Система керування документацією в Україні

Із моменту затвердження ISO 15489–2001 [7] на рівні національної системи стандартизації України активно взялися за втілення ідеї розроблення модифікованої версії. Серед чинників необхідності якнайшвидшого його впровадження називалися:

1) глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів, що зумовлюють необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних рухів;

2) поширення прогресивних інформаційних технологій;

3) необхідність ефективної організації керування документаційними процесами у внутрішньому та зовнішньому напрямах;

4) врегулювання засадничих положень КДП на нормативно-правовому рівні. До того ж, укоріненню ідеї розроблення норм міжнародного стандарту ISO 15489–2001 [6] сприяла офіційна державна політика, спрямована на входження України до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Утім, вирішальною і надвагомою шалькою на терезах прибічників ISO 15489–2001 в Україні, на думку           І. Є. Антоненко,була відсутність нормативного документа, що регламентував би організацію роботи з усіма документами, особливо у приватному секторі.

Головним виконавцем проекту став УНДІАСД. Він, як член ТС “Інформація і документація” (ТС–144), у 2003 р. виступив із ініціативою включити даний стандарт до плану розроблення ДСТУ, гармонізованого з ISO 15489. Відповіддю на цю пропозицію стало замовлення від Державного підприємства “Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості” до УНДІАСД на підготовку ДСТУ, котрий став би відповідником зазначеного ISO.

Як зазначає І. Є. Антоненко, розроблення національного аналога зробило можливим поширити досконалу методику, деталізувавши її згідно з вітчизняними традиціями організації діловодства. Свідомо дотримуючись положень нормативно-правових актів, що регулюють діловодство, а саме:

1) законів, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та справочинства;

2) документів міжвідомчого характеру (“Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, “Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”) і стандартів (ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять [8], ДСТУ 3844–99. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації [9], ДСТУ 3843–99 Державна уніфікована система документації ) ;

3) типових і примірних інструкцій із діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування;

4) нормативних документів, що упорядковують спеціальне діловодство, авторам модифікованої версії вдалося уникнути принципових відмінностей і суперечностей між ними і ISO 15489–2001.

Творення національної версії ISO 15489–2001 увиразнило поточні й перспе-ктивні проблеми керування документаційними процесами в Україні, зокрема, необхідність оновлення слoвника ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” [8], значення термінів; зміцнення позицій систем управління якістю загалом і у частковому випадку – керуванні документацією; підвищення рівня професійної підготовки учасників КДП; серйозне наукове студіювання теорії управлінського документознавства, архівознавства, інших спорід-нених і суміжних дисциплін.

Діяльність групи розробників супроводжувалася багаторазовим обговорен-ням у фаховій періодиці основоположних принципів створення адаптаційного варіанту, консультативних нарад, зборів на рівні Держкомархіву України, різномас-штабних наукових конференціях. Керування документацією чи документаційни-ми процесами потрапляє до переліку дисертаційних тем, і 2005 р. уперше у вітчизняній історіографії з’явилося спеціальне таке дослідження на здобуття наукового ступеня кандидата наук у виконанні одного із активних розробників національної версії ISO 15489–2001 [6] – І .Є. Антоненко. Актуалізація зарубіжного досвіду і вивчення проблеми можливого його застосування зміцнюється за рахунок новітніх студій, проваджених ширшим колом дослідників, яскравими представниками якого є Д. Ю. Мєшков, В. В. Рудюк та ін. Позитивним моментом стало входження спочатку теми КДП у навчальні посібники за напрямом підготовки “Документознавство та інформаційна діяльність”, а пізніше – введення спеціальних навчальних дисциплін із однойменною назвою у вищих навчальних закладах (наприклад, у Київському національному університеті культури і мистецтв, Державній академії керівних кадрів культури і мистецтв).

Результатом тривалої розумової праці й інтелектуальних дебатів стало на-буття чинності від 1 квітня 2007 р. Національного стандарту України ДСТУ 4423:2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами” [10] (у 2-х ч.). Як зазначено у передмові, стандарт є перекладом ISO 15489–2001 “Information and documentation. Records management” [6] з окремими технічними, редакційними змінами, гармонізований згідно з правовими та іншими нормативними вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні. З огляду на сферу застосування – керування документаційними процесами (окрім архівних) в установах різної форми власності, для внутрішніх і зовнішніх користувачів, можна стверджувати, що головним призначенням стандарту є уніфікація усіх процесів роботи з документами, з урахуванням міжнародної нормативної бази, що регламентує відповідні дії. Застереження щодо міри чинності тієї чи іншої вимоги стандарту у вигляді показових дієслів (“(не) стосується”, “надає рекомендації”, “забезпечує” і т.д., які зустрічаються в ДСТУ 4423:2005 [10], демонструють ставлення його розробників до перспективності адаптації усталених вітчизняних науково-технологічних засад до зарубіжного досвіду. Градуювання можливих дій – від повного прийняття до обмеженого застосування, або ж, залежно від обставин реалізації, вказує на неможливість некритичного впровадження стандарту у вітчизняних умовах.

Позитивним моментом введення стандарту є прагнення вирішити загальні проблеми прикладної сфери вітчизняного діловодства, пов’язані з термінологією, класифікацією, функційністю документів, уніфікації процесів роботи з документами, участі установ у глобальній мережі інформаційних комунікацій, специфіки підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників відповідних служб.

   2.2. Управління документацією  в організації

Удосконалення процесів державного управління, підвищення його економічності та ефективності безпосередньо пов’язані з документаційним забезпеченням управлінської діяльності державних органів різного рівня. У сучасних умовах система державного управління в Україні висуває високі вимоги до працівників управлінського апарату через те, що всі вони без винятку працюють із документами та інформаційними базами, що потребує професійних умінь і підготовки з процесів документування управлінської інформації.

Документ завжди був об’єктом пильної уваги з боку держави. Без упорядкованої документації неможливе ефективне управління. Крім того, розвиток політичних, економічних, торговельних зв’язків України із зовнішнім світом сприяє тому, що вітчизняні підприємства, установи та організації постають перед необхідністю дотримуватися міжнародних стандартів у сфері обміну інформацією.

Виходячи з цього, слід зазначити, що нормативно-правові акти, які регулюють питання організації роботи з документами в Україні мають локальні сфери застосування і врегульовують або окремі питання роботи з документами, або стосуються окремих груп документів, а також певних установ, організацій, підприємств. Державна політика має бути скерована на формування процесу організації управління документацією, який відбувався б за єдиними для всіх без винятку правилами і задовольняв би потреби фахівців у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

Перевага на користь застосування Міжнародного стандарту ISO 15489­2001 [6] є цілком доцільною, оскільки він стосується всіх документів, які державна чи приватна організація створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. До управління документацією в організації стандартом також віднесено:

1) визначення політики і стандартів;

2) розподіл відповідальності та повноважень;

3) установлення та опублікування процедур і керівних вказівок;

4) надавання різних послуг, пов’язаних з управлінням та використанням документації;

5) проектування, упровадження та адміністрування спеціалізованих систем управління документацією;

6) інтегрування управління документацією в управлінські системи та процеси

Відповідно до вимог стандарту ISO 15489-2001 [6], обов’язки та права в галузі управління документацією розподіляються між всіма співробітниками, для яких створення документів є частиною їх праці, і відображаються у відповідних посадових інструкціях. Найважливішою метою визначення відповідальності, повноважень та взаємин у сфері роботи з документацією є створення і збереження системи правил щодо управління документами, яка б ураховувала не тільки внутрішні вимоги, але й вимоги зовнішніх зацікавлених осіб.

Традиційна модель організації роботи з документами в Україні передбачає дотримання в межах конкретної галузі та підпорядкованих їй установ та організацій принципу диференціації систем документації відповідно до функцій управління як у конкретній виробничій діяльності, так і в загальному адмініструванні. У загальних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз. І особливість їх полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації та підприємства, незважаючи на їх галузеву належність. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують функціональне призначення або галузеву належність документа. Але в Україні форма організації “загального справочинства” базується на типовому міжвідомчому документі – “Примірній Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 і сфера її застосування обмежується установами, зазначеними в її назві. Таким чином, залишається осторонь недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці і соціальному житті України і який продовжує зростати. Тому, звичайно, в контексті міжнародної уніфікації норм стандарту ISO 15489-2001 [6] управління документацією повинно мати одноманітний (уніфікований) характер, що вдосконалюватиме процеси уніфікації і самих форм документів. Управління документацією в установах та організаціях – це не просто технологія, це система управління всіма масивами і потоками документів. Галузеві та загальні системи документації не можна розглядати як локальні системи, вони є взаємообумовленими та взаємодоповнюваними. Тому, вроваджуючи національний аналог міжнародного стандарту, треба враховувати умови сумісності систем документації, які функціонують в організації, що забезпечить швидкий і зручний обмін інформацією між установами.

Таким чином, у сфері справочинства необхідно подальше вивчення

можливостей застосування в Україні стандарту ІSO 15489-2001 “Інформація та документація – Управління документацією”[5]. Також необхідно здійснити

перегляд нормативів, які діють на міждержавному, державному, міжгалузевому рівнях управління, запроваджувати стандартизацію та уніфікацію управлінських процедур та технологій. Суттєвим є і виокремлення управління документацією в окрему сферу діяльності, самостійну функцію державного управління, яка потребує власного механізму державного регулювання.

    На сьогодні спостерігається зростаюча увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення саме управління документацією, яке в нашій країні ототожнюють із теорією і практикою справочинства.

Документи мають велике значення в управлінському процесі, є інструментами управління, через те що вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головними аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Управлінські документи становлять ядро документації установи. В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків. Особливо велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи. Коли перед державою та суспільством постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали більш жорсткими і вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців. Проте слід зауважити, що наразі в Україні помітна відсутність чіткої, конструктивної і зрозумілої політики щодо документації та документаційного забезпечення управління. Вітчизняні традиції, світовий досвід засвідчують необхідність державного регулювання питань управління документацією, важливість рішення раціонального скорочення обсягів документообігу в країні. Актуальною є проблема формування державної політики у сфері методології управління документацією, що врешті-решт полягатиме у визнанні спрвочинства невід’ємною частиною управління.

Розгляду питання управління документацією було присвячено низку публікацій вітчизняних та зарубіжних науковців, а саме: Л. Астахової, М. Ларіна, О. Мітченко, В. Савицького, А. Сокової.

Так, на думку Л. Астахової, на сучасному етапі процеси інституалізації (організаційного оформлення) документаційного забезпечення управління в організаціях поступово трансформуються в управління документацією, під яким розуміється повноцінна управлінська функція організації, реалізація якої розповсюджується на всі стадії життєвого циклу документів, всі види документів і системи документації організації. Відбувається перехід від розуміння роботи з документацією не тільки як з функцією забезпечення, а безпосередньо до управління документацією як основною функцією менеджменту . Поняття “управління документацією” розглядалося і відомим російським дослідником М. Ларіним, який розмежовує поняття «справочинство», «документаційне забезпечення управління» та «управління документацією», дотримуючись думки, що “справочинство – це більш формальне поняття (регламент, правило, умова, конструкція, що суворо визначає порядок роботи з документами (наприклад, інструкція зі справочинства), а документаційне забезпечення управління – поняття іншого характеру, сутність якого полягає в забезпеченні процесу управління (зокрема прийняття рішення) документованою інформацією, при цьому включаючи в нього аналітичні компоненти, зв’язок управлінських функцій з документами, що їх обслуговують”. Документаційне забезпечення управління – це термін, який, на думку М. Ларіна, характеризує перехідну стадію від традиційного справочинства до управління документацією .