Совершенствование перечней типов документов в Республике Беларусь

После статьи 149 дополнить Перечень статьей 1491 следующего содержания:

После статьи 590 дополнить Перечень статьей 5901 следующего содержания:

Графы 3 и 4 статьи 197 изложить в следующей редакции: «5 л.»; графы 3 и 4 статей 231 и 235 изложить в следующей редакции: «5 л.1»; графу 5 статей 231 и 235 дополнить словами «и после проведения нало­говой проверки» - сроки хранения документов, указанных в ст. 197, 231, 235 ("формуляры регистрации финансовых операций (валютных), подлежащих особому контролю, и журналы учета формуляров"; "юридические дела клиентов на открытие счетов в иностранной валюте"; "выписки из лицевых счетов банков иностранных государств"), уменьшены до 5 лет в соответствии с требованиями ст. 5 Закона Республики Беларусь от 11 декабря 2005 г. "О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных незаконным путем" (с изменениями и дополнениями) [8].

Графу 3 статьи 238 изложить в следующей редакции: «3 г. ЭПК1» - отметка «ЭПК», поставленная в  Перечне к срокам хранения конкретных видов документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и подлежать постоянному (государственному) хранению.

Графу 4 статьи 238 изложить в следующей редакции: «3 г.1»; графы 3 и 4 статьи 492 изложить в следующей редакции: «25 л.1»; статью 498 изложить в следующей редакции:

Графу 5 статей 499 и 500 изложить в следующей редакции: «Не менее 3 л. после налоговой проверки» - До принятия постановления Министерства юстиции для мемориальных и кассовых документов по операциям с иностранной валютой Перечнем - 2001 (ст. 498) был установлен срок храпения «10 лет после закрытия счета». Однако в соответствии с Правилами организации бухгалтерского учета и отчетности и банках Республики Беларусь вышеуказанные документы формируются в дела за определенный операционный день, по действующим и закрытым счетам, а не только по закрытым счетам клиентов. Таким образом, па практике не представлялось возможным определить конкретный срок хранения сформированных дел, которые подлежали хранению в банках практически постоянно. В связи с этим при сохранении установленного 10-летнего срока хранения соответствующих документов в ст. 499 изменена редакция графы 5: вместо "после закрытия счета" установлено "не менее 3 лет после налоговой проверки".

По этой же причине пересмотрены сроки хранения "мемориальных и кассовых документов по вкладам граждан" (ст. 498) и "мемориальных и кассовых документов по ссудам индивидуальным заемщикам" (ст. 500). Изменения обусловлены тем, что па практике эти документы формируются в дела за определенный операционный день, а лицевые счета закрываются в разные сроки. В ст. 498 уточнено название документов, а срок хранения изменен с "75 лет после закрытия счета" на "25 лет", в ст. 500 - с "25 лет после закрытия лицевого счета" на "10 лет". Существенно изменена и редакция графы 5 ст. 498 и 500: вместо "после закрытия счета" установлено "не менее 3 лет после налоговой проверки".

Внесение изменения "после налоговой проверки" в графу 5 статей 498, 499, 500 при уменьшении сроков хранения документов обусловлено необходимостью обеспечения возможностей проверок соответствующими органами полноты и правильности исчисления и уплаты налогов. Помимо налоговых проверок в соответствии с п. 6 Порядка организации и проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности и применения экономических санкций контролирующими органами могут проводиться как плановые, так и внеплановые проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности банка, а также могут организовываться встречные проверки по вопросам взаимоотношений с различными субъектами предпринимательской деятельности и физическими лицами - клиентами банка.

При установлении сроков хранении документов в Перечне - 2001 учитывались и нормы Закона Республики Беларусь от 19 июля 2000 г., №426-3 «О мерах по предотвращении легализации доходов, полученных незаконным путем». Это связано с осуществлением сделок и операций в иностранной валюте.

В указанном законе сказано:  «Хранить реестры, содержащие сведения о клиентах, архив счетов клиентов и первичные документы по финансовым операциям в иностранной валюте с момента открытия счета клиенту до истечения 10 лет после его закрытия, за исключением документов (договоров, контрактов, соглашений) по сделкам в иностранной валюте, которые хранятся в течение 20 лет после совершения этих сделок».

В связи с этим ст. 240 Перечня - 2001 для таких документов, как договоры, соглашения о купле-продаже иностранной валюты установлен срок хранения 20 лет, но в тоже время и графе «Примечание» имеется запись «После истечения срока действия договора». Например, такой договор был заключен в 2001 г., а срок его действия истекает в 2003 г., следовательно он может быть уничтожен лишь в 2024 г. Следует обратить внимание на то, что в соответствии с вышеуказанным законом в организациях для многих документов по операциям и иностранной валюте установлен срок хранения или «постоянно» или «свыше 10 лет» (10 лет; 15 лет).

Например, на основании ст. 253 Перечня - 2001 для кассовых и внебалансовых приходных и расходных ордеров с документами к ним по операциям в иностранной валюте установлен срок хранения 15 лет; для мемориальных и кассовых документов по операциям с иностранной валютой (извещения, требования, справки) в соответствии со ст. 499 Перечня - 2001 установлен срок хранения 10 лет (после закрытия счета).

Дополнить Перечень статьей 4691 следующего содержания:

В Положении о порядке применения Перечня типовых документов орга­нов государственной власти и управления, учреждений, организаций и пред­приятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценооб­разованию, финансам, страхованию, управлению государственным имущест­вом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хране­ния, утвержденном этим постановлением: в названии слова «учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь» заменить словами «организаций Республики Беларусь, индивиду­альных предпринимателей»;

Пункты 1 и 2 изложить в следующей редакции: «1. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предприни­мателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (далее - Пере­чень) является основным документом, определяющим сроки хранения доку­ментов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь (далее - организации), а также индивидуальных предпринимателей по направлениям, указанным в на­звании Перечня. «2. Перечнем надлежит руководствоваться работникам государственных архивов и архивов организаций, служб документационного обеспечения управления, членам экспертных комиссий при подготовке схем классифика­ции документов, номенклатур дел, разработке перечней документов, проведе­нии экспертизы ценности документов для отбора их на хранение или для вы­деления к уничтожению, формировании и описании дел, формировании архи­вов, переработке описей дел архивных фондов. Нормы Перечня обязательны к исполнению государственными, негосударственными организациями, ин­дивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов, образующихся в делопроизводстве.».

Часть третью подпункта 3.4 пункта 3 изложить в следующей редакции:

«В графах 3 и 4 указаны сроки хранения документов. В графе 3 - в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архи­вов, негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимате­лей. Источники комплектования государственных архивов и формы приема документов определяются органами и учреждениями Государственной ар­хивной службы Республики Беларусь. В графе 4 — в других организациях, ес­ли их документы не подлежат выборочному (видовому или групповому) приему в соответствии с решениями органов и учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь. Произвольное изменение сроков хранения документов, указанных в Перечне, не допускается.» [15, с. 253 - 255].

По тексту слова «после проведения налоговой проверки» заменить словами «после проведения комплексной налоговой проверки» в соответствующих падеже и числе.  

Согласно п. 15.1 Инструкции о порядке организации и проведения проверок налоговыми органами, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.12.2003 №124 (далее — Инструкция №124), при проведении комплексной налоговой проверки подлежат изучению вопросы уплаты всех налогов, сборов (пошлин), которые должна платить организация. Кроме того, п. 24.3 Инструкции №124 установлено, что плановые комплексные проверки (далее будем их называть просто комплексные проверки) большинства добросовестных плательщиков (которые вовремя платят налоги, сдают отчетность и, вообще, находятся на хорошем счету у налоговых органов) необходимо проводить не реже одного раза в 5 лет.

Учитывая тот факт, что во время комплексной проверки проверять положено весь период начиная с даты государственной регистрации плательщика (или с даты проведения последней комплексной проверки) и по дату начала проверки, можно представить тот огромный объем работы, который должны проделать налоговики при проведении подобной проверки только одного предприятия. Соблюсти указанную периодичность для всех организаций просто невозможно. А значит, контролирующие органы вынуждены либо переносить комплексные проверки многих плательщиков на более поздние сроки, либо проверять их деятельность, выборочно (т.е. не комплексно) [8].

Изменения и дополнения внесены постановлениями Белкомархива от 28.04.2004 №4, Министерства юстиции Республики Беларусь от 31.08.2007 №58, от 12.01.2009 №5 и от 28.07.2009 №59 и  постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 №82, от 12.01.2009 №5 и от 28.07.2009 №59.

Использование внесенных изменений позволит организациям правильно соблюдать требования актов законодательства, определяющих порядок хранения документов.