Состав, структура и специфика документации системы менеджмента качества

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Состав, структура  и специфика документации системы менеджмента качества

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

 

1. Введение 3

2. Общая структура  документации систем менеджмента  качества 5

2.1 Политика в области  качества. 6

2.2 Цели в области  качества 8

2.3 Руководство по  качеству 9

2.4  Процедуры СМК 11

2.4.1 Управление документацией 12

2.4.2 Управление записями  о качестве 13

2.4.3 Управление несоответствующей  продукцией 14

2.4.4 Проведение внутренних  аудитов 14

2.4.5 Процедура корректирующих  действий 15

2.4.6 Процедура предупреждающих  действий 15

2.4.7 Структура и  формат документированных процедур 16

2.5 Обязательные записи 17

3. «Переменные» документы 18

3.1 Карты процессов 18

3.2 Перечень документов 19

4. Заключение 20

5. Список использованной  литературы 21

 

 

 

 

 

1. Введение

 

Актуальность

В условиях интеграции нашей  страны в мировую экономику, вступление России во всемирную торговую ассоциацию (ВТО), активной работы с иностранными партнерами, не только государства, но и крупного, а подчас среднего бизнеса, знание международных стандартов и состав входящих в систему СМК документов, необходимо все большему кругу управленческих работников.

Это имеет особое значение для  специалистов аппарата управления совместных предприятий, представительств зарубежных фирм, все тех, кто взаимодействует  с зарубежными партнерами. Существующие международные нормы в области  документации также должны учитываться  при разработке правил работы с документами  в нашей стране. Знание стандартов ИСО помогает правильно оценивать  принимаемые в нашей стране и  за рубежом нормативные акты и  методические пособия

Следует учитывать, что применение международного стандарта, регионального  или национального стандарта  другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или  частичного включения его содержания в отечественный нормативный  документ по стандартизации. Сегодня  Госстандарт России считает своим  главным приоритетом внедрение  международных стандартов. К настоящему времени наша страна гармонизировала  около 50 % своих стандартов в области  информационных технологий, что вполне сопоставимо со средними показателями по европейским странам. Многие международные  стандарты вводятся в действие в  нашей стране методом "обложки", т.е. переводятся и внедряются без каких-либо изменений, при этом в их обозначении содержится надпись "ГОСТ Р ИСО".

 

Цель

Разобрать состав, структуру  и специфику документации системы  менеджмента качества.

Задачи работы

1. Определить состав документации СМК

2. Обозначить структуру  документации СМК

3. Выявить специфику внедрения  и использования документов СМК,  в условиях России

Объект

Объектом данной курсовой работы является документация системы  менеджмента качества.

Предмет

Особенности состава документации СМК в условиях России.

Методы исследования

В данной курсовой работе особое значение имело изучение нормативно-правовой базы (конкретно Стандартов ИСО), а  так же изучение и обобщение отечественной  и зарубежной практики по данной теме.

2. Общая структура документации систем менеджмента качества

 

Состав и структура  документации системы менеджмента  качества (далее СМК) мы будем анализировать в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001:2008. Стандарт идентичен международному стандарту ИСО 9001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования» (ISO 9001:2008 «Quality management systems - Requirement»).¹ Структура документации СМК представляет собой иерархическую систему взаимосвязанных документов.  Часть документов явно оговорена в стандарте, другая только подразумевается и четко не прописана. Поэтому структура состоит из обязательных документов и переменных, зависящих от конкретной организации.

К обязательным постоянным документам относятся:

-Политика в области  качества;

-Цели в области качества;

-Руководство по качеству;

- Шесть обязательных процедур  системы качества или по-другому  6 видов деятельности;

-Обязательные записи (15 видов)²

Переменные документы  «документы, включая записи, определенные организацией как необходимые ей для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими».³ К таким документам могут относиться различные планы, карты или схемы процессов, рабочие инструкции, отчетные формы, договора, нормативные документы, накладные и пр. То есть можно считать, что под эту «переменную» составляющую подпадает практически вся документация организации.

Некоторую помощь может оказать  стандарт ISO/TR 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента  качества». Однако использование данного  стандарта может внести ненужные для специфики организации документы, усложнить структуру. Поэтому лучше  использовать систему документации, которая уже сложилась в организации, наиболее удобна и адаптирована, и  дополнить ее необходимыми уровнями и документами, требуемыми ГОСТ Р ИСО 9001:2008 (далее стандарт).

Типовую иерархическую структуру  документации представляет (Приложение А), где Уровень «А» описывает  систему менеджмента в соответствии с заявленными политикой и  целями в области качества. Уровень  «В» описывает взаимосвязанные  процессы и деятельность, необходимую  для внедрения системы менеджмента  качества. Уровень «С» содержит подробные  рабочие документы.

2.1 Политика в  области качества.

 

Политика в области  качества является одним из самых  важных стратегических документов организации. В нем содержится основные принципы работы и развития ее системы управления в области качества. Как правило, это декларативный документ.

В стандарте указанно следующее: «Высшее руководство должно обеспечивать, чтобы политика в области качества:

•  соответствовала целям  организации;

•  включала обязательство  соответствовать требованиям и  постоянно повышать результативность системы менеджмента качества;

•  создавала основы для  постановки и анализа целей в  области качества;

•  была доведена до сведения персонала организации и понятна  ему;

•  анализировалась на постоянную пригодность»⁴.

Содержание этого документа  формируется таким образом, чтобы  охватить деятельность каждого работника  и ориентировать весь коллектив  предприятия на достижение поставленных целей. При отсутствии четкой и документально  оформленной политики деятельность предприятия в области качества неопределенна и случайна. Документально  оформленная политика в области  качества дает возможность работникам предприятия, а также его поставщикам  и потребителям получить четкое представление  об официальном отношении руководителей  предприятия к качеству производимой продукции.

Значение этого документа  в нашей стране, в силу самобытности отношения русского человека к подобного рода документам, ничтожно мало. В России привыкли не доверять документам, не имеющим конкретного практического значения. Да и вообще использование документов, без которых «можно обойтись», имеет символический характер.  Хотя положительное влияние, которое мог бы оказывать этот документ нельзя не отметить. Следование политики в области качества приводит к сплоченности коллектива, его работы и соответствию ожиданиям результатов работы.

Говоря о том, что политика в области качества должна соответствовать  целям  организации, необходимо отметить, что Политика так же должна отражать «назначение» организации, её миссию, а не просто цель деятельности. Цель каждой коммерческой организации недвусмысленно прописана в её Уставе – это извлечение прибыли. Здесь же речь идёт о самоидентификации организации. Должно быть указано, что это за организация и чем она интересна обществу и, в частности, конкретному клиенту.

2.2 Цели в области  качества

 

Цели в области качества является документом, устанавливающим  каких результатов, в области  качества, она хочет достигнуть. Как мы уже знаем, политика в области  качества, является декларированным  документом, каждая декларация должна «раскладываться» на конкретные цели, планы и действия по реализации указанных  деклараций. Отсюда появляется и прямая связь политики в области качества с целями в области качества.

Цели в области качества должны быть направлены на реализацию деклараций политики, но в отличие  от политики, цели имеют конкретные показатели, которые можно измерить и достигнуть в ограниченные периоды  времени.

Это может быть единый документ или их будет несколько, где зафиксировано, что должно быть достигнуто на предприятии к указанному сроку в части качества продукции. Это должны быть не просто цели на примере «Починить к концу года автомобиль ВАЗ 21-09» или «Сократить текущие расходы на 50%» это должны быть перспективные «Цели – результаты» в области качества.

Расширение ассортимента выпускаемой продукции

Расширение географии  поставок продукции

Улучшение свойств обертки

Снижение уровня дефектов в продукции

Расширение системы сервиса  продукции

И т.п.

 

При разработке целей необходимо следовать принципу «SMART»⁵

Specific – конкретные, документированные.

Measurable - измеримые, определены правила измерения степени достижения.

Achievable - достижимые, т.е. имеется план достижения

Result-oriented - ориентированной на Результат. А не на процесс.

Time-limited - ограниченной по времени.

2.3 Руководство по  качеству

 

Руководство по качеству это  документ,  определяющий систему  менеджмента качества организации, то каким образом организованна  система качества, какую структуру  она имеет, какова структура документации системы качества.

Руководство по качеству целесообразно  составлять после формирования всей системы документации СМК организации.

Руководство по качеству должно содержать:

• область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений;
• документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них;
• описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества.⁶

Руководство по качеству это, как правило, один документ, структура  которого привязана к структуре  Стандарта либо к технологической  цепочке производства.  Если к  структуре стандарта, то в каждой главе описывают, как выполняется  конкретное требования стандарта в  подразделениях организации. В случае построения руководства по качеству, структура которого привязана к  технологической цепочке производства,   каждая глава описывает, на какие  требования Стандарта обращается особое внимание на различных этапах создания продукции.  

Если это два документа, то они составляются в различной  степени подробности и режиме доступа. Один – для общего доступа  клиентов и всех заинтересованных лиц, другой – весьма подробный, вплоть до ограничения доступа.

Каждая организация должна разработать свое руководство по качеству. Для малой организации  целесообразно дать в руководстве  полное описание системы менеджмента  качества, включая все требуемые ГОСТ Р ИСО 9001:2008 документированные процедуры. Крупным международным организациям, в силу их многосторонней направленности, возможно понадобится разработать несколько руководств (для международного, национального или регионального направлений деятельности).

Руководство по качеству должно содержать область применения системы  менеджмента качества, детальное  обоснование любого исключения, документированные процедуры или ссылки на них, а также описание процессов, охватываемых системой менеджмента качества, и их взаимодействия.

В руководство по качеству следует включить информацию об организации, в том числе ее название, адрес, данные для связи. Может быть приведена  дополнительная информация, например, направление деятельности, историческая справка, сведения о размере организации.

ISO/TR  10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества» содержит подробные рекомендации при составлении Руководства по качеству.

Название и/или область  применения руководства по качеству должны указывать, какая организация  будет его применять. В руководстве  должна быть сделана ссылка на стандарт, на основе которого разрабатывается  система менеджмента качества. В  оглавление руководства по качеству должны быть вынесены номер, и название каждого раздела и номера страниц, на которых эти разделы расположены.

Еще одой особенностью является то, что Руководство по качеству может содержать в себе Политику в области качества, в соответствующем  разделе или в приложении. Но такие  случаи встречаются редко, говорит  Эрве Миньо высококвалифицированный специалист в области систем менеджмента, сотрудник "Бюро Консалтинга Менеджмента"⁷