Стандартизация и унификация

    “Контроль исполнения документов”. В ЕГСД была поставлена задача организации контроля за каждым документом, требующим ответа и исполнения. В разделе закреплены основные принципы организации контроля, его технология, установлены сроки исполнения документов. Как уже говорилось, технология контроля за исполнением документов основана на применении все тех же регистрационно-контрольных карточек, составляющих сроковую картотеку.

    Применение  рекомендаций ЕГСД в современных  условиях значительно облегчает  организацию контроля за сроками  исполнения документов. Сроковые картотеки можно вести как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Для обобщения и анализа данных об исполнении документов вполне могут быть применимы формы, приведенные в приложении к ЕГСД: перечень не исполненных документов и сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю. Эти формы могут служить основой и для разработки соответствующих форм по итогам контрольной деятельности на конкретном предприятии.

    Положения, включенные в следующий раздел ЕГСД “Составление номенклатур дел и формирование дел” [4, с.13], заслуживают особого внимания, так как они получили закрепление во всех более поздних нормативно-методических документах практически в неизменном виде.

    Раздел, подготовленный как рекомендательный, после выхода ЕГСД нашел почти  повсеместное применение. В 1980 году Положение о ГАФ СССР закрепило обязательное использование рекомендаций раздела. В разделе рассматривается ряд элементов методики составления номенклатуры дел, порядок ее согласования и утверждения, правила индексации дел. Кроме того, в него включены правила систематизации отдельных категорий документов при формировании их в дела. В приложениях к ЕГСД приводится форма номенклатуры дел. Более подробно эта методика была раскрыта в Основных правилах работы ведомственных архивов (1986 г.)

    Такое же широкое применение получили (и  получают в настоящее время) рекомендации раздела “Подготовка документов к последующему хранению и использованию”. В нем речь идет об экспертизе ценности документов, правилах подготовки документов к хранению после окончания их делопроизводством, порядке их передачи на дальнейшее хранение.

    Помощь  в работе секретарей и других специалистов по документационному обслуживанию могут оказать документы, составляющие приложения к ЕГСД. Некоторые из них уже упоминались. Это Примерный перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов; Типовое положение о канцелярии и типовые должностные инструкции; форма регистрационно-контрольной карточки; формы для сведений по контролю исполнения документов; форма номенклатуры дел.

    Помимо  названных в работе по документационному  обеспечению может быть использован еще ряд приложений:

    Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации  службой делопроизводства;

    Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения.

    Они могут служить основой для  разработки таких документов в конкретной организации.

    Формы описей дел, акта о выделении к  уничтожению документов и дел, обложки  дела в настоящее время не претерпели изменений и их можно и нужно использовать на этапе подготовки документов к последующему хранению и использованию.

    Выход в свет ЕГСД положил начало новому этапу совершенствования делопроизводства в нашей стране. Впервые появился общегосударственный документ, вобравший в себя основные правила работы с документами на всех этапах их создания и обработки. Было введено единообразие в организацию делопроизводства на всех уровнях государственного управления, поднята культура документационного обслуживания, созданы возможности для механизации, а затем и автоматизации делопроизводственных операций. Работники делопроизводственной сферы получили четкую методику работы с документами на всех этапах обработки документации в учреждении.

    Дальнейшее  развитие работ по унификации и стандартизации документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов.

    Основной  задачей этого периода было объединение  в единый комплекс уже существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления. В процессе выполнения этой работы унификация документов была направлена на создание базы информационного обеспечения этой общегосударственной системы. Создание унифицированных систем документации, предполагавшее не только разработку правил оформления документов каждой системы, но и создание альбома унифицированных форм документов, проводилось на основе определения состава видов и разновидностей документов, входящих в систему. Исследование процедур документирования типовых управленческих функций выявило значительное разнообразие видов и форм как текстовых, так и табличных документов, применявшихся в управленческом аппарате, что поставило задачу классификации видов документов, с одновременным их сокращением. Результаты этой работы были закреплены в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), впервые утвержденном в 1978 г. В ОКУД были включены виды и формы документов, являющиеся объектами унификации в процессе создания унифицированных систем документации. С применением ОКУД были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.

    Влияние унификации документов на состоянии  работы с ними в процессах управления сказалось не только на улучшении качества самих документов (за счет применения единых правил оформления документов, единообразных требований к их составлению), но и на организации оперативного хранения документов в делопроизводстве и ведомственном архиве. Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом.

    Таким образом, опыт развития документоведения, накопленный в период 1970-х -1980-х годов, демонстрирует перспективность применения методов унификации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения [7, с.198].

    Изменение в общественно-политической сфере  в 1990-е гг. естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации.

    В настоящее время при составлении  и оформлении организационно-распорядительной документации должны учитываться требования последнего стандарта СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

    Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Республики Беларусь.

    Каждый  конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

        Завершая «экскурсию» по эпохе  развития унификации и стандартизации документов, можно смело сказать, что делопроизводство развивалось (и развивается сейчас) достаточно стремительно и качественно. Ныне ведутся постоянные работы по совершенствованию и оптимизации работы с документами, а первым этапом на пути к этому стоит непосредственно унификация и стандартизация управленческих документов. 
           1.3 Этапы развития формуляра-образца 

     Документы сопровождают человека уже несколько  веков. За это время они неузнаваемо  изменились. Первоначально термин "делопроизводство" появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: "дело производить" - решать вопрос [13, с.41]. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г. В этот же период происходит развитие формуляров текстовых документов.

     Вопросы практического документоведения - создания правил работы с документами и  требования к самим документам возникали еще в XVI-XVII веках как азбуки-прописи для писцов, как трафареты-образцы, шаблонные наборы фраз и выражений в документе XVI в., как неотъемлемая часть этикета документов, отражающих официальные отношения. Например, обязательное указание полного царского титула, построение каждого вида документа по установленной схеме. Цель работы - анализ развития документоведения и приказного делопроизводства в XVI-XVII вв. Объект исследования - делопроизводство в XVI-XVII вв. Предмет исследования - история развития делопроизводства в Древней Руси и в рассматриваемый период, ранние формы документов на Руси, столбцовое делопроизводство, видовой состав документов.

       В период объединения отдельных  феодальных княжеств в единое  централизованное Русское государство  (конец XV в.) делопроизводство начинает постепенно формироваться как система. Центром объединения феодальных княжеств было Московское великое княжество и сложившееся единое русское государство, которое стало называться Московским государством. В то время высшим государственным учреждением являлась Боярская дума, которая выросла из княжеской думы. Боярская дума опиралась в своей деятельности на центральные отраслевые органы управления - приказы, являвшиеся исполнительными органами решений великого князя и Боярской думы.

     Приказы возникли из личных поручений великого князя, которые он давал, в связи  с теми или иными задачами государственного управления своим доверенным лицам - боярам и дьякам. Но выполнение поручения  нередко усложнялось и принимало  длительный характер. Поэтому лицо, получившее поручение, окружало себя дьяками и подъячими. Постепенно между возникшим штатом служилых людей распределялись отдельные функции по выполнению поручений, зарождалась структура, занимавшаяся делопроизводством, и таким путем постепенно создавалось государственное учреждение - приказ.

     Поначалу  приказы отличались недостаточной  определенностью функций, а затем  они постепенно превратились в центральный  государственный аппарат, с помощью  которого государство осуществляло свои функции. Появились такие приказы, как: Дворцовый, Казенный, Разрядный, Посольский, Поместный, Большой казны, Тайных дел, Разбойный, Холопий, Сибирский и др. В частности, Разрядный приказ ведал комплектованием и формированием войска, учитывал ратных людей, устанавливал им должностные оклады, а также руководил местным управлением. Приказ тайных дел первоначально был только личной канцелярией царя - обрабатывал петиции населения, а затем занимался управлением царским имуществом (например, стекольными и железоделательными мануфактурами), т.е. представлял собой отдельное экономическое управление. В Поместном приказе было сосредоточено обеспечение дворян и боярских детей поместными землями. Посольский приказ ведал иностранными делами.

     В 60-70 гг. XVII в. кроме новых территориальных приказов для управления освобожденными русскими землями (Литовского и Малороссийского) появились два приказа, связанных с новыми явлениями в управлении: Монастырский, ведавший монастырскими землями и судебными делами населения духовных вотчин, а также Рейтарский, созданный для организации и управления войсками нового строя, постепенно сменявшими старое дворянское ополчение.

     Общее количество приказов, существовавших на Руси в XV-XVII вв., точно не известно. По мнению исследователей, в XVII в. функционировало от 40 до 70 приказов. Внутри приказов происходит дифференциация функций, создается служилая бюрократия (дьяки, подьячие), в руках которой сосредоточивается процесс документирования и переписки. Характерной чертой данного периода делопроизводства было то, что оно в основном регулировалось не законодательным порядком, а основывалось на нормах обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение служивыми людьми.

     Приказная систем с ее централизацией, бумажным делопроизводством и бесконтрольностью порождала волокиту, злоупотребления и взяточничество. К концу XVII века приказная система пришла в упадок. 
XVIII в. для России знаменуется созданием абсолютной монархии, образованием чиновничье-дворянской империи. Преобразования Петра I затронули самые различные стороны государственной деятельности, в том числе и постановку делопроизводства. В отличие от предшествующего периода, когда делопроизводство в приказах основывалось на канцелярских традициях, в новых государственных учреждениях петровского времени - коллегиях - ведение делопроизводства определяется законодательством. Основой нового законодательства стал "Генеральный регламент" (изданный 28 февраля 1720г.). В нем были установлены нормы ведения делопроизводства, которые сохранили свою силу с некоторыми изменениями до Октябрьской революции 1917 года.