Составление описи документов архивного фонда

Составление аннотаций в описях на фотодокументы

Факты и события, отраженные в фотодокументах, излагаются в аннотациях современным русским языком, без вводных слов и сложных синтаксических (причастных и деепричастных) оборотов. Отдельные термины, а также наименование учреждений, административно-территориальных единиц и географических названий, характерные для досоветской, советской и постсоветской эпох и выражающие их особенности, сохраняются.

Текст аннотации должен метко, конкретно и лаконично отражать смысловое содержание фотодокумента; употребляются только официальные, общепринятые сокращения слов. Данные, установленные предположительно, пишутся в квадратных скобках.

При составлении аннотаций, как правило, не употребляются эпитеты «выдающийся», «известный», «великий», «лучший».

Заголовок и аннотация фотодокумента в описях

Заголовок фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки. Заголовок фотодокумента располагается в нескольких графах.

Заголовок фотодокумента (в описи фотодокументов)

Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенных на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на документе указывается: «второй слева…» или «в центре группы…». Подробно о правилах составления аннотаций на фотодокументы» излагается в разделе 3.2. «Составление аннотаций в описях на фотодокументы настоящих рекомендаций.

Заголовок фотоальбома включает собственно заголовок или название фотоальбома, фамилию автора(ов), крайние даты фотоотпечатков и место съемки.

Заголовок фотоальбома (в описи фотоальбомов)

Формы описей дел и документов

Для описания управленческой документации в соответствии с Правилами 2007 г. употребляется 3 формы описей.

1. Форма описи дел постоянного хранения, составленной в архиве.

Она приведена в приложении к «Правил 2007 г.» Разновидность этой формы описи для описания в архиве дел по личному составу, отличающаяся дополнительной графой №5 «Срок хранения (тома, части)» приведена в Приложении №2. Эту же форму описи следует использовать при усовершенствовании и переработке описей в архивах. Официальное название организации, сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), годе(ах), за который включены дела в опись, указывается на титульном листе к описи.

2. Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации. Она находится в приложениях «Правил 2007 г.» и №1 «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002).

3. Форма годового раздела описи дел по личному составу, составленная в организации, приведена в приложениях «Правил 2007 г.» и приложении №3 «Основных правил работы архивов организаций» (М., 2002).

Описи дел постоянного хранения и по личному составу должны составляться строго по установленным формам, отступление от которых недопустимо. Все реквизиты описи следует располагать на определенных для них местах.

При описании документов постоянного хранения и по личному составу, поступивших в архивы неописанными, а также при усовершенствовании и переработке описей, используется форма описи, в которой название фонда, его номер, номер описи и крайние даты документов указываются на титульном листе. На первом листе раздела описи в верхнем правом углу помещается гриф утверждения экспертно-проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов. Опись подписывается составителем и указывается дата составления. Эта форма не предусматривает согласования с экспертной комиссией администрации и утверждения управляющим делами (руководителем аппарата) администрации

ГЛАВА 2. СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ ОПИСИ, ТРЕБОВАНИЯ К ЕГО СОСТАВЛЕНИЮ

Для более эффективного использования документной информации, содержащейся в описях архивных фондов, в научных и практических целях к ним создается справочный аппарат, который включает: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, переводные таблицы шифров (в случае переработки описи), указатели. Каждый из указанных элементов справочного аппарата описи несет определенную информационную нагрузку, а состав элементов, которым снабжается опись, определяется дифференцированно, с учетом информативности архивных фондов. Справочный аппарат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а так же способствует поиску необходимой информации (указатели); уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров). При составлении-научно справочного аппарата к описи необходимо правильно и точно оформлять его елементы.

Титульный лист.

На титульном листе описи помещаются: полное название архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи; крайние даты документов, внесенных в опись. Титульный лист законченной описи, составленной в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах, по каторой в госархив принимаются документы учреждений, содержит следующие реквизиты: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи с указанием категорий включенных в нее документов (постоянного, временного хранения и т.д.).

Предисловие.

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.

В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям.

При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории таможенного органа - фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.

Список сокращений.

Основное назначение списка сокращений слов – сократить объем и провести унификацию приемов описания как в тексте самой описи, так и в справочном аппарате к ней. В список сокращений слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых, а также сокращенные обозначения названий учреждений, организаций, предприятий, кроме хорошо известных. Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью и в круглых скобках дается их сокращенное название, а при повторном внесении их в опись они приводятся только в сокращении.

Переводная таблица шифров.

Переводная таблица шифров составляется к переработанной описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т.е. при их перешифровке. Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме: № единицы хранения по старой описи, № единицы хранения по новой описи, примечания. Она составляется на основе карточек, на которых проводилось описание единиц хранения: в левой стороне карточки указан старый шифр единицы хранения, в правой – новый шифр. Систематизация карточек проводится по порядку старых шифров.

Переводная таблица помещается в конце описи. При наличии в фонде нескольких описей, составляются переводные таблицы к каждой описи.

Указатели.

К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета. Такой указатель представляет собой перечень предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрывают необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Указатели могут включать сведения из заголовков единиц хранения как одной описи, так и всех описей фонда.

Основным элементом указателя является рубрика, которая состоит из предметного понятия и поисковых данных.

Назначение указателя влияет на состав рубрики: она может быть простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь подрубрику или гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик.

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВНОГО ФОНДА

Архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянном хранению.

В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

- структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

- номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

- географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.