Свойства и особенности документированной информации

“Если научные журналы, - писал С.К.Бредфорд, - расположены  в порядке убывания продуктивности статей по данному вопросу, они могут  быть разделены на ядро периодических  изданий, более специально посвящённых  данному вопросу, и несколько  групп или зон, содержащих то же самое  количество статей, что и ядро, когда  числа периодических изданий  в ядре и последующих зонах  будут относиться как 1: n : n2”45. Иначе  говоря, увеличение в арифметической прогрессии количества статей, содержащих информацию по какому-либо вопросу, приводит к возрастанию в геометрической прогрессии массива источников (в  данном случае журналов) с такого рода статьями. 

Таким образом, в  соответствии с этой моделью, увеличение полноты информации непосредственно  связано с нарастанием трудностей в её поиске. 

Большие затруднения  вызывает также и поиск документированной  информации, рассеянной во времени. При  этом необходимо учитывать фактор её старения, которое зависит от многих обстоятельств. Старение проявляется  в том, что постоянно возникают  всё новые документы, новые источники, содержащие более полную, точную, достоверную  информацию. Поэтому с целью экономии времени и ресурсов оправдано  первоочередное обращение именно к  этим источникам.  

Проблема поиска информации, рассеянной во времени, в  наибольшей степени разработана  применительно к научной документации. Так, ещё в 1960 г. учёные Р.Бартон и  Р.Кеблер вывели закономерность, согласно которой информация, имеющая наибольшую общественную значимость, сосредоточена  в определённом интервале времени. Для научной документации этот интервал равен полупериоду формирования научных представлений в общественной системе, т.е. примерно 19 лет. Разумеется, скорость старения зависит от конкретной науки, от определённой её области, научного направления.  

В управленческой сфере  также происходит старение документированной  информации, причём, как правило, с  большей скоростью, которая тоже зависит от конкретной сферы управления - административной, экономической  и т.п. Всё это необходимо учитывать  в практической работе с документами.  

Передача документированной  информации во времени и в пространстве осуществляется с помощью естественно  возникших либо искусственно созданных  каналов и средств. На ранних этапах развития человеческого общества передача информации происходила в виде знания, ещё не отделённого от субъекта, обладающего этим знанием. Роль своеобразных банков знаний и каналов передачи знаний играли старики, т.е. самые опытные, умудрённые жизнью люди. 

С появлением письменности происходит фиксация информации на материальном носителе, т.е. отделение её от субъекта, что позволило и передавать, и  хранить информацию. А начиная  с середины 19 в., информация могла  уже отделяться от материального  носителя, на котором она была зафиксирована, и существовать в виде сигнала, т.е. модулированного физического процесса.  

Однако в процессе передачи документированной информации имеют место задержки, которые  приводят к её старению, а, следовательно, к снижению ценности. Чаще всего  задержки эти происходят в “накопителях” (архивах, запоминающих устройствах  ЭВМ), а также в “каналах связи” (радиоканалах, почтовых ведомствах и  т.п.).  

Нередко задержка бывает искусственной - с целью получить взамен затраченного времени меньшую  вероятность ошибки, т.е. большую  достоверность информации путём  её перепроверки. Таким образом, создаётся  определённая избыточность информации, гарантирующая полноту восприятия. Однако не следует при этом забывать, что избыточность может легко  перейти в сверхизбыточность, поскольку  слишком часто повторяемая информация не воспринимается или по отношению  к ней вырабатывается даже негативная психологическая установка. (“Повторенье - мать ученья”, но до известного предела). В документационном обеспечении  управления сверхизбыточная информация отнимает время у руководителей, снижает эффективность управления. 

Движение документированной  информации во времени и пространстве предполагает наличие источника  и приёмника. Если между ними возникает  информационное напряжение, то появляется информационный (документный) поток. Однако при этом между источником и приёмником информации могут возникнуть информационные барьеры, мешающие оптимальному протеканию информационных процессов. 

Что представляют собой  информационные барьеры? Каким образом  их можно классифицировать? 

В самом общем  виде информационные барьеры делятся  на объективные, т.е. возникающие и  существующие независимо от человека, и субъективные. В свою очередь, последние  можно разделить на: 

а) барьеры, создаваемые  источником, и  

б) барьеры, возникающие  за счёт приёмника информации. 

В исследовательской  литературе обычно выделяется до десяти и более информационных барьеров. Наиболее значимыми из них являются: 

1. Пространственные (географические) барьеры. Они возникают  вследствие удаления источника  и приёмника информации друг  от друга в пространстве.  

2. Временные (исторические) барьеры. Связаны с разделением  источника и приёмника информации  во времени. При этом, чем большим  является это удаление, тем существеннее  становится информационный барьер  и тем труднее, как правило,  он преодолевается.  

3. Государственно-политические  барьеры - тормозят процесс формирования  единого мирового информационного  пространства, вследствие существования  на Земле свыше полутора сотен  независимых государств, разделённых  границами, имеющих различные  политические режимы, разные законодательства, по-разному регулирующие информационно-документационные  процессы.  

4. Режимные барьеры  - ограничивают доступ к документированной  информации. Часть информации, содержащей  государственную тайну или имеющей  конфиденциальный характер, оказывается  недоступной для широкого потребителя.  

5. Ведомственные  и бюрократические барьеры. Они  обусловлены разветвлённой, иерархической  структурой системы управления  и самоуправления (включая государственное,  местное, внутрифирменное и т.д.), которая удлиняет пути прохождения  документов, в том числе вследствие  недостаточной компетентности или  нерадивости государственных, муниципальных  и иных служащих.  

6. Экономические  барьеры - связаны с отсутствием  или дефицитом финансовых средств  для производства, передачи, потребления  информации.  

7. Технические барьеры  - возникают вследствие нехватки  или технической несовместимости  оборудования, а также технических  средств, программного обеспечения  и т.п., необходимых для оптимизации  информационных процессов.  

8. Семантические  (терминологические) барьеры - появляются  в результате различного толкования  разными людьми слов, терминов, символов. В частности, тому или иному  термину порой приписываются  разные понятия, даются различные  определения понятий.  

9. Языковые (национально-языковые) барьеры - обусловлены незнанием  либо слабым знанием языков. Между  тем, по подсчётам специалистов, существует около 3000 различных  разговорных языков, на которых  говорят народы Земли.  

10. Идеологические  барьеры - возникают между отдельными  людьми или социальными группами, вследствие наличия у них разных  систем взглядов на окружающую  действительность, различного вероисповедания  и т.п. Идеологические барьеры  могут стать (и неоднократно  становились) причиной острых  социальных конфликтов.  

11. Психологические  барьеры - связаны с особенностями  восприятия информации конкретным  человеком, с особенностями его  памяти; со свойствами человеческой  личности, с особенностями характера  человека (замкнутость, застенчивость  и т.п.); с психологическим состоянием  человека в конкретный период  времени (усталость, плохое настроение); наконец, с психофизическими возможностями  человека.  

Некоторые авторы особо  выделяют так называемые барьеры  глубины и барьеры широты. Барьеры  глубины связаны с недостаточными знаниями приёмника (потребителя) информации в той сфере или в том  вопросе, которому посвящена документированная  информация. Барьеры широты обусловлены, напротив, слишком узкой компетенцией приёмника информации, неспособного воспринимать информацию более широкого, общего характера. 

Работа с документами  требует не только знания информационных барьеров, но и возможных путей  их преодоления. Успешное преодоление  многих барьеров связано с научно-техническим  прогрессом, с использованием современных  информационных технологий. Так, пространственные барьеры достаточно эффективно преодолеваются с помощью компьютерной сети Интернет; языковые - в результате совершенствования  системы языковой подготовки и переподготовки в учебных заведениях, а также  разработки и использования соответствующих  компьютерных программ перевода текстов  на различные языки; семантические - путём создания разного рода словарей и стандартизации ряда терминов и  определений и т.д. 

Вместе с тем  необходимо помнить, что информационные барьеры в большинстве своём  не могут быть полностью устранены  или до конца преодолены, во всяком случае, в обозримом будущем. Препятствием для этого служит, прежде всего, сам  человек. Так, существуют пределы психофизических  возможностей современного человека воспринимать информацию. Человек способен принимать  и перерабатывать потоки информации, интенсивность которых составляет не более 100 бит/с. Если же интенсивность  этих потоков превышает допустимую, то пропускная способность человека снижается вплоть до полного прекращения  восприятия поступающей информации. Не приносят желаемых результатов для  преодоления, в частности, языковых барьеров попытки использования  искусственных международных языков. К настоящему времени предложено уже около 300 таких языков. Наиболее распространённый из них - "эсперанто" - является производным от английского  и ряда других германских и романских  языков и изобретён ещё в 1887 г. поляком Людвигом Заменгофом. Однако на этом языке, даже по самым оптимистическим  подсчётам, в мире говорит не более 3 миллионов человек. 

Заключение 

В результате проведенного исследования, можно сделать вывод, что свойства документированной  информации - это качества, признаки которые присущи документу вне  зависимости от того, осознаются они  человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием  понятия документа и его основными  функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние  и внутренние, а среди внешних  свойств выделить три группы в  зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника  и объекта или явления, которое  она отражает.  

Важным свойством  документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе  фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также  задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени  адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).  

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной  информации. Они находят своё выражение  в объёме информации, в её внутренней организации, структуре. 

Одним из важнейших  внутренних свойств информации является объём, дающий возможность её количественного  измерения.  

Изучение информационных свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практики документационного обеспечения  управления, в действительности тесно  связано с этой практикой. Рассмотренные  теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании  унифицированных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых  случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации и т.п. Иначе говоря, свойства документированной  информации реализуются как раз  в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением  и использованием в качестве исторических источников. 

Литература

1. Андреева В.И.  Делопроизводство. - М., 2006.

2. Бирюков Б.В., Воробьёв  Г.Г. Тезаурусный подход к коммуникативным  процессам и документальная информация // Информация и управление: философско-методологические  аспекты. - М. - Наука, 1985. С. 47-69.