Составление и оформление справочно-информационных документов

2.10 Сводка, заключение и список

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.). 

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. 

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. 

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. 

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию - руководителем. 

Заключение - это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. 

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертационные дипломные проекты), проекты стандартов и др. 

Заключение должно иметь заголовок с указанием названием документа или вопроса, на который оно подготовлено. 

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. 

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний нет". 

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя. 

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. 

В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения. 

Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. 

Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы. 

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации, или вышестоящим органом. 

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами. 

Список - это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. 

Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. 

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости - руководителем организации. 

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - Пункт 69.

2. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. - Раздел 2.1.

3. Т.В. Кузнецова. "Делопроизводство (документационное обеспечение управления)" - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003.

4. В.А. Кудрявцев и коллектив авторов "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2001.