Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

      В личных делах документы группируются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.

      Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.

      Основной  единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.

      При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для  их хранения организуется самостоятельное (или в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) документов.

      3.   Оформление обложки дела.

      Дело  считается заведенным после включения  в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела.

      На  обложку каждого заведенного  дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделения организации, в котором оформилось дело; количество листов в деле; срок хранения дела. Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.

      Индекс  дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, который является и поисковым признаком.

      По  аналогии с обложками бумажных документов оформляются и этикетки (вкладыши в упаковку) машиночитаемых документов. 
 
 

Заключение 

     В связи с быстрыми и глобальными  изменениями, произошедшими и происходящими  в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического и организационно-экономического уровня неизмеримо возросла роль документационного богатства, четче определяются основные функции архивных и других информационных учреждений: хранение, необходимой обществу, ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией. С этой точки зрения информационный центр, библиотека или музей, как хранилища ретроспективной информации, мало отличаются от архива. С другой стороны, организация читальных и выставочных залов в архивных учреждениях и предоставление пользователям необходимой информации делает архивы похожими на информационные центры, библиотеки, музеи. Однако есть и принципиальные отличия архивов от других информационных учреждений. Архивы – это уникальные хранители "памяти человечества", государственные центры сосредоточения документальных памятников истории, науки и культуры.

     В нашей стране насчитывается свыше 4 тыс. государственных архивов и  тысячи ведомственных архивов, образующих разветвленную сеть. В других отраслях функционируют аналогичные документальные сети, в частности, информационная и библиотечная.

     Обеспечение сохранности документов является научно-технической  проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера. Основное внимание архивные учреждения сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику.

Список  использованной литературы  

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация  и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000. – 216 с.
2. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 2002.
3. Кирсанова М.М., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для ВУЗов. 3-е изд., испр. и доп. – М.: Инфра–М, Новосибирск: Сибир. соглашение, 2000