Систематизация хранения документов

СОДЕРЖАНИЕ

Введение           3

1. Систематизация и система хранения документов    4

2. Общие принципы формирования  дел  6

3. Группировка документов в дела       8

3.1. Последовательность расположения  документов в деле   9

4. Распорядительные документы  и приложения к ним  10

5. Планы и отчеты  12

6. Документы социального  характера      14

7. Составление заголовков  дел       15

8. Номенклатура дел организации       18

8.1. Цели создания         18

8.2. Типовые и примерные  номенклатуры дел     19

8.3. Оформление и ведение  номенклатуры дел     20

8.4. Порядок ведения и  завершения номенклатуры дел   22

Заключение          24

Список использованных источников      25

Приложение 1   26

Приложение 2   27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Одна из самых важных задач  документационного обеспечения  управления - организация хранения и использования документов, что  предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых  разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации  номенклатуры дел.

Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко  служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами.

Большой  вклад в совершенствование  работы с документами предприятия  может внести секретарь-референт, так  как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на  его  рабочем месте. Такая централизация  позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность  принятой на предприятии системы  делопроизводства и, по мере приобретения  опыта, внести существенные замечания  и предложения по его изменению.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Систематизация и система хранения документов

Систематизация и система  хранения должны обеспечивать быстрый  и точный доступ к необходимым  документам.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения  их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд (графический процесс документационного управления приведено в приложение № 1).

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

1. документы текущего управления;
2. документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;
3. собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд - лишь часть  документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками  хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

Подавляющее большинство  документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в  процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время  их исполнения передаются сотрудникам  и, как правило, хранятся у исполнителя.¹

Порядок хранения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, - его личное дело. Их можно хранить, как книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее  по сочетанию этих признаков.

Систематизация и организация  хранения служебных документов, находящихся  у сотрудников на исполнении, - дело его руководителя. Это необходимо не только для контроля исполнительской  дисциплины, но и своевременного перераспределения  документов в случае необходимости. В этом случае к уже отмеченным признакам добавляются:

1. сроки исполнения документов;
2. степень конфиденциальности;
3. сроки хранения документов.

Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой  информации, освобождение от ставших  никому ненужными документов - дело всей организации в целом.

Организация хранения документов в целом по учреждению находится  в компетенции его руководителя, или правила хранения устанавливаются  в инструкции по ДОУ.²

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Общие принципы формирования дел

Документы, не находящиеся  на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию.

Эта работа носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и  хранения бумажных документов является дело, небумажных - единица хранения, документов на компьютерных носителях  данных - файл данных.

Работа по формированию дел  состоит из следующих операций:

1. распределение исполненных документов по делам;
2. расположение документов внутри дела;
3. оформление обложки дела.

В организациях дела формируются  централизованно секретарем фирмы  или делопроизводственной службой  или децентрализовано - несколькими  структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные  документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписку, договора и другие документы концентрируются  на конкретных рабочих местах в структурных  подразделениях.

Формирование дел в  структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном  подразделении, либо централизованно  по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче  обеспечить методическое единство и  качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и  службы ДОУ.³

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках  оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций. Хотя любая систематизация, в том числе и систематизация документов, имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.⁴

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Группировка документов в дела

Так, в дела группируются в большинстве случаев документы  одного календарного года, за исключением:

1. судебных;
2. личных дел;
3. документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.

Целесообразна и не противоречит правилам практика сбора документов при их незначительном количестве за несколько лет, оформляя дело как  переходящее с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных  делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы  работы и так далее, поскольку  эти документы имеют различные  сроки хранения.

Допускается временная группировка  в одном деле документов различных  сроков хранения, если они относятся  к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие  документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением  к основному документу. Недооформленные  или неправильно оформленные  документы возвращают исполнителям на доработку.

Секретарь подшивает документы  в дела согласно отметкам исполнителей на документах: «в дело №…».⁵

3.1. Последовательность расположения документов в деле

Не следует допускать разобщения в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит  оперативность поиска необходимых  документов, а также раскрытие  хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются  в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам  документов и кончая более поздними датами.

Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы  располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется  хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой подход следует  применять, например, к переписке, где  документ-ответ подшивается в  дело не по дате регистрации, а вслед  за инициативным документом, или к  приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим  документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как  правило, формируется отдельный  том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться  и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно  группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие  от подведомственных предприятий (в  алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы.⁶

Каждая группа документов отличается составом и ценностью  информации, что обусловливает и  специфику формирования их в дела.

 

4. Распорядительные документы и приложения к ним

Распорядительные документы  формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность:

1. приказы министерства;
2. распоряжения генерального директора и т.д.

Отдельно группируются:

1. приказы по основной деятельности;
2. приказы по административно-хозяйственным вопросам;
3. приказы по личному составу.

Каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.

Поручения вышестоящих организаций  и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами  как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти  документы формируются в самостоятельные  дела.

Протоколы следует формировать  в дела с учетом авторского признака:

1. протоколы коллегии;
2. протоколы совещания у директора;
3. протоколы профсоюзного собрания и т.д.

Протоколы группируются, как  правило, вместе с документами, на основании  которых они готовились: