Системи електронного документообігу

Реєстрація документів.

Система дозволяє зареєструвати документ будь-якого типу (лист, наказ, протокол, доручення та ін.), створити необхідні картотеки (вхідних, вихідних та ін.), налаштувати відповідні електронні форми реєстраційних карток та правила формування реєстраційних індексів документів. 

У процесі реєстрації створюється  реєстраційно-контрольна картка документа (РКК), яка містить усі реєстраційні реквізити. Реєстраційний індекс документу Система генерує автоматично на базі встановленого правила.  
Система забезпечує: заповнення полів за допомогою оптичного олівця (ручного сканера); автоматичне заповнення полів за значеннями інших полів, які логічно пов'язані з ними (наприклад, після заповнення поля "Вид документу", автоматично заповнюються поля "Кореспондент", "Хто підписав" та "Посада"). 
Система дозволяє створювати дерево посилань між документами будь-якої складності, що забезпечує оперативний доступ до будь-якого документу в листуванні щодо одного питання.

Після заповнення полів  РКК документу на першу сторінку документу наноситься штрих-код. Разом  із штрих-кодом на документі ставляться літеро-цифрові дані, які у звичній  для користувача формі відображають інформацію про реєстраційні реквізити документу. Відсканований образ документу автоматично додається до його РКК. Крім електронного образу документу до його РКК можна додати будь-які необхідні файли (додатки). На підставі визначеної на етапі реєстрації тематики документу Система автоматично направляє документ у відповідний підрозділ для виконання. 

Рух документів.

Основним механізмом руху документів є резолюція керівника, що визначає, кому та у який строк  необхідно виконати певні дії  над документом. Система дозволяє формувати підзвітні резолюції, при цьому користувач може бачити всі резолюції або тільки резолюцію безпосереднього керівника залежно від налаштувань. Усі користувачі автоматично одержують документи на виконання відповідно до резолюції керівника. Користувачі можуть працювати лише з електронними образами документів або з електронними документами, але при цьому може зберігатися паралельний рух паперових документів. Факт прийняття документу користувачем на виконання фіксується за допомогою технології штрих-кодової ідентифікації документів. 

Управління  завданнями

Підсистема управління завданнями дозволяє керівникам оперативно керувати роботою підлеглих. Завдання досить самостійні, на відміну від  резолюцій вони не повинні бути обов'язково прив'язані до документів або проектів документів. Це дозволяє керівникам із їх допомогою віддавати будь-які розпорядження та контролювати їх виконання.

Сценарії обробки  документів

Додатковим механізмом руху документів є сценарії. Цей  механізм дозволяє: сформувати шаблон процесу обробки документів, вказавши послідовність дій користувачів, строки та виконавців; прикріпити документ до шаблону процесу та запустити процес. Внаслідок цього всі виконавці будуть автоматично одержувати відповідні завдання на виконання документів, а ініціатор процесу завжди буде мати можливість контролювати хід виконання сценарію.

Контроль виконання  документів

Одержання документів діловодами, керівниками, контролерами та виконавцями  автоматично фіксується за допомогою  технології штрих-кодової ідентифікації документів або автоматизованою процедурою для роботи з електронними документами. У процесі виготовлення документів у їх РКК вноситься інформація про резолюції керівників, строки та результати виконання, номери справ, томів та сторінок, де зберігаються документи. Система надає зручний механізм здійснення контролю за виконанням документів. Контролер може контролювати виконання як документу в цілому, так і його окремих пунктів або завдань, що підлягають виконанню. При цьому підсистема інформування вчасно інформує виконавців та контролерів про наближення строків виконання або їх порушення. Користувач із правами контролера має можливість заблокувати закриття окремого документу. У цьому випадку Система сповістить його про необхідність перевірити параметри закриття, внесені виконавцем, та надасть можливість переглянути документ, що є підставою для його закриття. 

Здійснюючи контроль, відповідальна особа може визначати "стан контролю", вносити свої оцінки щодо якості виконання документу, подовжувати строк виконання, визначати тип контролю (періодичний, постійний, на дату). Система автоматично переміщує документи до логічних папок, які відповідають стану виконання документу (під контролем, невиконані у встановлений строк, виконані і т.п.)

Відправка кореспонденції 

Співробітник, що формує пакети на відправлення, сканує штрих-коди на документах та вкладає документи  в конверт. Потім він роздруковує  наклейку із зазначенням адрес кореспондента  та відправника, а також списком  документів, які знаходяться у  конверті. Таким чином, виключається ручна праця під час заповнення відповідних бланків та помилки оператора через ручне введення даних, а робочий процес при цьому значно прискорюється. За запитом користувача Система автоматично формує реєстри відправки (поштові, телеграфні та ін.). Реєстри мають штрих-кодове маркування. Під час сканування штрих-коду активізується електронний варіант реєстру, до якого може бути занесена інформація про конкретного одержувача та час одержання документів. 

Обробка звернень громадян

Відповідно до діючого  законодавства в Системі реалізовано  підсистему обліку звернень громадян. Підсистема забезпечує: реєстрацію звернень, реєстрацію резолюцій та доручень, контроль виконання резолюцій та доручень, моніторинг виконання завдань  керівництва, облік та узагальнення результатів обробки звернень, отримання аналітичних звітів та статистики. Співробітники, які працюють із зверненнями громадян, оперативно отримують дані про хід розгляду питань, оскільки працюють у єдиному інформаційному просторі з канцелярією та структурними підрозділами організації. 

 

 

Підготовка  проектів документів

Система забезпечує підготовку проектів документів за допомогою текстового редактора Microsoft Word або OpenOffice.org на основі єдиних шаблонів. За рахунок цього  значно прискорюється обробка проектів, підвищується загальний рівень корпоративної культури, формуються єдині принципи подання документів. Система дозволяє реалізувати як централізовану підготовку проектів документів працівниками бюро комп'ютерного набору на замовлення, так і децентралізовану - безпосередньо виконавцями на своїх робочих місцях. Тексти документів зберігаються централізовано у базі даних у стислому форматі. Під час друку документу кожна сторінка маркується унікальним штрих-кодом. Під час редагування роздрукованого проекту документу створюється його нова версія. Дане технологічне рішення дозволяє користувачу повернутися до будь-якої версії проекту документу або створити нову на базі декількох попередніх версій. У підсистемі реалізовано всі етапи обробки документів, включаючи їх погодження, візування, затвердження та затвердження із зауваженнями. Після затвердження документу під час його реєстрації більша частина реєстраційної інформації з електронної картки проекту документу автоматично переноситься в РКК.

Обробка документів із складною структурою 

Досить часто виникає  необхідність внести в базу даних  інформацію про документи, які мають  певну структуру (декілька пунктів  із завданнями, списком виконавців, контролерів, строків виконання). Система  дозволяє автоматизувати цей процес. Пропустивши структурований документ через сканер та одержавши на екрані його зображення, користувач послідовно виділяє блоки для розпізнавання у відповідності із структурою документу та атрибутами полів електронної картки структурованого документу: номер документу, на який надано доручення; список виконавців по пунктах; зміст пунктів; контролери по кожному пункту. Після розпізнавання тексту всі дані автоматично заносяться до відповідних полів електронної картки структурованого документу. При цьому забезпечується однозначна відповідність між значеннями полів та довідковими даними Системи. 
Отриманий у результаті сканування образ документу зберігається в базі даних у стислому форматі, що дозволяє значно зменшити об'єм збереженої інформації. 
Для забезпечення контекстно-залежного пошуку Система у фоновому режимі розпізнає відсканований текст та зберігає його в базі даних. Оброблений у такий спосіб структурований документ автоматично відправляється усім його виконавцям та контролерам.

Ведення електронного архіву документів 

Для ведення електронного архіву документів формується номенклатура справ. Усі виконані документи списуються у відповідні справи. Таким чином, усі електронні РКК пов'язані  з відповідними справами. Це забезпечує можливість автоматично отримувати описи справ, готувати їх для передачі до архіву. В електронному архіві зберігаються також електронні образи документів та електронні файли документів, підготовлені в підсистемі підготовки проектів документів. Розроблені засоби ведення електронного архіву дозволяють оперативно здійснювати пошук необхідної інформації з кожного з реквізитів, а також здійснювати контекстно- залежний пошук.

Моніторинг  Системи та підготовка статистичних звітів 

У Системі досить ґрунтовно  продумано моніторинг процесів, станів документів та дій користувача. За допомогою спеціальних засобів Системи завжди можна отримати необхідну інформацію про те, на якому етапі автоматизованого процесу діловодства знаходиться той чи інший документ, хто з ним у цей момент працює, коли й ким він був створений та змінений. 
Окрім моніторингу, у Системі реалізовано компонент підготовки статистичних звітів, що базуються на кількісних показниках функціонування Системи. Це дозволяє в реальному часі отримувати не лише узагальнені, але й порівняльні дані. 

Обмін документами  із зовнішніми системами документообігу 

Підсистема обміну документами  забезпечує надійний обмін документами  між територіально віддаленими  підрозділами із самостійним діловодством. Підсистема забезпечує автоматичний обмін повідомленнями про хід виконання документів у підлеглих територіально віддалених підрозділах. Обмін даними здійснюється із застосуванням стандартних засобів електронної пошти. У разі необхідності обмін даними може здійснюватися в захищеному режимі із застосуванням сертифікованих засобів захисту інформації.

Робота з  документами через web-доступ

Web-клієнт забезпечує  роботу користувачів з документами  через Інтернет, що дозволяє легко  масштабувати Систему в організаціях  з максимально розподіленою структурою.

Потокове сканування документів

Використання модуля потокового сканування разом із застосуванням  високошвидкісних сканерів дозволяє значно прискорити введення до Системи великих  обсягів документів (10-180 сторінок у  хвилину).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Висновок

Роль систем автоматизації  паперового діловодства та документообігу в умовах консервативного стилю  роботи з документами, який обумовлений  особливостями російського законодавства, що вимагає чіткого документального  підтвердження всіх кроків у різноманітних областях діяльності організації, безперечно, велика. Проте розвиток ІКТ поступово відсуває паперовий документ на другий план, істотно підвищуючи роль електронного документа. За консервативними оцінками, кількість паперових документів буде збільшуватися на 7% щорічно, а електронних - на 20%. Ця тенденція загострює необхідність врахування не лише паперових документів, але й електронних, завдяки чому САДД плавно переорієнтувалися на роботу з електронними документами, ставши системами електронного документообігу і діловодства. Дійсно, хоча при традиційному діловодстві першочерговим об'єктом автоматизації є ведення картотек, то ніщо не заважає включити до автоматизованої системи можливість зв'язку картки з електронним чином документа (текстом, графічним зображенням, аудіо-або відеозаписом).  
У свою чергу, накопичені паперові архіви, за допомогою систем потокового введення паперових документів, можуть бути переведені в електронні архіви. У результаті вивільняється простір, спрощується керованість архіву, підвищується доступність інформації, що зберігається для всіх зацікавлених користувачів, знижується ризик у внаслідок пожежі або інших форс-мажорних обставин. Зрозуміло, повністю позбавитися від паперу в цьому випадку не вдається, оскільки юридично значимої формою документа, як і раніше вважається паперова. Але відсоток таких документів у загальному обсязі відносно невеликий, а переклад їх в електронну форму як мінімум багаторазово прискорить їх пошук і підвищить доступність в тих випадках, коли електронної копії для роботи достатньо. Сьогодні відсутність веб-клієнта у СЕУД вже нонсенс. Більш того, багато виробників ПЗ поступово забувають про настільних клієнтів і розробляють ІС тільки з веб-клієнтом. 

 

 

 

Список використаної літератури та джерел:

1. Остелл М. Вплив нової інформаційної технології на управлінський процес / / Проблеми теорії і практики управління. - 2002. - № 6. - С.49. 
2. Шафрін Ю. Інформаційні технології, - М., ТОВ "Лабораторія базових знань", 2000.
3. Матвієнко О., Цивін М. Основи організації електронного документоо-бігу: Навчальний посібник.-К.:Центр учбової літератури, 2008.-112с.
4. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади. Визначення термінів [Електрон. ресурс] URL: http//www.atlas.ua/ukr/hum-rm.html.
5. Україна. Верховна Рада Про електронний документообіг: Закон від 22.05.2003 №851-IV.
6. Смирнова Г.Н. Електронні системи управління документообігом.
7. Майкл Дж. Д. Саттон. Корпоративний документообіг. Принципи, технології, методологія впровадження.
8. Офіційний сайт розробника СЕД iTs-Office – www.its.dn.ua.