Шляхи вдосконалення системи документообігу на підприємстві

      Максимальна швидкість обміну й обробки інформації в контурі керування досягається  тільки при використанні ІТ. Проникнення  ІТ у всі служби, підрозділи і  відділи компанії - маркетинг, розробка, постачання, виробництво, збут і фінанси - дозволяє діловоду в режимі реального часу збирати інформацію про роботу всієї організації і бачити її як єдиний функціонуючий організм.

      На  підставі отриманого "зрізу" стану  компанії і використовуючи засоби аналізу - невід'ємну частину ІТ - діловод може моментально оцінити поточний стан справ і прорахувати альтернативи подальшого розвитку ситуації, у залежності від прийняття того чи іншого управлінського рішення. Враховуючи власний досвід та результати розрахунків ІТ-системи, діловода вибирає найбільш правильне рішення і будує плани, адекватні прогнозам майбутнього. Крім того, автоматизація діяльності діловода служить засобом скорочення і здешевлення апарату управління, що також знижує витрати, а значить відповідає умові конкурентноздатності.

    Сьогодення, для якого характерне швидке зростання  інформаційних аспектів управління підприємством, установою чи організацією незалежно від форм їх власності, заставляє керівників усвідомлювати важливість побудови КІС як необхідного інструментарію успішного управління бізнесом, а також державною установою чи організацією  в сучасних умовах. При виборі перспективного програмного забезпечення (ПЗ) для побудови ІС необхідно чітко уявляти всі аспекти розвитку основних методологій і технологій розробки.

      На  розвиток ІС як сукупності спеціалізованого ПЗ і обчислювальної апаратної платформи, на якій власне інстальоване і настроєне  ПЗ, суттєво впливають три найбільш вагомих фактори:

      розвиток  методик управління підприємством;

      розвиток  загальних можливостей і продуктивності комп’ютерних систем;

      розвиток  підходів до технічної та програмної реалізації елементів ІС.

    Розвиток  методик управління підприємством. Рівень конкуренції, що постійно зростає, змушує керівників компаній шукати нові методи збереження своєї присутності на ринку та утримання рентабельності своєї діяльності. До таких методів відносяться диверсифікація, децентралізація, управління якістю і т.д. Сучасна ІС повинна відповідати всім нововведенням в теорії та практиці менеджменту. Без сумніву, це найголовніший фактор, так як побудова передової в технічному розумінні системи, яка не відповідає вимогам по функціональності, не має смислу.

    Розвиток  загальних можливостей і продуктивності комп’ютерних систем. Прогрес в галузі зростання потужності і продуктивності комп’ютерних систем, розвиток мережних технологій і систем передачі даних, широкі можливості інтеграції комп’ютерної техніки з найрізноманітнішим обладнанням дозволяє  постійно нарощувати продуктивність ІС і їх функціональність.

    Розвиток  підходів до технічної та програмної реалізації елементів ІС. Паралельно з розвитком “заліза” протягом останніх десяти років відбувається постійний пошук нових більш зручних і універсальних методів програмно-технологічної реалізації ІС. По-перше, змінюється загальний підхід до програмування: з початку 90-х років об’єктно-орієнтоване програмування фактично витіснило модульне, зараз безперервно вдосконалюються методи побудови об’єктних моделей. По-друге, у зв’язку з розвитком мережних технологій, локальні системи поступаються місцем клієнт-серверним реалізаціям. Поява мереж Internet надала можливість працювати з віддаленими підрозділами, відкрила широкі перспективи електронної комерції. Виявилось, що використання Internet-технологій в інтрамережах підприємства також надає очевидні переваги.

    Властивості ІС. Задачею, актуальною сьогодні для багатьох прикладних областей (розподілені структури державного управління, підприємства нафтогазового комплексу, торгові об'єднання й ін.), є побудова ІС. Вимоги бізнесу, відповідно до яких виникла потреба в таких структурах, диктують основні властивості цих систем. Перелік систем та їх характеристика наведені в табл 7.  

      Таблиця 7

      Властивості інформаційних систем 

     2.2. Системи електронного документообігу.

     В загальнодержавних стандартах термін документообіг означає контрольований рух готових документів як всередині  організації, так  і за її межами. Електронний документообіг охоплює, ще й стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією по комп’ютерних мережах.

У світі  існують два основних типи документів - паперові і його клони - електронні. Паперові документи породжують електронні (наприклад, сканування документа) і, навпаки, електронні - паперові документи (наприклад, процес друку документа).

 

 

 

    
 

 

      Це  може бути текст або електронна форма Microsoft Word, таблиця Excel, повідомлення у форматі електронної пошти, Internet. Файли документів можуть бути неструктурованими (звичайні текстові документи) або структурованими. Останні містять елементи структури, що надає зовнішнім додаткам можливість їх розпізнання (форми Word, електронні таблиці, документи у форматі XML). Ще одним різновидом даної групи документів є файли збірних (“складених”) документів, наприклад файли Binder Microsoft Office.

     Система електронного документообігу (СЕД) повинна  підтримувати роботу з усіма типами документів, забезпечуючи прозору навігацію користувачів по всьому доступному інформаційному простору і, при необхідності, безболісно підключати до системи інші типи документів, визначаючи при цьому регламент їхньої обробки. Основним принципом організації систем роботи з ЕД є принцип "інформаційної парасольки" - працювати з усіма типами документів, що пов'язані з життєдіяльністю підприємства.    

 

 

 

    
 

 

Життевий  цикл документа складається з  двох основних стадій.

      1. Стадія розробки документа, яка включає:

·         власне розробку самого документа;

·         оформлення документа (реєстрація); 

·         затвердження документа. 

      Якщо  документ перебуває в стадії розробки, він вважається неопублікованим, і права на документ визначаються правами доступу конкретного користувача.

      2. Стадія опублікованого документа, яка включає:

·         активний доступ;

·         архівацію і розархівацію (короткострокове збереження, довгострокове збереження); 

·         знищення документа. 

      Коли  документ переходить з першої на другу  стадію, він стає опублікованим, і  права на документ залишаються тільки одні - доступ на читання. Прикладом  опублікованого документа може бути шаблон стандартного бланка підприємства. Крім права доступу на читання можуть існувати права на переведення опублікованого документа в стадію розробки. В залежності від конкретної стадії титтєвого циклу документа архіви підрозділяються на такі типи:

ü       статичні архіви документів (або просто архіви) - системи, що мають справу тільки з опублікованими документами

ü       динамічні архіви документів (або СКД) - системи, що мають справу як з опублікованими документами, так і з тими, що знаходяться в розробці.

    Історія розвитку систем документообігу. Системи документообігу беруть свій початок наприкінці минулого сторіччя з появою фотоапарата, коли стало можливо створювати зменшені копії документів. Шпигунські технології були конвертовані і стали застосовуватися для створення мікрографічних архівів документів. Мікрофіша зробила якісний стрибок у вартості збереження і копіювання документів, але з погляду швидкості пошуку і колективного використання документів усе залишилося на рівні паперових документів. Поява комп'ютерних систем із колективним доступом дозволила досягти прориву й у цих областях. Відбулася трансформація від мікрографічних документів до електронних образів паперових документів, від мікрографічних систем до так званих imaging-систем.  Розширена система пошуку, можливість одержувати доступ до одного документа декільком користувачам одночасно, можливість віддаленої і розподіленої роботи при незначній вартості збереження і копіювання інформації обумовило тенденцію заміни мікрографічних документів на електронні.  З часом ускладнювалося устаткування і програмне забезпечення, з'являлися більш швидкісні і невибагливі до якості паперового документа сканери, спеціальні плати, що дозволяють прискорити процес друку, перегляду і сканування документів, з'явилися оптичні і магнітооптичні роботизовані бібліотеки.

Imaging-системи  дали поштовх для розвитку  систем розпізнавання машинописних  і рукописних символів, тоді ж  з'явилися перші workflow- системи,  призначені для організації процесу  впровадження паперових документів у систему збереження.  Надалі workflow-системи були поширені на офісну діяльність підприємств. 

      На  початку 90-х років з'явився новий  клас систем, призначених для керування  електронними документами. В основному  це були файли текстових процесорів і запити на такого роду рішення в основному приходили від федеральних агенств і юридичних компаній. Так з'явився новий клас систем, названий СКД. Розвиток функціональності, наявність функцій роботи з образами документів призвело до того, що сучасні СКД перекривають по функціональності imaging-системи при приблизно в двічі меншій вартості.  Крім функцій збереження і пошуку, що властиві imaging-системам, у СКД  з'явилися функції контролю життєвого циклу документа - на відміну від своїх попередників, СКД призначені для роботи з динамічними документами.   
 
 

    2.3. Переваги переходу до електронного документообігу 

    Про переваги переходу до електронного документообігу. Для висвітлення переваг переходу до електронного документообігу представимо оцінки західних консалтингових компаній про те, як співіснують світи електронних і паперових документів:

      компанія BIS оцінює, що 90 % усієї корпоративної  інформації залишається на папері;

компанія XPLOR оцінює, що за останні три роки частка електронних повідомлень виросла з 29 % до 44 % від загальної частки повідомлень. Загальний обсяг інформації подвоюється за 5 років і стає в чотири рази більшим за 10 років. Співвідношення кількості паперових і електронних документів складе через п'ять років 50 на 50 %, а через 10 років - 30 на 70 %.  Кількість електронних документів за рік подвоюється, а паперових – зростає лише на 7 %. 

      Документ, як будь-яка річ, що приносить прибуток і допомагає в бізнесі, так  само потребує і витрат. Як відомо, підвищувати  прибуток можна шляхом зниження витрат. Західні консалтингові компанії провели оцінки витрат на обробку паперових документів. Для уникнення невідповідностей при переносі цих оцінок у нашу дійсність, ці оцінки приведені не в доларах, а в разах, штуках і відсотках. Справа в тому, що дотепер існують значні розходження у вартості оплати праці в нас і на Заході, що, природно, є немаловажним стримуючим чинником у переході до електронних документів.