Текущее хранение кадровых документов

Основные  положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»; - «Основные правила работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ) формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов или децентрализовано. Основой формирования дел является номенклатура дел организации или ее подразделений. Формирование дел происходит следующим образом:

1. помещение документов (только исполненных документов) в дело, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
2. расположение документов внутри дела в определенной последовательности (хронологической или по алфавиту). При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования, закрепленные в «Основных правилах работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года:
3. документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела.
4. включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
5. группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; в том числе личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации и другие.
6. дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
7. в дело помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
8. внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Хронологическая последовательность расположения документов начинается от более ранних по датам документов и заканчивается более поздними датами.
9. приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
10. приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
11. приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и так далее), группировать в отдельные дела.
12. документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
13. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. - Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
14. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ- ответ помещается за документом- запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Заголовок дела является важным элементом систематизации документов, их поиска и последующей работы с делами.

Последующее хранение кадровых документов .

Экспертиза  ценности документов. Подготовка документов к последующему хранению и использованию  является завершающим этапом делопроизводственного  процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и  описание дел, составление актов  о выделении к уничтожению  документов и передачу их в архив  организации или на государственное  хранение. «Экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное  хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев». (пункт 95 ГОСТ Р 51141-98). Как правило, обязанность сдавать документы в государственные архивы, возложена на государственные и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). Экспертная комиссия действует на основании утвержденного руководителем организации Положения о постоянно действующей экспертной комиссии.

Основными задачами экспертной комиссии являются: 1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел  и формировании дел. 2. Организация  и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному  хранению. 3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к  передаче на государственное хранение. Экспертная комиссия организации создается  приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в  количестве не менее трех человек. Экспертная комиссия является совещательным органом. Её решения утверждаются руководителем  организации. Экспертная комиссия организации  в своей работе должна руководствоваться, Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125- ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года №552 «Об  утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации», приказами  Федерального архивного агентства  Российской Федерации, нормативно- методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел организации. Экспертиза документов осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. Результатом работы экспертной комиссии является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

 - постоянного хранения;

- долговременного  хранения (свыше 10 лет);

 - временного хранения (до 10 лет включительно);

- подлежащие  уничтожению в связи с истечением  срока хранения.

Дела  постоянного и долговременного  хранения (свыше 10 лет), включая документы  по личному составу, должны храниться  в архиве организации.   Таким образом, по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

- описи  дел по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем  организации.