Требования к оформлению организационно-распорядительной документации

Введение……………………………………………………………………....	3
1 Организационно – распорядительные документы, их составление и оформление……………………………………………………………………	5
1.1 Общие требования к организационно – распорядительной документации…………………………………………………………………	5
1.2 Стандарт на организационно-распорядительные документы………..	9
1.3 Состав реквизитов  организационно-распорядительной документации…………………………………………………………………	10
2 Требования к оформлению  организационно-распорядительной документации…………………………………………………………………	12
2.1 Требования к видам документов на современном этапе……………..	12
2.2 Требования к  оформлению служебного поля документа…………….	18
2.3  Основные документы управления (ОРД) и их составление ………...	20
2.3.1 Перечень документов, подлежащих утверждению…………...            2.3.2 Перечень документов на которых ставится гербовая  печать.. Заключение…………………………………………………………………...	32   34   37
Список литературы…………………………………………………………...	38
Приложение…………………………………………………………………...	41

Оглавление 

                                                     Введение

 

Все формы управленческой деятельности находят отражение  в соответствующих документах, которые  выступают способом и средством  реализации возложенных на аппарат  управления функций.

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации. Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Некоторые функции являются типовыми, присущими любому аппарату управления (например, организационно-распорядительную деятельность).

Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места  в системе федерального управления и ряда других причин.

Однако в любой организации  используют документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность.     Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В силу своего повсеместного применения система организационно-распорядительной документации является актуальной темой для изучения и имеет большое значение для управленческой деятельности.

В данной курсовой работе использованы исследования известных авторов в сфере делопроизводства: Т.В.Кузнецовой, М. В. Кирсановой, Т. В. Печниковой, М. В. Стенюкова, М. И. Басакова, В. А. Кудряева, Н. В. Березиной и др.

Использованы также  следующие нормативные документы:

– Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ);

– ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные  системы документации.        Унифицированная система организационно-распределительной документации. Требования к оформлению документов;

– ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и        определения»;

Целью данной работы является исследование совокупности требований к современным организационно-распорядительным документам(ОРД) в РФ.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть требования к организационно – распорядительной документации;
2. Исследовать состав, назначение основных документов управления (ОРД) и их составление.

Объектом исследования является делопроизводство в государственных организациях.

Предмет исследования: Современная система организационно-распорядительной документации: состав, назначение, требования к оформлению.

Курсовая  работа состоит из двух глав, имеет  введение, заключение, список литературы и приложение.

Практическая значимость: результаты исследования могут быть использованы при изучении курса документоведения, документационного обеспечения управления, а также при написании курсовых и дипломных работ.

 

 

1. Организационно – распорядительные документы, их составление и оформление

1.1Общие требования к организационно – распорядительной

документации

Ученые – документоведы  на основе анализа практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов.

Приведем эти требования с некоторой коррекцией текста[14].

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.
2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.
3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному.
4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.
5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.
6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой.
7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.
8. Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.
9. Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно - распорядительные документы – это документы, в которых фиксируется решения административных и организационных вопросов, вопросов управления и обеспечения деятельности органов власти, организаций и должностных лиц.[28 ]

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. Организационно-распорядительными документами фиксируется управленческая деятельность.

Все организационно-распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию (УСОРД).

Унификация документов  –  это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения.

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три  группы:

- распорядительная документация  (приказы, распоряжения, постановления,

решения, указания);

- иформационно-справочная  документация  (письма, телеграммы,

телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные

записки);

- организационная   документация  (уставы, положения,  правила, инструкции,

штатные расписания). Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы. Права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.

К ОРД относится также  и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.

Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:

1. Инициирования решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа.
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Внесения проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
6. Подписания документа.
7. Доведения распорядительного документа до исполнения.

Подготовка проекта  распорядительного документа может  быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или  отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создавать рабочие группы, привлекаться ученые или квалификационные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качества документа, - достойная компетентность лиц, его готовящих.

Проекты распорядительных документов, принимаемыми коллегиальными органами принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно  вносить поправки и дополнения. Полностью  подготовленные проекты документов представляются на подпись

Особое значение придается  доведения распорядительного документа  до исполнения. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями  проекта документа.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в информационный массив организации и находится под её контролем и ответственностью.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и  т.п.), регистрационный номер –  это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Исходящие и внутренние документы, должны быть зарегистрированы

в день подписания (утверждения), входящие- в день их поступления в организацию.

При необходимости в  организационно-распорядительные документы  могут вноситься изменения. Порядок  внесения изменения или их пересмотр  зависит от организационно-правовых документов. Как правило, руководителю необходимо издать приказ или распоряжение. Изменения и дополнения в устав могут вноситься только по решению высшего органа управления с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации организаций. А вот изменения в штатном расписании могут вноситься по мере необходимости приказом или распоряжением руководителя.[12.с.112]

 

2.  Стандарт на организационно-распорядительные документы

 

В современных условиях при составлении и оформлении организационно-распорядительной документации должны учитываться требования последнего стандарта.

Существуют единые требования к оформлению документов управления, установленные стандартом ГОСТ Р 6.30-200, который распространяется  на  организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) -  постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.,  включенные  в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор  управленческой  документации" (ОКУД)  и применяемые независимо от того: