Автор: Пользователь скрыл имя, 13 Марта 2012 в 17:45, контрольная работа
Классификация (от лат. classis – разряд, класс) – систематическое деление и упорядочение понятий и предметов . Классификация является одним из методов познания, без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.
1. Классификация документов.
2. Складывание систем документации.
3. Унифицированные системы документации.
6
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
Государственное учреждение
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА
ОТРАСЛЕВОЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ
ГОДИЧНЫЙ ЗАОЧНЫЙ КУРС ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ
ПЕРЕПОДГОТОВКИ ПО ДОУ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
ТЕМА: СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
Москва
2012
План
1. Классификация документов.
2. Складывание систем документации.
3. Унифицированные системы документации.
1. Классификация документов.
Классификация (от лат. classis – разряд, класс) – систематическое деление и упорядочение понятий и предметов[1]. Классификация является одним из методов познания, без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.
Классификация документов – система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде схемы. Для проведения классификации документов необходимо учитывать следующие положения:
- признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия – членами деления;
- одно и то же деление должно осуществляться на одном и том де основании (требование непересекаемости);
- сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность деления недопустимы (требования соразмерности);
- члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);
- члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности)[2].
В истории науки было множество попыток исследования многообразия документов с помощью выявления сходства и различия между ними, поиска способов их идентификации, устойчивых сочетаний и свойств и их группировки в виде обобщенной идеализированной модели. Все многообразие документов можно классифицировать по различным основаниям.
По способу документирования различают: рукописные письменные (текстовые), изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта), графические (документы, выполненные графическим способом), фотодокументы, фонодокументы, кинодокументы, документы, созданные с помощью компьютерной техники.
По происхождению различают документы личные, созданные вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей, и официальные, созданные юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке.
По видам и направлениям деятельности различают: управленческие, научные, технические, производственные (технологические), справочные и др.
Документы можно классифицировать по функциям управления. Распорядительная деятельность в управленческой практике выражается изданием приказов и указаний, постановлений, решений распоряжений. Планирование – посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях и др.; учет – составлением и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; регламентация отдельных направлений деятельности проводится в виде издания инструкций, методических указаний, регламентов, правил[3].
2. Складывание систем документации.
Система документации – это «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению»[4]. Система документации – категория объективная, ее формирование и применение в управленческой документации определяется историческим периодом в жизни государства и общества. Складывание традиционной формы документа происходило в рамках создания и развития отечественного делопроизводства. В период формирования и расцвета Древнерусского государства (IX-XV) русский народ имел свою письменность, о чем свидетельствуют дошедшие до наших дней письменные документы, которые использовались для документирования частной жизни (частные письма новгородцев на бересте). Дошедшие до нас из глубины веков письменные источники (летописи, путевые записки иностранцев) свидетельствуют о наличии документирования ряда управленческих функций. В Древнерусском государстве начинается процесс формирования правовой документации. В XI в. были созданы выдающиеся письменные памятники права: Русская правда, Правда Ярослава, Правда Ярославичей, которые к началу XII в. были объединены в Краткую правду. Распространенным документом в Древнерусском государстве был договор, или, как его называет Русская правда «ряд». Охране частной собственности придавалось большое значение, что вызывало необходимость регистрировать факт владения ею в различных грамотах. Там же фиксировались привилегии купцов, доходы церкви, различные соглашения, завещания. В период феодальной раздробленности (XIII-XVвв.) развитие общественных отношений фиксировалось в частноправовых актах (вкладные, купчие грамоты на землю и иное имущество, кабалы, закладные, заемные, служилые, на заем денег, движимого и недвижимого имущество, полные грамоты на продажу в рабство, отпускные грамоты при отпуске на свободу и др.). Отношения между княжествами закреплялись в договорах великих и удельных князей. Тогда же создаются письменные памятники права - судные грамоты. Властные указания подчиненным верховная власть фиксировала в указных грамотах, судебная деятельность сопровождалась составлением судных списков, правовых грамот, бессудных грамот, мировых. Этот период можно назвать временем накопления опыта в области составления документов: формировались формуляры документов, устанавливались приемы их удостоверения – подписи, скрепы, печати, возникали стадии написания документа – черновики и беловики, но это все же период накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами, (договоры с Византией 911 и 945 гг.). Следующим этапом было Приказное делопроизводство (XVI-XVII вв.). Образование Русского государства в конце XV в. потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь, высшим органом управления XVI-XVII вв. стала Боярская дума – собрание старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов дьяков. Местное органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли свою деятельность в избах (губной, приказной, земской). Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в избе. Наиболее четкая система делопроизводства сложилась в центральных учреждениях – приказах. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI-XVII вв. осуществлялось с использованием достаточно большого числа видов и разновидностей документов. От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры. Между собой приказы сообщались памятями, память направляли и подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. Система делопроизводства – столбцовая. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений, а в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уложение, которые определяли деятельность судебных органов, законодательно регламентировали состав документов, правила их оформления, порядок рассмотрения. В начале XVIII в. в результате активной преобразовательной деятельности Петра 1(1672-1725) в России были осуществлены административные реформы. Высший светский орган – Сенат, церковный – Синод. Приказы заменены коллегиями, местные учреждения преобразованы в бурмистрские избы: городовые магистраты, ратуши, губернские и провинциальные канцелярии. Делопроизводство – коллежское. Основой деятельности системы государственных учреждений России XVIII в. стало законодательство. В 1720 г. был издан Генеральный регламент, по которому в законодательном порядке была определена внутренняя организация коллегий, их структура, правила внутреннего распорядка и поведения чиновников, убранство камор – присутствующих мест, организация работы с документами: правила регистрации, контроля за исполнением, порядок их составления, удостоверения, штатный состав, должностные обязанности чиновников. В XVIII в. появляется новый вид документа – протокол, что регулируется в специальной статье Генерального регламента, частные лица по-прежнему обращались с челобитной, иногда их стали называть «прошения челобитчиков», в последней четверти XVIII в. этот вид стал называться «прошение». Для «сношений» между военными были рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях; ход военных действий в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, конвенциях, инструментах, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами использовались ноты, мемуары, меморандумы, письма; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Для бухгалтерского учета вели баланс – особую таблицу, главную книгу, где систематизировались все хозяйственные операции, стали применять термины баланс, дебет, кредит, бухгалтер. Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями, что фиксировалось в «ревизских сказках». В этот период складывается система документации по личному составу: формулярные (послужные) списки (о чиновнике государственной службы с семейного положения до выхода в отставку или на пенсию). В 1700 г. Указ Петра 1 предписал заменить столбцы тетрадями. Составление документов на листах привело к тому, что реквизиты Адресат, автор, вид документа, подпись, даты составления (подписания, получения), скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий) выделяются из текста и занимают определенные, достаточно строго фиксированные места на листе бумаги. Введение в 1722 г. в действие Табели о рангах повлияло на документирование, стали в обращении употреблять титулы (высокопревосходительство, высокородие, благородие). В 1775 г Екатерина 11 осуществила административную реформу, был издан закон «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи», что изменило систему местного управления, по которой от вышестоящих органов управления подчиненным направлялись указы, а от подчиненных рапорты и доношения, равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения. В начале XIX в. система государственных учреждений России в результате административных реформ Александра 1 стала: высшие государственные учреждения Правительствующий Сенат, комитет Министров, Государственный Совет, позже во второй половине XIX в. создан Совет Министров. Вместо коллегий министерства, местные учреждения работали в соответствии с законом 1775 г. Высшие государственные учреждения основывали свою деятельность на принципе коллегиальности, делопроизводство в них велось в соответствии с документами, названными «учреждениями», но начинает развиваться в деятельности новых центральных органов управления принцип единоначалия. Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 08 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых 8 министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811 г. «Общего учреждения министерств», все это привело к тому, что принцип единоначалия – одно лицо решет вопрос в рамках его компетенции; принцип иерархии – распределение функций между структурными подразделениями и последовательность подготовки решения – от нижестоящих к вышестоящим. Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств: от императора министр получал указы и повеления, а министр направлял императору доклады (или записки) и представления, от Государственного Совета получал высочайше утвержденные мнения, а направлял – представления. Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами. В «Общем учреждении министерств» впервые установлена зависимость юридической силы документа от его оформления, были приложены 4 формы переписки, служившие эталоном для составления и оформления документов. Появляются бланки документов с угловым расположением реквизитов. В «сношениях» на одних документах наименование вида обозначалось, а в других «беззаглавных» отсутствовало и определялось по соподчиненности автора и адресата. Документы имели подпись и скрепу, в которых указывали наименование должностей. Формуляр документа этого периода развивается по пути формализации, четких правил оформления и расположения реквизитов. В 1911 г. выходит Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве, которое представляет собой типовую инструкцию по делопроизводству. На всем протяжении XIX в. издаются письмовники с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами. Делопроизводство в советскую эпоху (1917-1991 гг.), прежде всего, развивается по пути формирования системы советского делопроизводства в первые годы советской власти в области документирования. Высший орган власти – Всероссийский съезд Советов, исполнительный орган между съездами Всероссийский центральный исполнительный комитет (ВЦИК), высший орган управления Совет народных комиссаров (Совнарком), отраслевые органы управления народные комиссариаты (наркоматы, в 40-е гг. стали министерствами, органы государственной власти на местах губернские и уездные советы, органы государственного управления исполнительные комитеты (исполкомы)). Стали широко вместо переписки использоваться телефонограммы, была четкая централизация, стали применять типовые тесты, общепринятые сокращения, подпись ставили не более 2-х должностных лиц, писали на маленьком формате 1/8 листа и посылали без конвертов Конституции 1918 и 1924 определили виды актов, издаваемых органами государственной власти и управления, порядок их издания. В национальных республиках и областях можно было вести делопроизводство на местных языках, уходящие документы за пределы республики на 2-х языках. 1920-30-е гг. НОТ и как часть НОУТ (научная организация управленческого труда), но общегосударственные правила работы с документами так и не были приняты. 1960-е гг. стремление придать делопроизводству общегосударственный характер. 1970-е гг. создание ЕГСД, одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г., однако, на этом нормативном документе не было грифа утверждения постановлением правительства. Что практически лишило ее официального статуса. 1988 – вторая редакция ЕГСДОУ, положения которой распространялись на все системы документации, включая документы. Создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии. В 1991 г. ЕГСДОУ преобразована в ГСДОУ. В 1972 г. были введены в действие первые стандарты на ОРД. В 1989 был издан Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Внедрение средств вычислительной техники, потребовало разработки унифицированных систем документации (УСД), представляющих собой комплексы взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унификация и УСД будут подробнее рассмотрены в следующем разделе.
Реализация типовых управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводится на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. В делопроизводстве различных организаций соотношение документов из различных систем документации будет неодинаковым, т.к. оно зависит от направлений деятельности той или иной организации, ее места в системе федерального управления и, рядя других причин, но в деятельности любой организации используются документы, документирующие исполнительную, распорядительную и организационную деятельность, являющиеся основной документацией, с которой работает делопроизводственная служба.
3. Унифицированные системы документации.
ГСДОУ в разделе 2 «Документирование управленческой деятельности» в п. 2.2. «Унификация и стандартизация управленческой документов» рассматривается смысл данного направления работы. Унификация – это приведение каких-либо объектов (в т.ч. документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в т.ч. и в документировании. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек, сложившихся в системе документации, лишних и дублирующих документов. Унификация позволяет улучшить качество документов, т.к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и агентствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в отраслевых УСД; внедрение разработанных ОКТЭСИ; ведение УСД И ОКТЭСИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Стандартизация – деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Стандарт – документ, в котором в целях многократного добровольного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения (ФЗ от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»). Одна из целей стандартизации – достижение технической и информационной совместимости, поэтому стандарты РФ затрагивает не только бумажные документы, но и создание, и эксплуатацию компьютерных систем и технологий. УСД – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности [5]. Стандартизация проводится не только на национальном уровне, но и международном. Широкое распространение в мире получили стандарты ИСО. Разработкой стандартов в ИСО заняты Технические комитеты ТК Стандарты на документы и информацию в области управления, торговли и промышленности разрабатывает ТК 154 , в области банковского дела – ТК 68, воспроизведения документов – ТК 171. В международном масштабе стандартизация технических и конструкторских параметров документов и стандартизация их информационных элементов являются одним из аспектов управления документами.
В настоящее время действует 9 УСД: унифицированная система организационно-
УСОРД включает: организационные документы (устав, положение, инструкции, договор); распорядительные документы (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, протокол); информационно-справочные документы (акт, докладная и объяснительная записка, справки, служебное письмо и др.). В кадровом делопроизводстве широко используется Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. В организации используют типовые формы документов, предполагающие оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации. Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации, - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Альбом форм документов организации – это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
Формирование систем документации требует определенной организации хранения информации. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки, потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд. Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.
Архив – это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования, а также термином «архив» обозначается совокупность архивных документов (рукописей, писем, фотографий и т.д.), в т.ч. какого-либо отдельного лица. Архивный фонд представляет собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. Различают: архивный фонд учреждения, организации, предприятия – комплекс документов, образовавшихся в деятельности одного фондообразователя; объединенный архивный фонд – архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи; архивный фонд личного происхождения – архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода; архивная коллекция – совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам. Архивные документы постоянного хранения в масштабах страны образуют Архивный фонд РФ, в свою очередь Архивный фонд РФ – неотъемлемая часть мирового информационного богатства.
Проведем анализ конкретных документов на принадлежность к определенной системе. Должностная инструкция старшего инспектора Центра административного управления и контроля (Приложение № 1). Данный документ относится к унифицированной системе организационно-
Приказ о создании Института пищевой и перерабатывающей промышленности (Приложение № 2) относится к унифицированной системе организационно-