Системи електронного документообігу

Створення електронного архіву. Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів. Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час. Забезпечення атрибутивного та повнотекстового пошуку. Можливість настроювати кожним користувачем індивідуально результати пошуку. Забезпечення миттєвого доступу до інформації із різних репозиторіїв за допомогою єдиного запиту. Одне запитання "прозоро" адресується до сховищ документів Word/Excel/PowerPoint, файлових систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз даних та іnternet/intranet, повністю зберігаючи при цьому розмежування прав доступу.

2. Категорії технологій систем електронного документообігу.

На сучасному етапі  розвитку процесу автоматизації документообігу підприємств спостерігається втручання безліч програм, які не мають прямого відношення до розв'язуваної проблеми – текстові редактори, програми розпізнавання символів, системи електронної пошти. Електронний документообіг охоплює, окрім контрольованого руху готових документів як усередині організації, так і за її межами ще й стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією з комп'ютерних мереж. 

На сьогодні більшість  підприємств вимагають розподіленої архітектури управління документами, тобто такої, що задовольняє вимогам модульності, масштабованості, відкритості та ефективності. Відповідно до вимог масштабованості бажано, щоб система документообігу могла підтримувати як п'ять, так і п'ять тисяч користувачів, і здатність системи нарощувати свою потужність визначалося тільки потужністю відповідного апаратного забезпечення. Виконання такої вимоги може бути забезпечене за допомогою підтримки серверів баз даних виробництва таких компаній, як Sybase, Oracle, Informix та інші, які є на всіх можливих програмно-апаратних платформах, тим самим забезпечуючи широкий спектр продуктивності. Враховуючи модульність, замовнику може знадобитися відразу впровадження всіх компонентів системи документообігу та діловодства, а іноді спектр розв'язуваних замовником завдань менше, ніж весь спектр завдань документообігу. Тоді цілком зрозуміло, що система документообігу повинна складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою.

На підставі  вимог розподіленості основні проблеми при роботі з документами виникають в територіально-розподілених організаціях, тому архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених місць, причому розподілені місця можуть об'єднуватися найрізноманітнішими за швидкістю і якістю каналів зв'язку. Також архітектура системи повинна підтримувати взаємодію з віддаленими користувачами. Розподілене, розширюване управління документами призводить до різкого підвищення продуктивності роботи працівників, посилення загальної конкурентоспроможності організації. Враховуючи відкритість система документообігу не може і не повинна існувати у відриві від інших систем, наприклад іноді необхідно інтегрувати систему з прикладною бухгалтерською програмою. Тоді система документообігу повинна мати відкриті інтерфейси для можливості доопрацювання і інтеграції з іншими системами. Відповідно до вимог ефективності, забезпечення раціонального співвідношення між витратами на створення системи і цільовими ефектами, включаючи кінцеві результати автоматизації діловодства; можливість впровадження широкого спектру додаткових технологій для підвищення рівня повернення від засобів, витрачених на систему.

На ринку засобів  електронного управління документами, можна умовно виділити п'ять категорій  технологій. Слід зауважити, що ні одна класифікація не може бути ідеальною. У результаті деякі програмні засоби одночасно потрапляють в кілька категорій і мають можливості, характерні для програмних засобів з інших категорій. Також можна виділити такі категорії технологій систем електронного документообігу та діловодства з прикладами найбільш відомих постачальників і продуктів у кожному класі:

1. Системи управління образами – вони перетворюють інформацію з паперових носіїв в цифровий формат, як правило, це TIFF (Tagged Image File Format), після чого документ може бути використаний у роботі вже в електронній формі.

2.  Системи управління потоками робіт (Workflow management): Lotus (Domino / Notes і Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware. Ці системи в основному розраховані на забезпечення руху якихось об'єктів по заздалегідь заданим маршрутами (так звана «жорстка маршрутизація»). На кожному етапі об'єкт не може змінюватися, тому його називають загальним словом «Робота» (work). Системи такого типу називають системами workflow. До робіт можуть бути прив'язані документи, але не документи є базовим об'єктом цих систем. За допомогою таких систем можна організувати певні роботи, для яких заздалегідь відомі і можуть бути прописані всі етапи.

3. Системи електронного документообігу, орієнтовані на бізнес-процеси: Documentum, FileNet (Panagon і Watermark), Hummingbird (PC DOCS). Як правило, призначені для специфічних вертикальних і горизонтальних додатків, іноді орієнтовані на використання в певній індустрії. Ці рішення, як правило, забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи технології роботи з образами, управління записами і потоками робіт, управління контентом .

4.  Корпоративні системи електронного документообігу: Lotus (Domino.Doc), доповнення до Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context). Забезпечують корпоративну інфраструктуру для створення, спільної роботи над документами та їх публікації, доступну, як правило, всім користувачам у організації. Основні можливості цих систем аналогічні системам, орієнтованим на бізнес-процеси. Однак, їх характерною особливістю є спосіб використання та розповсюдження. Аналогічно таких засобів як текстові редактори і електронні таблиці, корпоративні системи електронного документообігу є стандартним, «додатком за замовчуванням» для створення і публікації документів в організації. Як правило, ці кошти не орієнтовані на використання тільки в якійсь певній індустрії чи для вузько певного завдання. Вони пропонуються та впроваджуються як загальнокорпоративні технології, доступні практично будь-якої категорії користувачів.

5. Системи управління контентом (від англ. Content – зміст, суть): Adobe, Excalibur. Забезпечують процес відстеження створення, доступу, контролю та доставки інформації аж до рівня розділів документів і об'єктів для їх подальшого повторного використання та компіляції. Потенційно доступність інформації не у вигляді документів, а в менших об'єктів полегшує процесс обміну інформацією між додатками.

На сьогодні ринок  продуктів електронного документообігу стрімко розвивається. Розробляється та впроваджується нове, більш прогресивне програмне забезпечення, завдяки якому діяльність підприємств переходить на якісно новий рівень. І вибір тієї чи іншої категорії систем електронного документообігу повинен виходити з тієї мети та завдань, які є головними для підприємства. Правильний вибір допоможе прискорити діловодні процеси та позитивно вплинути на діяльність підприємства.

3. Системи електронного документообігу АСКОД.

Система АСКОД  призначена для наступних процесів:

• Автоматизація процесів діловодства та документообігу
• Накопичення та надійне зберігання документів
• Забезпечення оперативного доступу до документів
• Контроль виконавчої дисципліни
• Надання статистичної та аналітичної інформації
• Забезпечення конфіденційності
• Застосування електронного цифрового підпису
• Інтеграція процесів документообігу в територіально- розподілених підрозділах
• Забезпечення внутрішніх комунікацій структурних підрозділів

Система електронного документообігу АСКОД пропонується для використання у 3-х варіантах:

• АСКОД Корпоративний (база даних Oracle)
• АСКОД Стандартний (база даних Interbase 6.5/Firebird) 
• АСКОД WEB (у взаємодії з АСКОД Корпоративний)

Вибір варіанту залежить від обсягів документообігу та кількості  користувачів системи. Для замовників, де незначний обсяг документів (2-5 тисяч документів на рік) і невелика кількість користувачів, що одночасно працюють з системою (до 20 користувачів), рекомендовано застосувати АСКОД Стандартний.

Система АСКОД інтегрована  з системою електронного документообігу Мегаполіс-документообіг, що функціонує в Кабінеті Міністрів України, та з системою електронного документообігу Секретаріату Президента України, яка функціонує на базі АСКОД Корпоративний в Службі документального забезпечення. Система АСКОД повністю відповідає вимогам Указу Президента України від 07.02.2008 р. № 109/2008 та затвердженого 14.02.2008 р. Віце – прем’єр – міністром України І. Васюником Плану організації виконання положень цього Указу.

Базовим інформаційним  об’єктом в системі АСКОД виступає реєстраційна картка документа, що дозволяє реєструвати документи, для яких існують електронні копії так і документи у паперовому вигляді. АСКОД Стандартній відрізняється від АСКОД Корпоративний тим, що має у своєму складі менше різноманітних сервісних функцій, відсутня взаємодія з АСКОД WEB.

Основні функціональні  можливості АСКОД Стандартний дозволяють здійснювати повноцінні процеси  реєстрації документів, контролю за їх виконанням, використовувати електронну пошту та ЕЦП.

4. Системи  електронного документообігу на  прикладі СЕД iTs-Office.

iTs-Office – система електронного документообігу, що забезпечує створення єдиного простору для роботи з документами на підприємстві. Дозволяє організувати повноцінний електронний документообіг на підприємствах будь-якого масштабу.

СЕД iTs-Office побудована на платформі Lotus Notes / Domino від IBM і є повноцінною системою класу ECM (Enterprise Contetnt Management system).

Спираючись на функціональность системи, дана СЕД може стати єдиною стратегічною інфраструктурою для  підтримки всього життєвого циклу погано структурованої інформації в організаціях будь-якого масштабу.

iTs-Office дозволяє забезпечити  всіх співробітників організації  можливістю створення, управління, персоналізації та поширення  змісту безпосередньо в ході  виконання ними своїх звичайних службових обов'язків.

Масштабованість.

Розглянута СЕД дозволяє забезпечувати одночасний доступ до системи необмеженому числу користувачів і підтримку розподілених сховищ будь-якого обсягу. iTs-Office володіє можливостями настройки і доробки, враховуючи специфіку організації будь-якого масштабу, також вона дозволяє гарантувати  роботу організацій з географічно розподіленою структурою.

Безпека інформації.

Безпека інформації забезпечується характерними особливостями платформи Lotus Notes/Domino. Загальновідомий факт, що Lotus Notes/Domino є найоптимальнішою платформою, яка забезпечує захист інформації найкращих чином, порівнюючи з усіма аналогічними аналогами. Не траплялося випадків злому цієї системи та витоку або втрати інформації.

Використовується багаторівневий захист доступу до документів, існує можливість підключення зовнішніх розробок електронного підпису.

Система безпеки захищає  цілісність даних протягом всього їхнього  життєвого циклу, від створення  і узгодження, до затвердження, публікації, архівації або видалення.

Відкритість.

Система забезпечує просту інтеграцію з різними програмами та інформаційними системами. СЕД iTs-Office підтримує велику кількість провідних  стандартів і форматів електронного подання інформації.

Автоматизація бізнес-процесів.

iTs-Office дозволяє керувати і контролювати  контент протягом усього його  життєвого циклу. Миттєва розсилка  документів на ознайомлення, розгляд,  виконання без прив'язки до  географічного місця знаходження  користувачів.

Для забезпечення оперативного і легкого зв’язку між співробітниками компанії, залучення їх до участі у спільних бізнес-процесах, використовується розробка IBM Sametime, а також поштовий сервер самої платформи Lotus Notes/Domino. Користувачі системи iTs-Office можуть виконувати різноманітні дії прямо з карток документів (відіслати закладку на документ будь-якому користувачеві, переслати документ і т.д.).

Система електронного документообігу працює в різному апаратному середовищі – підтримуються різноманітні операційні системи і серверне програмне забезпечення (Microsoft, Linux, Mac та ін.).

5. Система електронного документообігу «M.E.Doc».

«M.E.Doc» – це система електронного документообігу, яка допоможе в роботі з документами різних типів та призначення: звітами, податковими накладними, актами, рахунками та інше. З «M.E.Doc» Ви легко та швидко зможете:

- створити всі необхідні  документи;

- підписати документи  електронним цифровим підписом