Требования к оформлению бланков

Идентификационный номер  налогоплательщика / код причины  поставки на учет (ИНН / КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

08 –  Наименование организации.

09 –  Справочные данные об организации.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

11 –  Дата документа.

12 –  Регистрационный номер документа.

Реквизит состоит из трафаретной части «___________№______», которая заполняется от руки датой  и регистрационным номером.

Регистрационный номер  документа состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять  по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях и  др.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.п.) регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/890, где 1 – индекс структурного подразделения; 26 – номер дела по номенклатуре дел; 890 – порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т.е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса: индекс организации – автора ответа и индекс документа организации – авторе запроса.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 – Ссылка  на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер  и дату документа включает регистрационный  номер и дату документа, на который  должен быть дан ответ.

Ссылка используется только в тех  видах документов (например письмо, докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа. Реквизит состоит из трафаретной части: «На №______ от__________», которая заполняется от руки регистрационным номером и датой поступившего документа.

15 –Адресат.

В качестве адресата могут  быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед  фамилией. Наименование организации  и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Состав реквизита «Адресат»  пишется в зависимости от адреса или вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются  в том случае, если известно, кто  именно занимается данным вопросом.

Например:

Минюст России

Управление систематизации

Законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в  дательном падеже, например: В.И. Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций  или в несколько структурных  подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

В состав реквизита «Адресат»  при необходимости может входить  почтовый адрес. Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать  более четырех адресатов. Слово  «Копия» перед вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. При большом  количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа  физическому лицу указывают фамилию  и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

При адресовании внутренних документов указывается только название структурного подразделения или должность, инициалы и фамилия его руководителя.

 

 

 

17 –  Резолюция.

Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. Резолюция, написанная на документе  соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержания поручения (при необходимости), срок исполнителя, подпись и дату.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 –  Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок должен быть согласован с наименование вида документа

Заголовок может отвечать на вопросы:

-  о чем (о ком) ?, например: О порядке взимания налога на добавленную стоимость;

-  чего (кого)? например: Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных  на бланке А5, заголовок допускается  не указывать.

Заголовок располагается  слева над текстом документа. Объем его не должен превышать 5 строк, каждая длиной по 28 знаков.

19 –  Отметка о контроле.

Отметка о контроле –  это отметка о контроле за исполнением  документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20 –  Текст.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных  языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют  в виде связного текста, анкеты, таблицы  или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», или «были, «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа  наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и  т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоналичия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

 

 

 

 

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), использую форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

-  от первого лица множественного числа («просим направить», направляем на рассмотрение»).

-  от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

-  от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Деятельность зарубежных представительств Российской Федерации, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Российской Федерации оформляется документами на русском языке и на языке соответствующей страны.

Переписка в сфере  обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и  иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.

Оформление реквизитов бланка конкретного  вида документа:

01 – Государственный  герб Российской Федерации;

02 – герб  субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 – наименование организации;

10 – наименование  вида документа;

14 – место  составления или издания документа.

 

 

Место составления или издания  документа указывают в том  случае, если затруднено его определение  по реквизитам «Наименование организации» (08) и «Справочные данные об организации» (09). Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

 

 

3. Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых  бланков

Гербовые бланки документов, т.е. бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, является полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают  только полиграфические и штемпельно-граверные  предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых банков производят по заказам органов  государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации и соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в  организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или  нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости – и серии этих номеров.

Учет гербовых бланков  ведется раздельно по видам бланков  в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых  шкафах.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение  организации, ответственное за делопроизводство.

Проверку наличия, использования  и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации.

В случае обнаружения  нарушений комиссия проводит служебное  расследование, результаты которого оформляют  актом и доводят до сведения руководителя организации.

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья.

Законом установлено  три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный варианта геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте, а также его воспроизведение без геральдического щита в виде главной фигуры – двуглавого орла.

Государственный герб Российской Федерации (многоцветный вариант) помещается на бланках:

-  федеральных конституционных законов и федеральных законов;

-  указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

-  постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

-  постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

-  постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

-  решений Конституционного Суда Российской Федерации;

-  решений Верховного Суда Российской Федерации;

-  решений Высшего Арбитражного суда Российской Федерации;

-  Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;