Учет и организация хранения особо ценных документов

     Ошибочным мнение, что только документ в хорошем  состоянии при использовании  других критериев может считаться  особо ценным, так как размытость текста, выцветшие абзацы и другие недостатки снижают ценность документа, превращая его лишь в музейный экспонат. Аргументы подобного рода лишь говорят о необходимости срочной реставрации документа и создания на него страховой копии и копии фонда пользования, если он действительно по содержанию является особо ценным документом.

2.2 Методика выявления особо ценных документов

     Выявление особо ценных документов является самостоятельным, планируемым видом работы, которая  проводится по некоторым документам фондов, прошедших научное описание.

     Выявление особо ценных документов осуществляется по архивохранилищам, а в пределах архивохранилища – по фондам. Попутное выявление особо ценных документов может проводиться высококвалифицированными работниками архива, но не должно планироваться  в объемных единицах. Выявление ОЦД следует поручать сотрудникам, хорошо знающим состав и содержание фондов архива и владеющим методикой этой работы.

     Выявление особо ценных и уникальных документов может осуществляться как одновременно, так и раздельно.

Следует понимать, что это разные по характеру, целями методике  виды работ, хотя уникальные документы и составляют «вершину пирамиды» в иерархии ценности архивных документов.

     Методика  выявления особо ценных документов предполагает учет состава документов архива и принятого в архиве порядка хранения документов и распадается на 3 этапа.

     Первый  этап – составление списков фондов, второй этап – изучение описей, третий этап – изучение отобранных дел.

     На  первом этапе составляется список фондов, потенциально содержащих особо ценные документы, исходя из совокупности критериев ценности содержащейся в документах информации, времени создания документов и других критериев. Итогом первого этапа является составление списков фондов.

     На  втором этапе проводится изучение описей по отобранным фондам. При этом первоочередному изучению подлежат описи структурных частей фондов, содержащих наиболее информационно насыщенные комплексы дел, отражающие основную деятельность фондооброзователя. Выявление особо ценных документов производится путем просмотра заголовков дел в описях.

 Если  качество заголовка дела не  дает уверенности в том, что  содержащиеся в деле документы  могут быть отнесены к особо  ценным, дело просматривается полистно.

     На  третьем этапе производится изучение дела в тех случаях, когда имеются сомнения в его особой ценности и для подготовки аннотации.

     Критериями  для полистного просмотра могут  служить качество формирования дел в делопроизводстве, достоверность научно-справочного аппарата к документам фондов, степень сохранности документов. Вновь поступившие качественно описанные фонды, как правило, в полистном просмотре не нуждаются. При выявлении аудиовизуальных документов необходимо в отдельных случаях просматривать не только монтажные листы, носами фильмы на звукомонтажном столе.

     Выявление особо ценных документов завершается составление описей выявленных ОЦД. Подготовленные описи по каждому архивохранилищу или архиву в целом в качестве заключительной стадии экспертной оценки проделанной работы рассматриваются совещательным органом архива. 

3 Учет и организация хранения особо ценных документов

     Учет  особо ценных документов ведется:

- по  списку фондов, содержащих особо  ценные документы;

-описям  особо ценных дел документов  или перечням номеров особо  ценных дел, документов.

     В архивах, хранящих дореволюционные документы и документы после 1917 года учетные документы ведутся раздельно для каждого периода с самостоятельной нумерацией фондов.

     В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные  номера, шифры, присвоенные им по общим учетным документам.

     Список  фондов, содержащих особо ценные документы, ведется для обеспечения суммарного учета таких фондов. В него вносятся все фонды, объединенные архивные фонды  и коллекции, в которых выявлены особо ценные документы.

     Учет  особо ценных документов ведется как в традиционных учетных документах, так и в автоматизированном режиме. В базе данных «Архивный фонд» сведения об особо ценных документах приводятся в разделах: «Фонд», «Опись», «Дело» отдельно по документам на бумажной основе, кинофотодокументам и другие.

     В случае если в результате анализа  проведенной ранее работы по выявлению  особо ценных документов из категории  особо ценных, в учетные документы  вносятся необходимые уточнения.

     Вопрос  об изолированном или совместном с  остальным документами фонда хранение особо ценных документов решается самостоятельно руководством архива с обязательным учетом климатических особенностей различных помещений здания. Если архив обладает несколькими хранилищами с разными условиями хранения, особо ценные документы должны быть сконцентрированы в лучшем из них. Рекомендуется также учитывать возможность их быстрой эвакуации в случае чрезвычайных обстоятельств.

     В отношении требований к архивохранилищам, режимам хранения, контролю технического и физико-химического состояния особо ценных документов, следует руководствоваться существующими нормативными документами.

     С особо ценными документами в  первоочередном порядке должны проводиться  работы по реставрации и переплету  с учетом их физического состояния  и интенсивности использования.

     Проверка  наличия и состояния особо  ценных документов на бумажной основе проводиться один раз за 10 лет, особо  ценных аудиовизуальных и электронных  документов – один раз в 5 лет, особо  ценных кинодокументов на нитрооснове  – один раз в 2 года.

     На  особо ценные документы создается  страховой фонд и фонд пользования  в установленном порядке.

     Фонд  пользования создается, как правило, одновременно с создание страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы  в процессе проведения других работ – рассекречивание документов, организация их использования.

     В фонд пользования включаются копии  полностью скопированных архивных документов, созданных в процессе многолетней научно-информационной и иной деятельности архива, а также копии отдельных документов в составе тематических подборок. Рекомендуется также создание электронных копий особо ценных документов путем их сканирования. Такие копии ОЦД на электронных носителях могут использоваться как фонд пользования  в читальных залах, так и для изготовления копий по заявкам пользователей.

     Наличие фонда пользования позволит проведение их многократного копирования и  исключение оригиналов особо ценных документов из повседневного пользования.

     Оригиналы особо ценных документов, при наличии фонда пользования, как правило, не выдаются для использования. Особо ценные документы, не имеющие фонда пользования, выдаются в читальный зал архива на срок не более двух недель с обязательной полистной проверкой при выдаче дел из архивохранилища и при их возврате.

Выдача  особо ценных документов из хранилища  в читальный зал и для других работ осуществляется в исключительных случаях на основании письменного  разрешения директора или его  заместителя.

     Ограничивается  доступ к подлинникам особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.

     Решение о признании особо ценных документов, находящихся в неудовлетворительном состоянии, принимают руководитель архива на основании письменного экспертного заключения реставраторов и руководителя подразделения, осуществляющего  хранение документов архива.

     Дальнейшее  развитие этой работы должно быть направлено на всестороннее изучение ранее выявленного  комплекса особо ценных документов государственных архивов для  определения особо ценных документов бывших партийных архивов, среди рассекреченных фондов и поступающих документов, современных фондообразователей для избежания межфондовой и межархивной дублетности. 
 
 
 

заключение

     В настоящее время перед государственными архивами стоит актуальная задача совершенствования работы по отбору особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации в целях создания на них страхового фонда.

     Если  архив завершил выявление особо  ценных документов и среди них  значительную часть составляют документы, таковыми не являющиеся, то по его усмотрению возможен пересмотр состава ранее отобранных особо ценных дел для улучшения организации хранения использования документов, на которые уже создан страховой фонд. При этом целесообразно проводить эту работу в соответствии с предлагаемыми критериями выявления в комплекс с документами бывших партийных архивов данного региона для отбора действительно особо ценных документов.

     Дальнейшее  развитие этой работы должно быть направлено на всестороннее изучение ранее выявленного комплекса особо ценных документов государственных архивов для определения особо ценных документов бывших партийных архивов, среди рассекреченных фондов и поступающих документов, современных фондообразователей для избежания межфондовой и межархивной дублетности. С учетом имеющего опыта выявления и состава особо ценных документов должно быть обращено внимание на фонды и документы, ранее не относившиеся к составу особо ценных, но которые стали, востребованы как в историко-культурном, так и в социально-правовом отношении, составляющие важнейшую часть общественного документального богатства. Актуализация важнейших сторон развития государства и общества, ранее бывших запретными или закрытыми, возросшей интерес к вопросам  демографическому составу и миграции населения, частной жизни человека и многое другое влияет на состав документов, которые путем изучения их сравнительной ценности и выявленного ранее комплекса могут быт отнесены к особо ценным. 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

     1.Ащеулова.Е.Н.  К проблеме особо ценных документов/Отечественные архивы.1994.№3.

       2.Методические рекомендации по выявлению, учету, хранению особо ценных кинофотодокументов государственных архивов и созданию на них страхового фонда. М.,1986.

     3.Принципы денежной оценки документов Архивного фонда Российской Федерации и их страхования/ВНИИДАД.М.,1993.Деп.в ОЦНТИ ВНИИДАД 19.07.19993, №111.

     4.Крайская З.В.,Челлини Э.В.Архивоведение ,М.1996.С.141-144.

     5.Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях/ отечественные архивы.1999.№2. 
 
 
 
 
 

Приложение А

     Форма титульного листа  описи особо ценных дел/кинофотодокументов 
 
 
 
 
 
 
 

Центральный государственный  архив 

____________№1__________________ 
 
 
 
 

Опись № 3 

Особо ценных дел 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение №6

Тест:

     1.При выявлении особо ценных документов используются следующие обязательные критерии:

а) время  создания документа;

б) ценность содержащейся в документах информации;

в) юридическая  сила, подлинность документов;

г) значение фондооброзователя;

д) авторство  документа;

е) все  варианты верны.

     2.Особо ценный документ-это:

а) уникальный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся информации и его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и автографичности;

б) процесс  изучения документов на основании принципов и критерий ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение;

в) совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей.