Система керування документацією в Україні

Взагалі термін “управління документацією” розповсюджений у світі. Наприклад, у США організація, до компетенції якої належать питання документаційної діляьності, має назву “Національний архів та управління документацією”. Переклад німецького терміна “Schriftgtgutverwaltung’ означає “управління письмовими документами”. Англійський термін “Records Management” також перекладається як управління документацією.

Актуальність запровадження європейських стандартів у систему української моделі роботи з документами (управління документацією) продиктована необхідністю міжнародної уніфікації та стандартизації іноформаційних процесів. Саме ці реалії зумовили потребу вироблення єдиного міждержавного стандарту з управління документацією ІSO 15489­2001 “Інформація та документація – Управління документацією” [6], який був прийнятий у 2001 р. Міжнародною організацією із стандартизації і в якому управління документацією трактується як галузь управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль зі створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаваням на зберігання та вилученням для знищення документів, включаючи процеси відбору та зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність . Стандартизація управління документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами в галузі управлінської діяльності. Саме стандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики та процедур – більш швидкий та ефективний пошук документної інформації. І це насамперед стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих будь-якою організацією у процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб’єктами підприємницької діяльності), які створюють та працюють з документами.

Якщо розглянути нормативно-методичну базу справочинства в Україні як сукупність вимог, норм, правил щодо складання документів та роботи з ними, то умовно її можна поділити на такі групи:

1. Законодавчі акти України, які регламентують основні засади державної політики у сфері інформації та документації.

2. Укази Президента, постанови Уряду у сфері справочинства.

3. Правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру.

4. Правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи зі справочинства установ, організацій, підприємств.

5. Державні стандарти на документацію.

6. Зуніфіковані системи документації.

7. Нормативні документи з організації архівного зберігання документів.

ВИСНОВКИ

Результати здійсненого дослідження дозволили дійти таких висновків:

1. Існують певні відмінності у трактуванні змісту подібних термінів у міжнародній лексиці КД та вітчизняному понятійному апараті з діловодства. Зокрема, це стосується базового терміна “керування документацією”, визнаного та унормованого на міжнародному рівні як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, переда­ванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність. Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 трактує керування документацією лише як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціонування службових документів, не беручи до уваги, таким чином, його функцію керування. В українській документознавчій термінології відсутня низка загальноприйнятих у закордонній практиці КД термінів, зокрема поняття “документаційна система”, “метадані”, “підзвітність (відповідальність)”, “передавання службових документів як зміна права контролю й власності щодо них та відповідальності стосовно дій з ними”. Така поняттєва несумісність негативно позначається на застосуванні міжнародних нормативних документів та технологій у діяльності вітчизняних установ.

2. Аналіз теоретичних засад організації КД в установі, розроблених зару­біжними архівознавцями та документознавцями, свідчить, що їх основу складають формальні управлінські моделі загального менеджменту, тобто обов’язковим є розроблення та впровадження політики та програми КД, регулярне навчання персоналу та контроль.

Вивчення форм і методів організації функціонування службових документів дає підстави для висновку про подібність основних процесів роботи з документами в Україні та країнах, чий досвід було досліджено. Основна відмінність полягає у більшій регламентації цих процесів в Україні, що є позитивним в умовах забезпечених сучасними інформаційними технологіями змін процесів створення, отримання та використання документованої інформації. З іншого боку, архівістами та фахівцями у сфері інформації та документації США, Австралії, Канади та Великої Британії напрацьовано значний досвід організації створення та функціонування службових документів у межах інформаційного менеджменту, використання документації як інформаційного ресурсу, досягнуто достатньо високий технологічний рівень роботи з електронними документами та нагромаджено досвід нормативно-методичного забезпечення їх функціонування.

   3. Пріоритетними напрямами можливого використання світового досвіду з КД у практиці служб діловодства та архівних установ України з огляду на інтеграцію країни до світового інформаційного простору є такі заходи:

– гармонізація вітчизняної терміносистеми, що використовується у сфері створення та функціонування службових документів, з міжнародними нормативними документами;

– застосування на постійній основі методів загального та інформаційного менеджменту щодо організації роботи зі службовими документами в установах;

– розроблення та прийняття загальнонаціонального нормативно-правового акта з питань організації роботи зі службовими документами, який би визначав засади державної політики в цій сфері, відповідальність за документування діяльності в установах всіх форм власності, уможливив би уніфікацію вимог до програмних, технологічних та технічних засобів, що застосовують в процесах електронного документування та документообігу;

– прийняття та впровадження національного стандарту, гармонізованого з міжнародним стандартом ISO 15489 “Інформація та документація – Керування документацією”, що сприятиме поширенню прогресивного практичного досвіду в Україні та ознайомленню вітчизняних фахівців з новими ідеями та напрямками роботи зі службовими документами;

– впровадження методики проведення наукових досліджень у сфері КД, запропонованої австралійськими архівістами;

– застосування системного підходу до організації роботи зі службовими документами, який передбачає співпрацю (кооперацію) документознавців, фахівців архівної справи та інформаційних технологій;

– вивчення досвіду застосування нових організаційних рішень у роботі зі службовими документами (зокрема, аутсорсінгу) для можливого впровадження у вітчизняну практику;

– застосування результатів теоретичних та практичних досліджень зарубіж­них фахівців для збагачення вітчизняної теорії діловодства, для методичного забезпечення електронного діловодства в установах України; а також під час розроблення навчальних курсів з управлінського документознавства, програм курсів підвищення кваліфікації практичних працівників (наприклад, виходячи з досвіду використання австралійської методики розроблення та впровадження ДС “DIRКS” в європейській навчальній програмі з керування електронними документами);

– державна підтримка участі українських документознавців та архівістів у вирішенні на міжнародному рівні теоретичних і практичних проблем функціонування й збереження службових документів в умовах інформаційного сус­пільства.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Антоненко І. Проект концепції впровадження в Україні норм Міжнародного стандарту ISO 15489 «Інформація та документація. Управління документацією» / І. Антоненко // Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – №3.— С. 172-177.

2. Бездрабко В. Документознавство в Україні: інституалізація та сучасний розвиток : [монографія] / В. Бездрабко. – К. : Четверта хвиля, 2009. – 720 с.

3. ДСТУ 4423-1:2005. «Інформація та документація. Керування документаційними процессами».— К. : Держстандарт, 2005. — 44 с.

  4. Про стандартизацію [Електронний ресурс]. Доступ до джерела: http//: rada. gov.ua. — Закон України від 17 трав. 2001 р. // Відом. Верхов. Ради України. — 2001. —№2. —  145 с.

  5. ISO 15489-1 - Information and Documentation — Records management – Part 1: General // ISO - Printed in Switzerland. – 2001. – 19 с.

6. ISO TR 15489-2 - Information and Documentation — Records management  – Part 2: Guidelines // ISO - Printed in Switzerland.  – 2001. – 39 с.

7. ISO 15489-1 - Information and Documentation — Records management –

Part 1: General // ISO - Printed in Switzerland. – 2001. – 19 с.

   8. ДСТУ 2732:2004. «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять». – К. : Держспоживстандарт, 2005. – 8 с.

   9. ДСТУ 3844–99. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.

   10. ДСТУ 4423:2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами”». – К. : Держспоживстандарт, 2005. – 8 с.

       11. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997р. №1153 // Офіц. вісн. України. – 1997. – 40 c.

12. Астахова Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности // Делопроизводство. – 2005. – № 1. – 123 с.

13. Ларин М. В. Управление документацией теория и практика // Делопроизводство. – 2001. – № 1. –321 с.

   14.  Митченко О. Ю. Применение международного стандарта ISO 15489-2001 при создании системы управления документацией в организации // Делопроизводство. – 2005. – № 2. –121 с.

    15. Митченко О. Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (Требования международного стандарта ISO 14489-200) // Делопроизводство. – 2005. – № 1. – С. 50 – 53.

16. Сокова А. Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности // Делопроизводство. – 2004. – № 4. – С. 4 – 8.

17. ДСТУ 4423-1:2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами ». – К. : Держспоживстандарт, 2005. – 44 c.

18. Кушнаренко Н. М. Складові змісту спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність»: питання методології/ Н. М. Кушнаренко // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. – 2004. – № 1. – С. 42-45.

  19. Кушнаренко Н. М. Наука про документ: момент біфуркації / Н. М. Кушнаренко // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: матеріали міжнар. наук.-практ. конф. - К. : МАУП –  2001. – 19 с.

20. Лоза О. В. Діловодство та документування управлінської діяльності: навчальний посіб. / О. В. Лоза. – К. : Вид. УАДУ, 1997. – 321 с.

21. Комова М. В. Документознавча термінологі / М. В. Комова. – Л. : Вид. Національного університету «Львівська політехніка», 2003. – 167 с.

3