Структура и содержание деловых писем

дострой вместо завершение строительства;

  незавершенка вместо незавершенное строительство;

студенты  –дневники вместо студенты дневного обучения;

студенты  –вечерники вместо студенты вечернего  обучения;

безнал, безналичка вместо безналичный  растет и. т .д.

  При употреблении терминов в деловых письмах необходимо  следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

- дать  официальное определение термина,

Например: факторинг-  продажа права на взыскание долгов;

- уточнить, расширить содержание термина  словами нейтральной лексики,

Например:…  невыполнение договора вызвано форс –мажорными обстоятельствами( ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

-  убрать  термин и заменить его общепонятными  словом или выражением.

    Трудности в восприятии текста  документа  может вызывать  неопределенное использование заимствованных  слов. Наиболее типичная ошибка- немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

паблисити вместо реклама, популярность известность,;

эксклюзивный вместо исключительный;

апеллировать вместо обращаться;

прерогативы вместо исключительное право и.т. п

В документах не должны употребляться слова и  выражения, вышедшие  из употребления( архаизмы и историзмы).

Следует писать не при сем направляет, а направляем; не сего года, а этого года( текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящий акт  составлен, а акт составлен и. т. д.  

   Довольно часто в текстах документов  встречаются ошибки, вызванные неправильным  употреблением предлогов по, в , с , благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической    окраской: конструкции без предлога  - общеупотребительны, с предлогом – характерны для деловой речи , например: меры по усовершенствованию,   опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту, центр по подготовке.

    Вместе с тем не допускается  употребление предлога по вместо предлога о ( об), если речь идет о конкретной теме, содержании, беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о о новой сделке.

     Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога   для, например:

   

Предлог по не должен употребляться вместо из –за, если указывается причина, связанная с поведением, действиями кого –либо, например:

 

Исключением являются выражения : по невниманию, по небрежности, по вине.

     Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из –за, например: Благодаря высокой  технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на  высоком техническом уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок.

   Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким падежом управляет предлог . Предлоги  и предложения сочетания, наиболее часто встречающиеся в письменной деловой речи, приведены в таблицах:

 

В официально  - деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения ( выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные ( выраженные словосочетанием) – после него. Например: актуальный вопрос , оптовый рынок; вопрос первостепенного значения.

    При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму, например: актуальный всесоюзного значения вопрос.

   При построении словосочетаний  следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ – издается; контроль-  возлагается ; цена – устанавливается; задолженность -  погашается ; рекламация ( претензия)  - предъявляется ; платеж-  производится; счет-  выставляется ( оплачивается); оплата -  производится ( гарантируется); должностные оклады – устанавливаются; порицание – выносится; договоренность – достигается; кредит выделяется и. т. п. – глагольные сочетания; доводы –веские; цены – низкие, высокие; скидки – значительные, незначительные; необходимость - настоятельная; сотрудничество  - взаимовыгодное, плодотворное, успешное; рентабельность-  высокая, низкая; расчеты – предварительные, окончательные и. т. п.- именные сочетания.

    Нарушение сочетаемости слов  официально – деловой окраски  воспринимается как стилистические  и лексические ошибки и недочеты. Так, в текстах документов не должны проявляться словосочетания типа: дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату, представить отпуск (лексические ошибки). Недопустимы также в тестах деловых писем сочетания типа: дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.

    При выборе устойчивого языкового  оборота следует учитывать особенности  фразеологии, сложившейся в официально-  деловой речи. При употреблении  сравнительной степени предпочтительней  сложная форма: менее важный , более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием « наиболее»: наиболее важный.

    В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных   конструкций вместо действительных. Например: не  мы выполним, а нами будет выполнено, не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило,  используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия( оплата гарантируется, предложение одобрено ). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога( Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и. т.п.)

    Основное требование к информационному насыщению документа-  это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи-  убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и.т . п. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительность.

    Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть « прозрачной», легко воспринимаемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и.т.д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:

Направляем  подробное описание автоматических систем управления.

Получение просим подтвердить.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли( темы) к другой. Средняя длина абзаца 4- 6 предложений, но в текстах документов могут встречаться абзацы, состоящие из одного предложения. 

Пример  письма, содержащего  ответ на запрос:

Сообщаем, что Ваш запрос получен и передан  на рассмотрение заводу-  изготовителю.

По  получении заключения завода ответ на Ваш  запрос будет выслан незамедлительно.

Каждое  последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим.

   Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный. (Введенская Л.А)

    В последовательном строе контекста одно предложение содержательно вытекает из другого, т.е. новая информация предыдущего предложения становится предметом рассмотрения в следующем предложении. Например: 

Приглашаем  Вас принять участие  в научно – практическом семинаре и выступить  с докладом. Доклады, представляющие научный  интерес, войду в  сборник научных  трудов ВНИИДАД. Издание  сборника запланировано  на 2001 г. 

В параллельном строе контекста несколько последующих предложений поясняют предыдущее, при этом предмет речи является общим, но в последующих предложениях о нем дается новая информация. Например: 

К сожалению, условия  контракта № 468 о  строительстве животноводческого  комплекса Вам не выполнены. Сроки завершения строительных работ нарушаются. С августа Ваши подрядчики не появлялись на строительной площадке. Строительство комплекса выполнено лишь на 34 %.

    Соединение предложений осуществляется  также с помощью слов  и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, в удовлетворение  Вашей претензии, поэтому, в результате этого, польского, согласно, следовательно.

   При составлении  деловых писем следует учитывать  информационную роль порядка слов в предложении. В условной  речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предложении определяется принципом «линейной» подачи материала. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем -  основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная  - в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где находится то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Например:

По  решению арбитражного суда задолженность  необходимо погасить до 1 июля 2003 года.

Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2003 года по решению арбитражного суда.

В первом предложении целью высказывания является указание срока, на который  назначено погашение задолженности. Во втором предложением целью высказывания является указание на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность.