Современное деловое письмо

                                         СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

 

СДП составляется с условием унификации, правил оформления, видов писем
и международных требований к письмам.

Деловое письмо в условиях унификации – один из важнейших каналов
связи предприятия, организации, учреждения, с внешним миром.

В тексте не должно быть несколько толкований. Унификация письма
затрагивает все уровни и аспекты языка:

-его словарный состав,

-морфологию,

-синтаксис,

-графику,

-пунктуацию,

-стиль.

 

Письма, как правило, пишутся от имени коллективного субъекта.

Письма пишутся на специальных бланках согласно стандарта с комплексом
обязательных элементов (реквизитов). Бланки имеют стандарты, реквизиты.
Имеются формы сокращения, что не допускает произвольности.
 

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата от кого – кому.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.
Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен, грамотен, корректен, во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом. 

 Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

ПИСЬМА

                                               ОДНОАСПЕКТНОЕ         МНОГОАСПЕКТНОЕ                                 

Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос,
а многоаспектное - несколько. Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п. Виды писем в зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем: письмо-просьба, сопроводительное письмо, письмо-сообщение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение, письмо-благодарность, гарантийное письмо, письмо-предложение, письмо-запрос, письмо-претензия, информационное письмо, электронное письмо, международное письмо.

Виды некоммерческих деловых писем:

       Письмо-просьба.

В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, требование, приглашение при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении.
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа ,от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.( Просим Вас сообщить; Просим Вас предоставить; Просим Вас предоставить данные о; Обращаемся к Вам с просьбой о и т.д.)Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: Надеемся на положительное решение вопроса; Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение.

       Сопроводительное письмо.

Служебное письмо, составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. При регулярном отправлении грузов сопроводительные письма выполняются в формате трафарета. В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам

       Письмо-сообщение.

В данном виде делового письма даётся сообщение о каких-либо фактах, представляющих взаимный интерес, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров
.( Сообщаем Вам, что;   Доводим до Вашего сведения, что; Считаем необходимым поставить Вас в известность о)

       Письмо-подтверждение.

Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие. В отдельных случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идёт речь.( Подтверждаем получение документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.; Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах; Подтверждаем намерение; С благодарностью подтверждаем получение материалов и др.)

       Письмо-напоминание.

Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов напоминание о выполнении принятых решений, доверенностей и указание мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Пометка вторично отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее. Кроме напоминания в таких письмах часто содержаться требования выполнить те или иные обязательства.( Напоминаем Вам; Вторично напоминаем Вам; Обращаем Ваше внимание на то, что; Ставим Вас в известность, что Несмотря на неоднократные напоминания)

       Письмо-приглашение.

Может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату.

Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографическим способом тексты, так и тексты-трафареты.( Уважаемый господин Лужков!; Уважаемый Алексей Михайлович!;Уважаемые господа!; Приглашаем Вас принять участие в; Просим Вас принять участие в; Имеем честь пригласить Вас; Примите наше приглашение)

       Письмо-благодарность.

В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п .Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.( Благодарим за оказанную помощь в; Выражаем Вам свою благодарность за; Позвольте Вас поблагодарить за; Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность)

       Гарантийное письмо.

Служебное письмо, составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работы. Содержанием этого гарантийного письма является просьба в адрес корреспондента с использованием обязательного юридического стандарта( Оплату предоставление услуг гарантируем ). При этом обязательно указываются банковские реквизиты .Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.

       Информационное письмо.

Служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывается руководителем организации отправителя.

       Электронные письма.

Электронная почта - совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников - бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях зашиты дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды. Однако возникают всякого рода новые, весьма специфические особенности переписки, которых не было раньше при переписке на бумаге. При работе с электронной почтой будет, полезно следующее Золотое правило: Ваше электронное письмо ни при каких обстоятельствах не должно компрометировать ни Вас, ни Вашу компанию, ни Вашего адресата. Пишите осмотрительно, чтобы Ваше письмо не могло быть использовано против Вас!

       Международное письмо

Особые требования предъявляются к международным письмам, так как каждое
такое письмо – это лицо твоей Родины.

Реквизиты международного письма

1. Заголовок письма. Letterhead
2. Ссылка. Reference
3. Дата отправления. Date
4. Внутренний адрес. Inside address
5. Обращение. Salutation
6. Общее содержание письма. Subject line
7.Текст. Text
8. Формула вежливости. Complimentory close
9. Подпись. Signature
10. Приложение. Enclosure
11. Копии. C.C. Notation

Заголовок (Letterhead) Этот реквизит размещается в верхней части листа, в заголовок входят следующие реквизиты: а) фирменный знак; б) почтовый и телеграфный адрес; в) номера телефонов, телетайпов, телефаксов.
Примечание - Российские фирмы пишут заголовок на русском и английском языках или латинскими буквами.
Адрес получателя письма (INSIDE ADDRESS). Адрес получателя письма размещается в левой стороне бланка под ссылкой. Российский адрес: Республика,область, край индекс города, город, улица, номер дома, фирма или конкретное лицо.
Европейский адрес: Фирма( Continental Supply Company); номер, название улицы (321 Six Avenue); город, название штата или графства (New York, N.Y. 11011); страна (U. S. A.) Указание на конкретное лицо( ATTENTION LINE)
Этот реквизит размещается непосредственно под внутренним адресом и всегда подчеркивается.

Стандартная формула является неотъемлемой частью делового письма и размещается под внутренним адресом на отдельной строке. Например: Уважаемые господа, Уважаемый господин, Уважаемая господа.
Зарубежными фирмами употребляются следующие обращения Gentlemen Ladies;
Строго официально: Sir, Sirs, Madam, Mesdames,
Официально Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mesdames, Менее официально Dear Mr. Allen, Dear.
 Американские фирмы используют обращение - Gentlemen
Английские фирмы употребляют - Dear Sirs,

Указание на общее содержание письма THE SUBJECT LINE- Этот элемент не является обязательным, помещается перед основным текстом на отдельной строке, подчеркивается, указывается номер контракта или другого документа, о котором пойдет речь в письме.
Например: Касательно Контракт 1258 690
Относительно Страховой полис 714085
Re Policy 714096
In re Letter of Credit 12 547
Subject List of Addresses Re In re - по делу, касательно, относительно.

Основной текст письма THE TEXT
Этот реквизит является основной смысловой частью письма. Текст обычно разбивается на абзацы, между которыми имеются интервалы.

Как правило, таких абзацев три, последний представляет собой заключительную фразу вежливости.
 

Заключительная формула вежливости COMPLIMENTARY CLOSE - этот реквизит помещается под текстом письма с правой стороны. Наиболее распространенными являются следующие :Строго официально, С уважением,
Yours falthfully, Yours truly, Falthfully yours, Truly yours,
Официально, Искренне,
 

Подпись SIGNATURE
Этот реквизит помещается под формулой вежливости. На отдельной строке указывается название фирмы, затем следует подпись лица его должность.
Данный реквизит помещается после текста в левой части письма.

       Письма-предложения (оферты) 

имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки.

Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.
В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложения такого типа аналогичны договору о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

                                      Предложение

                      твердое                         свободное 

Если предложение на определенный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твердым.
Срок действенности предложения - необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Неполучение ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения. 
 

Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным.