Составление и оформление структуры и штатного расписания предприятия

Содержание

1. Порядок прохождения и исполнения входящих документов.

2. Составление и оформление структуры и штатного расписания предприятия.

3. Практическое задание.

4. Список использованной литературы.

Порядок прохождения и исполнения входящих документов

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем.

Делопроизводственные службы обязаны обеспечить учёт и контроль за движением таких документов. Учёт телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи, а затем передаваться в канцелярию.

Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют

правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений.

Неправильно адресованные и повреждённые документы возвращаются отправителю. Если в конверте находится служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. Вместе с документами необходимо сохранять конверты.

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документа работником службы делопроизводства повышает эффективность управленческого процесса в целом.

Главная цель предварительного рассмотрения документа – установить подразделение или должностное  лицо, которому необходимо отправить документ на рассмотрение. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.

Исходя из оценки документа, и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителей. Дальше документы направляются на регистрацию. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров, начиная с календарного года) производится в день поступления документа.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению или исполнителю, проставляется условное обозначение «код» структурного подразделения, в которое направляется документ или фамилия исполнителя.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др.

Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно.

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные – в структурных подразделениях.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

  Результаты рассмотрения документов руководителями отправляются в резолюциях. С резолюцией документ передаётся ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передаётся каждому из них поочерёдно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются копии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Документы регистрируются на карточках (программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке).

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

Составление и оформление структуры и штатного расписания предприятия.

На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом):

· Входящий номер и дата регистрации;

· От кого поступил документ;

· Количество листов и экземпляров;

· Дата полученного документа и исходящий номер;

· Краткое содержание документа.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам и т.д. При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел «Документы на докладе».

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется по единой форме регистрационной карточки. Бланки карточек желательно изготавливать типографским способом на плотной бумаге А5 или А6. Допускается цветовое различие карточек. Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

Применение карточек для регистрации повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоёмкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри организации осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства – пневмопочту и транспортёры.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документа на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

· Внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

· Организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с

объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

· Организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

· Организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.

Как и для большинство других кадровых документов, строгих требований к порядку разработки и утверждения штатного расписания нет. Руководитель вправе сам определить эту процедуру или поручить это кадровику. Чтобы вы ничего не упустили, составляя и утверждая данный локальный нормативный акт, мы решили по шагам расписать все необходимые действия.

Штатное расписание - это локальный нормативный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Оно содержит перечень структурных подразделений и должностей, сведения о количестве штатных единиц и размерах должностных окладов и надбавок, установленных у работодателя. Данный документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, а значит, работники кадровой службы и бухгалтерии несут ответственность за его составление и оформление. Несмотря на то, что штатное расписание относится к кадровым документам, с точки зрения содержания это прежде всего экономический документ, и его составление требует наличия определенных знаний в области экономики.

Разработку штатного расписания работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку этого документа, были определены в локальных нормативных актах, например в Инструкции по делопроизводству. Здесь же обычно закрепляется процедура внесения изменений в этот документ.

Таким образом, в Инструкции по делопроизводству мы рекомендуем определить:

1) сроки разработки штатного расписания (внесения в него изменений) и приказа об утверждении штатного расписания (приказа о внесении изменений);

2) состав нормативных правовых актов и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых разрабатывается данный документ;

3) работников, ответственных за составление и оформление штатного расписания и приказа о его утверждении (за внесение в него изменений и составление и оформление приказа о внесении изменений);

4) работников, с которыми необходимо согласовывать проект этого локального нормативного акта (вносимые изменения).

Следует иметь в виду, что согласование проекта штатного расписания не является обязательным. Для придания этому документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования его содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Координировать работу по подготовке штатного расписания может отдельный работник, например заместитель руководителя организации, ответственный за персонал, или иное уполномоченное должностное лицо.

ЭТАП 1

Составление проекта штатного расписания

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется унифицированная форма N Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N37, составление штатного расписания - это обязанность экономиста по труду, который является работником отдела организации и оплаты труда. Однако в организации может не быть таких структурных подразделений и специалистов, и чаще всего на практике разработка штатного расписания поручается специалистам бухгалтерских, кадровых и юридических служб.

Штатное расписание составляется в форме таблицы, включающей десять граф (приложение 1).

ЭТАП 2

Оформление штатного расписания

ШАГ 1

Оформляем реквизиты унифицированной формы

При составлении штатного расписания оформляются следующие реквизиты:

1. Наименование организации.

Указывается в соответствующей строке унифицированной формы N Т-3 в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Общество с ограниченной ответственностью "Техник" (ООО "Техник")

2. Код организации.

Код, включающий восемь знаков, проставляется в зоне кодирования унифицированной формы N Т-3 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код

Форма по ОКУД/0301017

по ОКПО/65498732

3. Дата составления.

Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.

Номер документа/Дата составления

/17.12.2009
4. Период действия.

В соответствующей строке унифицированной формы N Т-3 указывается, на какой период составлено штатное расписание и с какой даты оно начинает действовать.

на период 1 год с "01" января 2010 г.

ШАГ 2

Подписываем штатное расписание