Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

      Составляются  и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

      Типовые и примерные номенклатуры дел  разрабатываются службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Это дает возможность добиться единства в классификации документов однородных организаций внутри отрасли. Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследовательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций и т. д. (в дальнейшем — организаций).

      Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел является нормативным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана.

      Типовые и примерные номенклатуры дел  должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспортно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, административно-территориального органа управления. При стабильности функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номенклатур дел проводят, как правило, один раз в десять лет.

      Номенклатура  дел разрабатывается для всех структурных подразделений организации. В структурных подразделениях к разработке номенклатуры дел обычно привлекают ведущих специалистов.

      Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее из других организаций.

      Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуру включаются также незаконченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.

      В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в спра-вочно-информационных фондах, научно-технических библиотеках или других подразделениях организации.

      Номенклатура  дел организации на следующий  делопроизводственный год составляется в третьем-четвертом кварталах текущего года. Составленные в структурных подразделениях проекты номенклатуры дел визируются их руководителями. При наличии в организации ЭК в структурных подразделениях они согласовывают номенклатуры дел своих структурных подразделений.

      Номенклатура  дел организации согласовывается  ЭК (ЦЭК) и направляется руководителем  службы ДОУ на согласование с ЭПК  соответствующего архивного органа. Только после согласования с ЭПК  номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы ДОУ).

      Утвержденная  номенклатура дел организации вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие.

      Номенклатура  дел организации печатается в  необходимом количестве экземпляров; при этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело-, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр используется в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый экземпляр остается после согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации. Все экземпляры кроме первого могут не выводиться на бумагу по согласованию с соответствующими органами архивной службы.

      Утвержденный  экземпляр номенклатуры дел организации  является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, также как и все контрольные и справочные картотеки.

      Порядок составления и утверждения номенклатур  дел организаций, не передающих документы на хранение в государственные архивы, отличается от описанного выше. Для них согласование с ЭПК архивного органа заменяется согласованием с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации.

      Номенклатура  дел составляется по следующей унифицированной  форме:

      Название  раздела

      Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных  подразделений, расположенных в  соответствии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, структура и штатная численность). Например: служба документационного обеспечения, плановый отдел, производственно-технический отдел, отдел техники безопасности, бухгалтерия, отдел кадров... При наличии в организации классификатора структурных подразделений, он используется в качестве классификационной схемы номенклатуры дел, т.е, служит ее разделами. При указании названия раздела обязательно проставляется и его индекс, например: канцелярия — 01, учебный отдел — 02 и т. д.

      В графе 1 номенклатуры указываются индексы  дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-1,01-2, ..., 01-12, ..., 02-1, 02-2, ..., 02-35 и т. д.

      Классификационная схема министерств, ведомств, других организаций со сложной структурой обычно состоит из разделов и подразделов, соответствующих конкретным управлениям и отделам. В этом случае номенклатура дел структурного подразделения (управления министерства, ведомства и т. д.) оформляется на общем бланке, в качестве заголовка указывается делопроизводственный год.

      В названии раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов) конкретного управления и его индекс. Индекс в данном случае будет состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия — 01.1, отдел правительственной переписки - 01.2, бюро жалоб — 01.3 и т. д. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т. д.

      Во  второй графе номенклатуры указываются  заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

• организационно-распорядительная документация;
• плановая документация;
• отчетная документация;
• документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;
• документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;
• документация, относящаяся кучетно-справочной работе с документами.

      Внутри  каждого выделенного комплекса  документов наименования дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, документация организации — фондообразователя.

      Третья  графа номенклатуры заполняется  в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при  большом объеме документов, относящемуся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

      В графе четвертой номенклатуры проставляются  сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

      Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока  действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и т. п. Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

      При оформлении сводной номенклатуры дел  используется общий бланк организации или титульный лист. 
 
 
 
 
 
 
 

3   Составление заголовков  дел 

      Заголовок дела является важнейшим элементом  номенклатуры. Основные требования к  его составлению — четко и  в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок — «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
• автор документа (название организации, структурного подразделения);
• корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
• вопрос или краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся Документы дела;
• указание на копийность дела.

      Состав  элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

      Название  документа в заголовке дела указывается  в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия).

      Для документов, создаваемых в организации, автор документа -название организации (структурного подразделения) — указывается кратко или приводится его общее видовое название:

      «Протоколы  заседания Совета директоров».

      При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления: «Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве».

      Если  документы относятся к корреспонденции  одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

      «Переписка  с производственным объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции».

      Если  содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

      «Переписка  с организациями Объединения  архивов Москвы о проведении научно-практической конференции».

      Если  в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):

      «Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)».

      В заголовках дела при необходимости  дается указание на копийность документов: