Термінології в документознавстві

Стандарт  ДСТУ 2732:2004 об’єднує терміни у групи  загальної, діловодної та архівістичної  термінології [3]. Цей документ регламентує  єдине формулювання та тлумачення встановлених термінів діловодства й архівної справи, виражає в змісті спеціальну лексику зазначених галузей знань, встановлює відповідність її зі змістом  інших національних та міжнародних  стандартів у галузі інформації та документації. У вступі до стандарту  розробники зазначають, що до нього  “внесено тільки основні лексичні одиниці, пов’язані з теорією  та технологією діловодства й  архівної справи, а визначення понять ґрунтується переважно на традиційному їх розумінні і водночас виходить тільки з потреб практичної роботи в зазначених сферах діяльності”. У  стандарті відсутні поняття, які  віднесено до інших галузей знань, зокрема інформатики (поняття процесів електронного документування та електронного документообігу), комплексу наук документально-комунікаційного  циклу в цілому (наприклад, з класифікування та типологізування документів) чи галузей спеціального документознавства, що пов’язані, наприклад, із науково-технічною  або картографічною системами документації. Поняття, похідні від терміна  документ, в ДСТУ 2732:2004 розглянуто як неопубліковані документи, оскільки саме вони є головними об’єктами документаційного забезпечення управління. Окрім базового поняття документ, важливими для цього дослідження є терміни: службовий документ, електронний документ, діловодство (справочинство), керування документацією, реєстрування документа, документаційний фонд установи, система документації, документообіг, номенклатура справ та ін.

Із прийняттям ДСТУ 4423:2005 запроваджено використання міжнародних термінів у вітчизняній  галузі документаційного забезпечення управління [7]. Термінам та визначенням понять присвячено третій розділ першої частини стандарту. До основних термінів необхідно зарахувати: документ, службові документи, метадані, керування документаційними процесами, документаційна система, реєстрування, контроль, контроль строків виконання дій зі службовими документами, класифікування, конвертування, переміщування, знищування, передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищування, забезпечення збереженості. Після ознайомлення з застосованими у стандарті термінами необхідно зауважити про відсутність регламентації понять створювання, приймання документів, хоча у визначенні поняття керування документаційними процесами ці процеси названі.

ДСТУ ISO 5127:2007 охоплює терміни з інформатики, а також з документування, бібліотечної справи та архівних систем [8]. На наш погляд, термінологічне наповнення стандарту суттєво доопрацьовано, оновлено та доповнено (обсяг у сторінках збільшився майже в 25 разів), порівняно з його попередником ДСТУ 2392-94 “Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення”, що встиг застаріти в умовах інформатизації українського суспільства початку ХХІ ст. Редакція національного стандарту 1994 р. мала лише кілька термінів із документації (документація, документ та документальний пошук). ДСТУ 2392-94 відповідав міжнародному стандарту ISO 5127/1-1983, а стандарт-наступник базується на положеннях міжнародного стандарту ISO 5127:2001.

Перейдемо до аналізу змісту фундаментальних  термінів документаційного забезпечення управління підприємством.

Спершу  розглянемо базове поняття документ. У досліджених нормативних актах наведені такі визначення терміна документ: 1) інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі (ДСТУ 2732:2004); 2) зафіксована інформація або об’єкт, який може трактуватися як окрема одиниця (ДСТУ 4423-1:2005); 3) інформація (значущі дані) та її носій (ДСТУ ISO 9000:2007); 4) передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві (Закон України “Про інформацію”) [21]. Зазначений зміст понять 2 та 3 дозволяють трактувати документ як будь-який об’єкт, на якому міститься яка-небудь інформація, наприклад, витвір мистецтва, музейний експонат ботанічного характеру тощо (нас цікавить не сам об’єкт, а передусім його документування). Визначення з ДСТУ 2732:2004 та Закону України “Про інформацію” вбачаються достатньо точними через окреслення головної функції (у першому випадку) чи виду (у другому випадку) матеріального носія, тож їхнє використання в дослідженні документаційного забезпечення управління підприємством є доречним.

Термін  службовий документ передбачає вузьке трактування: а) документ, який створила або отримала установа (чи інший суб’єкт господарювання) в процесі діяльності (ДСТУ 2732:2004) ; б) інформація, яку організація або фізична особа створила, отримала та зберігає як свідчення або інформацію згідно з правовими зобов’язаннями чи в процесі виконання основної діяльності (ДСТУ 4423-1:2005). Ці визначення є повними та почасти подібними.

Важливою  проблемою термінології сучасного  діловодства є надання виваженого наукового визначення терміна електронний підпис. Закони України “Про електронні документи та електронний документообіг” та “Про електронний цифровий підпис” містять такі визначення електронного підпису: а) обов’язковий реквізит електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та (або) підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу [20]; б) дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних, або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних. У розглянутих національних стандартах це поняття не закріплено. У зв’язку з першим визначенням може виникнути, на нашу думку, хибне уявлення про сутність електронного документа. Тобто виходить, що вже існуючий електронний документ, в який не інтегрований електронний підпис, не може вважатися або електронним об’єктом, або документом в електронній формі.

Далі  перейдемо до розгляду ланцюга понять: діловодство (справочинство) – документаційне забезпечення управління – документаційне забезпечення менеджменту – керування документаційними процесами – документаційна система. Термін діловодство за ДСТУ 2732:2004 є синонімом справочинства – сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами. Таке визначення співпадає з його трактуванням у Законі України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” .

Документаційне  забезпечення управління – галузь діяльності, що забезпечує документування й організацію роботи з офіційними документами [9].

За ДСТУ 2732:2004, керування документацією – це комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціонування службових документів [11].

Термін  керування документаційними процесами з 2007 р. використовується як стандартизоване в Україні поняття і позначає галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність (ДСТУ 4423-1:2005). На мою думку, це визначення видається найбільш вдалим з низки наведених синонімічних термінів, оскільки воно є більш широким та чітко визначає коло процесів, пов’язаних із документуванням управлінської діяльності.

Нарешті, розглянемо наявні унормовані варіанти розуміння поняття документаційна система, одного з найважливіших термінів галузі керування документаційними процесами в системі управління якості на підприємстві. В ДСТУ 2732:2004 система документації визначається як “сукупність взаємопов’язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі [11]”. За наведеним визначенням можна виділити системи організаційно-розпорядчої, фінансової, звітно-статистичної, планової, торговельної, словниково-довідкової та іншої документації.

Важливу роль у документаційному забезпеченні управління якістю на підприємстві відіграють системи технічної та іншої спеціальної  документації. Основні види цієї документації зазначено у сьомому пункті третього розділу ДСТУ ISO 9000:2007 . Цей пункт  містить визначення понять інформація, документ, технічні умови, настанова з якості, програма якості, протокол/запис. Стандарт є джерелом термінів, що використовуються у ДСТУ ISO 9001:2009, ДСТУ ISO/TR 10013:2003 та інших стандартах системи управління якістю.

Задовго до запровадження в Україні стандарту  ДСТУ 4423:2005 з позиції теорії документознавства  детально розглядалося поняття системи документаційного забезпечення (СДЗ), що складається з елементів: СДЗ={Р1, Р2, Р3, Р4}, де Р1 – документи, що необхідні для керування (організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, планові тощо), Р2 – методи (збирання, формування даних, передавання, зберігання, пошук, математична та логічна обробка, відображення, поширення, контроль тощо) та технічні засоби обробки документів, Р3 – організаційно-нормативне забезпечення системи (положення про підрозділи, посадові інструкції, інструкції з діловодства, переліки типових документів, номенклатури справ, класифікатори, графіки), Р4 – персонал, що бере участь у процесах документаційного забезпечення [23].

У ДСТУ 4423:2005 відсутнє визначення терміна  системи документації, але міститься визначення саме документаційної системи – “інформаційна система, яка містить службові документи, керує документаційними процесами та забезпечує доступ до службових документів у часі”. У свою чергу, в ISO 5127 закріплене таке визначення інформаційної системи: «комунікаційна система, що забезпечує збирання, пошук, оброблення та пересилання інформації”.

Документаційна  система управління якістю будується  на основі ДСТУ ISO 9001:2009. Вона є частиною системи управління організацією, яка  спрямована на досягнення результатів  відповідно до цілей у галузі якості і на задоволення потреб, очікувань  або вимог зацікавлених сторін. Цілі в галузі якості доповнюють інші цілі організації, наприклад, ті, що пов’язані  з її розвитком, фінансуванням, рентабельністю, навколишнім середовищем і охороною праці та безпекою. Різноманітні складові частини системи управління якістю, в тому числі стосовно керування  документаційними процесами, можуть бути інтегровані разом із системою управління якістю в єдину систему управління, яка використовує спільні елементи. Це може спростити планування, розподіл ресурсів, визначення додаткових цілей  та оцінювання загальної результативності діяльності організації.

Терміни та їхнє визначення використовуваних у практиці документаційного забезпечення системи управління якістю на підприємстві мають бути унормованими, закріпленими у стандартах підприємства, що в  свою чергу посилаються на положення  ДСТУ ISO 9000:2007 та ДСТУ 4423:2005. Підприємство регламентує обов’язковість документального  оформлення процесів менеджменту ресурсів, створення продукції, вимірювання, аналізу та покращення, що також  мають термінологічне наповнення в настановах із системи управління якістю. Документація, яка розробляється в системі управління якістю підприємства, умовно поділяється на вісім категорій, наприклад: 1) документи, що названі “Стандарт підприємства” та мають літерно-цифрове позначення “СТП”; 2) документи, що мають назву “Організаційна структура”, керуються Управлінням планування персоналу; 3) документи, що мають назву “Технологічна інструкція”; 4) документи, що мають назву “Положення про структурний підрозділ комбінату”; 5) документи, що мають назву “Посадова інструкція”; 6) документи, що мають назву “Рекомендації щодо технологічного процесу”; 7) документи, що мають назву “Технологічні вказівки”; 8) документи, що мають назву “Технологічний регламент”.

Для системи  управління якістю на будь-якому підприємстві ієрархію системи документації становлять: 1) документи з політики та цілей  у галузі якості; 2) настанови з  якості; 3) процедури (методики); 4) робочі інструкції; 5) задокументовані форми, протоколи (записи) та зовнішні документи [10]. В ДСТУ ISO/TR 10013:2003 конкретизується структура, зміст та види вищезазначених груп документації системи управління якістю [11]:

Політика  і цілі в галузі системи управління якістю як головний елемент в ієрархії обов’язково документується і може бути окремим документом або вміщуватися  у настановах з якості.

Настанови з якості є специфічним для  кожного підприємством документом. Цей стандарт передбачає гнучкість  у визначенні структури, форми, змісту або способу представлення для  документування системи управління якістю на підприємстві. В документі  зазначається сфера застосування системи  управління якістю, деталізація та обґрунтування вилучень, задокументовані  процеси, їхні опис та взаємодія.

Процедури є задокументованим описом усіх процесів виробництва продукції та послуг підприємства. В них визначається структура і форма представлення  задокументованих методик (паперові копії  або електронні носії): текст, карти  послідовності робіт, таблиці, їхня комбінація або будь-який придатний спосіб представлення відповідно до потреб організації. Процедури описують види діяльності, які охоплюють різні функції, тоді як робочі інструкції стосуються завдань у межах однієї функції. Наприклад, розглянемо структуру документованих процесів у діяльності вищого навчального закладу: а) процеси, пов’язані з відповідальністю керівництва, плануванням системи управління якістю, управлінням ресурсами та документацією – планування, впровадження та забезпечення функціонування системи управління якістю, управління ресурсами, управління документацією; б) процеси надання послуг – маркетингові дослідження ринку, аналізування вимог до освітньої та наукової діяльності, проектування та розробка послуг у галузі освітньої діяльності, науково-дослідної діяльності, закупівля продукції та послуг тощо; в) процеси вимірювання, аналізування і покращення – моніторинг та вимірювання процесів системи управління якістю та діяльності, аналізування даних моніторингу та вимірювання, коригувальні та запобіжні дії.

Поняття робочі інструкції визначає групу документів, що описують порядок виконування тих робіт, які за відсутності таких інструкцій можуть бути неналежно виконані, а також їх актуалізувати. Робочі інструкції або посилання на них можуть міститись у задокументованих процедурах. Ці документи складаються відповідно до порядку виконання або послідовності операцій, правильно вказуючи вимоги і відповідні види діяльності.

Задокументовані форми, протоколи (записи) та зовнішні документи визначені як потрібні для забезпечення результативного  планування, функціонування та контролювання  виробничих, управлінських чи інших  процесів [10]. Форми розробляють для реєстрування даних, які підтверджують дотримання вимог системи управління якістю. Протоколи системи управління якістю призначені для викладанням досягнутих результатів або наведення доказу щодо виконання видів діяльності, зазначених у задокументованих методиках та робочих інструкціях. У межах задокументованої системи управління якістю підприємства враховуються та контролюються зовнішні документи, в яких містяться умови замовників, законодавчі та регламенту вальні вимоги, стандарти, зводи правил, інструкції тощо.