Текущее хранение кадровых документов

Общие вопросы организации хранения документов.

В понятие  кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений  с работниками, также хранение и  использование документов в текущей  деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение. Основным нормативным  актом в этой сфере является Федеральный  закон от 22 октября 2004 года №125- ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также  отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации  в интересах граждан, общества и  государства. Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает общую обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов. 

Особенности хранения кадровых документов. Виды и сроки хранения . Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований. Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации. В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее. Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования.

Текущее хранение также делиться на два подвида:

- хранение  документов в процессе их исполнения;

 - хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения находятся  у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

- личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

- обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

- текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется  для передачи на архивное хранение.  Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами  или сейфами, запирающимися и  опечатывающимися.Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале. Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети. Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них. Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации. Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив. В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии. В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица. Напомним, что правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года. Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт - Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года (графа №3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают. Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации. Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов, в том числе кадровых документов является следующем:

• проверка требований нормативных правовых актов, установивших

сроки      хранения конкретных видов документов;

• хранение документов;
• для организаций - источников комплектования - по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
• хранение документов Архивного фонда Российской Федерации либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук;
• архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению либо хранению в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства (например, для акционерных обществ хранение документов регламентировано Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года №03-33/ пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов» и Федеральным законом от 26 декабря 1995 №208- ФЗ «Об акционерных обществах») или локальными нормативными актами;
• для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранится в архиве организации.

Номенклатура  дел и формирование дел для текущего хранения кадровых документов.

Эффективность организации текущего хранения кадровых документов во многом определяется номенклатурой дел. Согласно пункту 75 ГОСТ Р51141-98: «Номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».

В  соответствии с пунктом 71 ГОСТ Р 51141-98: «Дело: Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку». Основными задачами составления номенклатуры дел являются:

• оптимальные группировка документов и формирование дел; - определение сроков хранения документов;
• основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• обеспечение быстрого и эффективного поиска документов в процессе работы с ними .

В  соответствии с пунктом 3.4. «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года можно выделить следующие разновидности номенклатуры дел:

1. типовые номенклатуры дел;
2. примерные номенклатуры дел;
3. индивидуальная номенклатура дел конкретной организации;
4. сводная номенклатура дел организации;
5. номенклатура дел структурного подразделения.

О значении типовой, примерной и индивидуальной номенклатурах дел говорится  в «Основных правилах работы архивов  организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года: «Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер» (пункт 3.4. 4.). «Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел» (пункт 3.4. 5.).

Сводная номенклатура дел организации составляется на основании номенклатур дел  структурных подразделений, разработанных  по аналогичной форме. Номенклатура дел структурного подразделения  составляется сотрудником подразделения, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом или  с экспертной комиссией организации, подписывается руководителем подразделения  и утверждается руководителем организации. Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.Учитывая  положения Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе, с добавлением «т. 1», «т. 2» и так далее. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения.

В номенклатуру дел не включаются периодические  издания. В графе 3 номенклатуры дел  указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании  календарного года. В графе 4 указываются  срок хранения дела, номера статей по перечню (Перечень типовых управленческих документов), а при его отсутствии - по типовой  или примерной номенклатуре дел. В графе 5 «Примечание» указываются  название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, в течение всего срока  действия номенклатуры проставляются  отметки о заведении дел, о  переходящих делах (например, переходящее  с 2004 года), о выделении дел к  уничтожению, о лицах, ответственных  за формирование дел и другие. По окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), по разделам постоянного  и временного хранения: свыше 10 лет  и до 10 лет включительно.

В том  случае, если организация сдает документы  на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно- проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке. Для удобства использования номенклатура дел, как правило, составляется в нескольких экземплярах, для каждого структурного подразделения и лица, ответственного за архив. Согласно пункту 3.4. 6 «Основных правил работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура  дел пересоставляется и согласовывается  заново в случае коренных изменений  функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем  организации и вводится в действие с 1 января следующего года. Текущее  хранение документов определяется не только понятием номенклатуры дел, но и формированием дел. Документы, которые не находятся на руках  у исполнителей, при их хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта процедура называется «формированием дела».

В соответствии с пунктом 72 ГОСТ Р 51141-98 формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации, и ее структурных подразделениях, осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. Основные требования к формированию и оформлению дел изложены в следующих документах: - Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления.