Учет и организация хранения особо ценных документов

     3.Выявление особо ценных документов завершается:

а) составлением актов;

б) составлением описей выявленных ОЦД;

в) составлением аудиовизуальных документов.

4.Учет  особо ценных документов ведется:

а) по списку фондов, содержащих особо ценные документы;

б) описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел, документов;

в) все  варианты верны.

     5.Проверка наличия и состояния особо ценных документов на бумажной основе проводится:

а) один раз в 10лет;

б) два  раза в 10лет;

в) три  раза в 10лет.

     6.В  топографических указателях к  номерам фондов и описей, содержащих особо ценные документы, добавляется через тире отметка:

а) «ОЦ»;

б) «ОЦД»;

в) «ЭЦД».

     7.Сведения  о количестве особо ценных  документов архива вносятся ежегодно:

а) в  реестр архива;

б) в опись архива;

в) в  паспорт архива. 
 

            Приложение №7

     Термины и определения.

       Авторство документа – критерий, широко применяемый по отношению к документам личного происхождения, но применимый также и к официальным документам.

     Архив – это совокупность архивных документов, а также архивное учреждение, либо структурное подразделение учреждения, осуществляющее прием, хранение архивных документов интересах пользователей.

     Архивный  документ - это ценный материальный носитель информации представляющий интерес, как для общества в целом, так и для человека в частности.

     Описание документов и дел - это создание вторичной документационной информации архивов, с помощью специальных шифров и кодов.

     Особо ценный документ - это уникальный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и автографичности.

     Содержание  документов - важный, основной критерий для выявления особо ценных документов.

     Фондообразователь – это физическое или юридическое лицо, в деятельности которого образуются документы, которые возможно будут переданы в архив.

     Фонд  пользования – это позитивный микрофильм второго поколения, предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве.