Требования к оформлению организационно-распорядительной документации

-  государственное  предприятие или негосударственное;

- как ведется делопроизводство (традиционным способом или на  основе современной информационной  технологии);

-  каким видом деятельности занимается предприятие.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

-  качественное и  своевременное составление и  исполнение документов;

-  юридическую силу  документов;

-  организацию оперативного  поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Максимальный набор  реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше.  Требования стандарта являются рекомендуемыми. 

 

3. Состав реквизитов организационно - распорядительной

документации.

         При подготовке и оформлении документов, согласно 1  ГОСТ Р 6.302003, используют следующие реквизиты:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации; 
• 02 - герб субъекта Российской Федерации; 
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 
• 04 - код организации; 
• 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 
• 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 07 - код формы документа;  08 - наименование организации; 
• 09 - справочные данные об организации; 
• 10 - наименование вида документа; 
• 11 - дата документа; 
• 12 - регистрационный номер документа; 
• 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 
• 14 - место составления или издания документа; 
• 15 - адресат; 
• 16 - гриф утверждения документа; 
• 17 - резолюция; 
• 18 - заголовок к тексту; 
• 19 - отметка о контроле; 
• 20 - текст документа;   
• 21 - отметка о наличии приложения; 
• 22 - подпись; 
• 23 - гриф согласования документа;
• 24 - визы согласования документа;
• 25 - оттиск печати; 
• 26 - отметка о заверении копии; 
• 27 - отметка об исполнителе; 
• 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 
• 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 
• 30 - идентификатор электронной копии документа.

Для изготовления бланков  документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие  реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

 

 

 

 

 

 

 

 

           2 Требования к оформлению организационно-распорядительной документации.

         2.1 Требования к видам документов на современном этапе

 

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В ГОСТе детально описывается каждый реквизит.

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в  соответствии с постановлением о  Государственном гербе РФ.

Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации  или товарный знак помещают на бланках  организаций в соответствии с  уставом. Эмблему не воспроизводят  на бланке, если на нем помещен Государственный  герб РФ.

Код организации проставляют  по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код форму документа  проставляют по общероссийскому  классификатору управленческой документации.

Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному  в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации  на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке  располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Наименование на иностранном  языке воспроизводят в тех  случаях, когда оно закреплено в уставе.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может  быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Наименование вида документа  составленного или изданного  организацией, регламентируется уставом  и должно соответствовать видам  документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько  организаций, то датой документа  считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер  документа состоит из его порядкового  номера, который можно заполнять  по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер  документа, составленный двумя и  более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

Место составления документа  указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

Гриф ограничения доступа  к документу проставляют без  кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ указывают в  дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово  «копия» перед вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. При большем  количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Резолюцию рекомендуется  наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного  текста документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

К тексту документов оформленных  на бланках А5 заголовок можно  не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке  в соответствии с законодательством  РФ и субъектов РФ о государственных  языках.

Тексты документов пишут  только на русском языке при направлении  их:

- в федеральные органы  государственной власти, органы государственной

  власти субъектов  РФ;

- на предприятия, в  организации и их объединения,  не находящиеся в

  ведении данного  субъекта РФ или расположенные  на территории других

  субъектов РФ.

Тексты документов оформляются  в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков  характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в  именительном падеже или словосочетанием  с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного  на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: Наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и др., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах  единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст  излагают от третьего лица единственного  числа.

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого  лица множественного числа.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных подразделений, а  также содержащих описание, оценку фактов или выводу используют форму  изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица  множественного числа;

- от первого лица  единственного числа;

- от третьего лица  единственного числа.

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности соответствующей  занимаемой должности.

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

В документах составленных комиссией указывают не должности  лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа  состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

Согласование документа  оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку  подписи и дату, а при необходимости  – должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного  документа, на копии отправляемого  документа. Возможно оформление виз  распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность  подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.