Шляхи вдосконалення системи документообігу на підприємстві

     Для кожного виду або роду документів (накладних, вимог, рахунків-фактур тощо) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У графіку, який затверджується наказом керівника підприємства, зазначаються строки оформлення документів або одержання таких документів від інших підприємств, організацій, час перебування документів у різних підрозділах або службах підприємства, крайні строки передачі первинних документів для обробки, до бухгалтерської служби.

     Графік  документообігу може бути оформлений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, а також кожним виконавцем, із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт. Він має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через яких проходить конкретний первинний документ, визначити мінімальний термін його перебування у підрозділах, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації.

     Працівники  підприємства створюють і подають  первинні документи, які належать до сфери їхньої діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У ньому наводяться перелік документів, створення яких належить до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділи підприємства, до яких подаються документи.

     З метою дотримання належного порядку  в системі документообігу, а за потреби - встановлення слабких місць  у графіку повинні бути зазначені  прізвища конкретних посадових осіб, які виписують, підписують, передають  окремо взятий документ до бухгалтерії  для обробки і подальшого зберігання. При цьому здають первинні документи на підставі складеного реєстру.

     На  основі структурної схеми підприємства, положень про структурні підрозділи та посадових інструкцій співробітників, інших внутрішніх нормативних актів  підприємство розробляє графік документообігу.

     Графік  документообігу повинен містити:

     - типові форми первинного обліку, затверджені наказами Державного  комітету статистики України; 

     - бланки суворої звітності; 

     - спеціалізовані первинні документи,  затверджені наказами Мінагрополітики України;

     - документи розроблені підприємством  самостійно.

     Графік  регламентує терміни складання, надання та обробки первинних  документів; визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових  осіб, відповідальних за складання документів, порядок подання документів до відповідних органів, строк надходження документів до бухгалтерії, термін обробки і проходження документів всередині бухгалтерської служби підприємства, термін завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та подання фінансової звітності.

     При складанні графіка документообігу необхідно врахувати терміни  подання податкової, статистичної та фінансової звітності.

     Для ефективності управління та контролю керівник підприємства повинен вибрати  певний порядок обліку і документування господарських операцій з урахуванням  особливостей діяльності підприємства. Це досягається шляхом запровадження  облікової політики підприємства.

     Так, відповідно до пункту 5 статті 8 Закону України "Про бухгалтерський облік  та фінансову звітність в Україні" підприємство самостійно затверджує правила  документообороту і технологію обробки  облікової інформації, додаткову  систему рахунків і регістрів аналітичного обліку. Це означає, що для зручності відображення, управління і контролю за господарськими операціями підприємство самостійно розробляє методи такого контролю та форму обліку. Для цього керівництву підприємства необхідно вжити ряд заходів, а саме: розробити наказ про облікову політику на підприємстві та додатки до нього.

     До  наказу про облікову політику підприємство складає три додатки:

     1) перелік осіб, які наділяються  правом дозволу на проведення  господарських операцій;

     2) перелік осіб, яким дозволено отримувати та видавати товарно-матеріальні цінності;

     3) графік документообігу.

І з складанням перших двох додатків у підприємств не виникає труднощів, оскільки це звичайний список осіб, уповноважених керівником підприємства вчиняти зазначені дії від імені підприємства [«Головбух» № 29].

     Графік  документообігу — це індивідуально  розроблена схема взаємодії усіх підрозділів підприємства від моменту  створення (отримання) документа до моменту його передачі в архів (у  місця зберігання).

     Графік  документообігу може бути складений як для кожного структурного підрозділу підприємства (наприклад, для бухгалтерії), так і для того чи іншого нормативного або внутрішнього розпорядчого документа (наприклад, щодо укладення договорів). За його основу береться перелік робіт зі створення, перевірки й обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку та строків виконання робіт. Графік документообігу складається у вигляді таблиці, на основі якої, в разі потреби, може бути створено різні схеми та графіки. Існують такі види графіків документообігу: типові, уніфіковані та індивідуальні. Застосування типових та уніфікованих графіків практикується в основному на підприємствах, що підпорядковуються одному органу управління, тощо. Індивідуальні графіки розробляються для окремо функціонуючого підприємства.

     Графік  документообігу повинен передбачати  оптимальну кількість підрозділів  та осіб, які його обробляють, і час  роботи над ним. Переконувати в цьому не потрібно. Є різниця, коли покупець сплачує кошти і забирає товар у магазині, і коли він сплачує кошти в одному місці, видатковий документ виписують у другому, підписують — у третьому, а товар видають у четвертому.

     Відповідальним  за складання графіка документообігу є головний бухгалтер, а затверджує його керівник підприємства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     РОЗДІЛ 2. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ  ДОКУМЕНТООБІГУ. 

     2.1. Тенденція розвитку  інформаційних технологій. 

     В нових економічних і ринкових умовах головне завдання будь-якої організації – чи то органу державної влади, а чи приватної фірми, полягає в ефективній реалізації управлінських функцій, що й зумовлює доцільність вирішення питань автоматизації саме стосовно управлінської і організаційно-розпорядчої діяльності. У зазначених напрямках діяльності запроваджуються інформаційні технології (ІТ), які забезпечують підвищення рівня підготовки та ефективності прийняття управлінських рішень за допомогою сучасних комп’ютерів, зокрема мережі Internet, спрямовані на втілення нового стилю організаційної культури, орієнтованої на підвищення гнучкості управління, його готовності до змін, впровадження ринкових методів, визнання таких пріоритетів, як клієнт-споживач управлінських послуг з наближенням управління до нього.

     Для вирішення ключових управлінських задач і оцінки їх якості з точки зору досягнення кінцевого результату, про що засвідчує досвід адміністративних реформ у провідних країнах Заходу, застосовуються підходи ділового менеджменту, які базуються на трьох складових ( три “Е”): результативність (Effectiveness), ефективність (Efficiency) та економічність (Economy). Технології ділового менеджменту як делегування повноважень внутрішнім підрозділам для прийняття управлінських рішень, застосування командної роботи, матричні методи управління, використання системного аналізу даних, покладені в основу інформаційних технологій як засобів  автоматизації базових процесів управління – діловодства та документообігу, і визначають новий стиль управлінської діяльності.

     В Україні повільно, але починають розуміти важливість комплексного підходу до проблем автоматизації підприємств і організацій, усвідомлюючи, що ефективність автоматизації залежить, перш за все, від того, наскільки повно і всебічно охопила вона всі сфери виробничої діяльності. Саме тому в останні роки в області ІТ значно зросла роль систем керування документами (СКД), які є важливою складовою частиною систем управління підприємством, характерною стала ідея побудови корпоративних інформаційних систем (КІС). При цьому поняття корпоративності передбачає наявність досить значної територіальної розпорошеності інформаційної системи. 

      Інформаційна  система – це система, яка проводить збір, обробку, зберігання та вироблення інформації людьми з використанням автоматичних процесорів, тобто здійснює інформаційну підтримку, як виробничої, так і управлінської,  діяльності сучасних підприємств та організацій.

     Термін  “інформаційна система” відноситься  до класу програмних продуктів, що полегшують або “автоматизують” основні  процеси людської діяльності. Характеристика інформаційних систем підтримки управлінської діяльності неможлива без розгляду основних процесів, що її супроводжують та істотно впливають на оперативність і якість керування, а саме - аналіз, підготовку й ухвалення рішень, виконання рішень, облік і контроль прийнятих рішень.

      Протягом  останніх років в області ІТ відмічено  кілька основних тенденцій, що і визначили  напрямок їхнього розвитку.  Однією з них є зростання ролі СКД, тому що саме вони є важливою складовою частиною системи управління корпорацією, державною установою або відомством, підприємством  або  іншим  об'єктом автоматизації (ОА).

      Інша  тенденція прослідковується в суцільній  комп'ютеризації найрізноманітніших сфер людської діяльності, що дозволяє швидко і точно обробити великі інформаційні об’єми, а саме застосування комп’ютерів аналізує значне збільшення обсягів інформації на ОА. Виникає необхідність створення високопродуктивних програмних комплексів для систематизації й ефективного використання інформаційних запасів будь-якої організації. 

      Все це обумовило підвищення вимог до СКД і їх корінне перетворення на якісно новому рівні. СКД повинні характеризуватися прекрасною масштабністю і надійністю, безпрецедентною відкритістю (можливістю настроювати і модифікувати як логіку роботи, так і інтерфейс системи), легкістю адміністрування і високою продуктивністю.

      І, нарешті, третьою тенденцією є поширення  мереж на основі технологій Internet/intranet і побудова гетерогенних мережевих  комплексів, що потребують від прикладного  програмного забезпечення (ПЗ) уміння працювати (або співіснувати з іншим програмним забезпеченням) у різноманітних операційних середовищах і на різних системах керування базами даних (СКБД).  Звідси і вимога - гарне перенесення СКД і підтримка всіх раніше перерахованих платформ.  

      Інформаційні  технології - це насамперед висока швидкість передачі й обробки інформації, а також практично необмежені за обсягом та одночасно компактні сховища даних.

      Особливості ІТ дозволяють розглядати їх як ще один засіб підвищення ефективності управління будь-якою структурою. Найбільший інтерес становлять два аспекти ІТ, а саме:

     1) ІТ як інструмент скорочення витрат;

     2) ІТ як інструмент оптимізації діяльності менеджерів.

      Всім  відомо, що багато задач, виконувані людиною, машина може виконати набагато швидше і з меншою кількістю помилок. Крім того, витрати на машини істотно менше витрат на персонал. Все це говорить про те, що в деяких випадках використовувати комп'ютери поряд з іншими елементами ІТ набагато ефективніше, ніж "живу" працю, що і намагаються використовувати компанії в конкурентній боротьбі.

      Що  стосується ІТ, як інструмента оптимізації діловодства, то висока швидкість передачі й обробки даних роблять ІТ незамінним інструментом у цій області - саме в управлінні оперативність і слушність прийнятих рішень багато в чому залежать від і повноти інформації про стан компанії і зовнішнього середовища та швидкості її обробки.