учета.

   В случае, когда требуется наличие специальных  знаний, работник обязан предъявить документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Ими, как правило, являются диплом или иной документ, свидетельствующий о получении соответствующего образования или специальной подготовки.

   Без предъявления указанных документов не допускается заключение трудового договора.

   Помимо  вышеуказанных документов с учетом специфики работы требуется предъявлять  дополнительные документы. Так, при  поступлении на государственную  службу лицо должно представить сведения о доходах и об имуществе, принадлежащем ему на правах собственности.

   Вместе  с тем ст. 65 ТК РФ запрещает требовать  от лица, поступающего на работу, документы  помимо предусмотренных ТК РФ, иными  федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства  РФ. Например, нельзя требовать от работника представления характеристики, если это не предусмотрено названными актами.

   Также необходимым документом при поступлении  на работу является трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые  или работник поступает на работу на условиях совместительства. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

4. Номенклатура дел: понятие, виды, состав реквизитов и правила оформления.

   Организация эффективного делопроизводства предприятия  немыслима без предварительного создания для этого соответствующих  условий. Одним из таких условий  и является, в частности, разработка номенклатуры дел.

   Номенклатура  дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.

   Номенклатура  дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

   Документы, посвященные определенному вопросу  или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело.

   Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность  работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения  и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.

   Номенклатуру  дел подготавливает структурное  подразделение. При этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря).

   При построении номенклатуры необходимо руководствоваться  следующим:

   - соблюдать  единство в подходе к организации  учета, систематизации, описанию, хранению и поиску документов;

   - применять  индексацию документов, обеспечивающую  внесение в соответствующие разделы  номенклатуры изменений, добавлений  и исправлений;

   - следить  за стабильностью индексов.

   Номенклатура  дел может быть индивидуальной, примерной и типовой.

   Индивидуальная  номенклатура дел отражает документы  конкретной организации.

   С целью  унификации группировки документов определенной категории организаций  с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается  примерная или типовая номенклатура дел.

   Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, типовая — обязательный. Типовой номенклатурой, как правило, устанавливается единая индексация дел для организаций всей системы.1

   Примерная или типовая номенклатура дел разрабатывается вышестоящими органами и является базой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно согласовывают с архивными учреждениями.

   При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или примерной обязательно учитывают специфику конкретной организации.

   Номенклатура  дел структурного подразделения  разрабатывается с привлечением ведущих специалистов и согласовывается  с канцелярией и архивом организации.

   Каждая  организация обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.

   После утверждения сводной номенклатуры дел руководителем организации  структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.