Роль секретаря в организации деловых поездок руководителя

Роль  секретаря в организации  деловых поездок  руководителя.      

Важное место  в работе секретаря занимает организация  деловых поездок руководителя. В  чем же заключаются функции секретаря  по подготовке к поездке руководителя и специалистов? 
      1. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. п. 
      2. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию: 
      а) дату отправления, прибытия, продолжительность поездки; 
      б) способ передвижения; 
      в) бронирование мест в гостиницах; 
      г) места посещения и проезд к ним; 
      д) отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон). 
      3. Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны. 
      4. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. п.). 
      Перечень документов необходимых руководителю в командировке: 
      1) паспорт (при необходимости загранпаспорт); 
      2) авиабилеты или железнодорожные билеты; 
      3) командировочное удостоверение; 
      4) служебное задание. 
 

Командировки  бывают внутренние (по России) и зарубежные. Отличие в организации этих поездок  состоит в том, что в большинство  зарубежных стран необходимо оформить визу, и секретарю понадобятся  хотя бы минимальные знания английского языка.

Для оформления визы необходимо собрать пакет документов, которые запрашивает посольство. Для начала стоит посетить сайт посольства и ознакомиться с требованиями и  условиями выдачи виз. После этого  необходимо позвонить в посольство – иногда посольства не успевают размещать на сайте измененные требования.  

Имейте в виду. Разговоры с посольством (в том числе и запись на подачу документов) платные. Счета выставляются на физическое лицо и оплачиваются через Сбербанк. Если вы не оплатите счет вовремя, то в следующий раз вам не предоставят информацию и не запишут на подачу визы, даже если вы обратитесь в другое посольство – у посольств единая база данных.  

Во время звонка уточните, кто, где и на каких условиях может подать документы (например, может  понадобиться доверенность) на визу, в какой валюте и где оплачивают визовый сбор (иногда посольства принимают оплату через банки – в этом случае не забудьте взять с собой подтверждение платежа) и на какое число ведется запись в данный момент. Во время туристического сезона запись может вестись на три недели вперед. Возможно, имеет смысл записаться сразу. Если документы не подаются вовремя, никаких санкций не предусмотрено, просто вам придется записываться еще раз.

Если вы не успели собрать все документы, можно попробовать договориться, чтобы вам разрешили принести недостающие документы позже или в день получения визы или отправить их по электронной почте либо по факсу. Это не значит, что в посольстве пойдут вам навстречу, но это возможно, особенно в том случае если человек подает документы на визу в данное посольство не в первый раз.

На сайте посольства можно скачать форму анкеты, которую  нужно заполнить, внимательно ознакомившись  с инструкцией по ее оформлению.

Визы бывают двух видов: деловые и туристические.

Для получения  туристической визы достаточно запросить  визовую поддержку у отеля, в  котором ваш руководитель планирует  остановиться. Часто она выдается исключительно на те даты, на которые  забронирован номер в отеле.

Для получения  деловой визы требуется приглашение от деловых партнеров. Партнеры могут попросить вас, чтобы вы сами написали приглашение, а затем переслали им на подпись. На это не стоит соглашаться. Партнерам необходимо обратиться в свои органы власти, уточнить все нюансы и самим оформить приглашение. Возможно, приглашение должно содержать какие-то гарантии и подтверждения, о которых вы просто не можете знать.

Деловая виза выдается на срок от трех месяцев, хотя общее  количество дней, которые руководитель может провести в стране выезда, часто ограничивается половиной срока действия визы. Другими словами, если виза дана на полгода, руководитель может провести в стране выезда не более 90 дней, после чего нужно будет получать новую визу, даже если срок действия предыдущей еще не закончился.

Процедура получения деловой визы обычно сложнее, чем туристической: посольство запрашивает подтверждение деловых контактов (договоры, счета, выписку из реестров и пр.), поэтому для однократного выезда часто оформляют туристическую визу через отель. Но если ваш руководитель планирует посещать страну часто, лучше оформить деловую визу, особенно если учесть, что людям, въехавшим в страну по туристической визе, запрещено заниматься на ее территории коммерческой деятельностью.

Необходимый пакет  документов нужно отвезти в посольство к назначенному времени или в указанную на сайте посольства компанию, которая доставит документы в посольство. Чтобы не попасть на удочку посредника-мошенника, уточните адрес, по которому можно подать документы, в посольстве по телефону. Для подачи документов лучше приехать за 40 минут до назначенного времени.

Человек, который  отвозит документы в посольство, должен быть подробно проинформирован: знать должность человека, подписавшего приглашение, адрес компании, название города посещения, уметь объяснить, какое отношение он имеет к руководителю, для которого делается виза, или хотя бы знать, как найти нужную информацию в документах. Часто в посольстве запрещается разговаривать по мобильному телефону, поэтому не всегда можно уточнить информацию, а отход от окошка может повлечь за собой необходимость записываться на подачу визы еще раз.   

Наш совет. Посольства не работают не только в российские государственные праздники, но и в праздничные нерабочие дни страны, которую они представляют. Особенно актуально это в конце декабря – начале января, когда многие посольства закрываются почти на 3 недели, а очереди на подачу документов достаточно велики. Так что если ваш шеф хочет посетить европейских партнеров сразу после новогодних праздников, заняться оформление визы нужно заранее.   

Гостиница

Забронировать гостиницу можно напрямую на ее сайте, по телефону или через специализированные сайты http://booking.com или http://www.venere.com, которые  хороши тем, что на них есть карты  городов, и можно выбрать гостиницу под определенные требования к месту расположения. На сайтах указывается также количество и категория свободных номеров на даты заездов и отзывы останавливающихся в отеле.

При бронировании отеля через сайт бронирования или  напрямую потребуется банковская карта, на которой в отеле заблокируют сумму в размере штрафа за несвоевременное снятие брони (обычно за 1–3 дня до заезда). Если вы аннулируете бронь позже указанного срока или руководитель просто не заедет в отель, заблокированную сумму снимут с карточки. Условия снятия брони указываются на сайте.

Если на карточке недостаточно средств, указаны неверные данные, то вы не получите подтверждение  из отеля или оно будет аннулировано после неудачной попытки блокировки. Иногда гостиницы вступают в переписку для разрешения возникших недоразумений либо вам приходит стандартное сообщение о том, что бронь аннулирована или невозможна. Тогда вам нужно связаться с отелем, чтобы выяснить и исправить причину неудачной брони.

Если вы не можете решить, какую гостиницу лучше заказать, забронируйте несколько, а после того как руководитель сделает выбор, снимите бронь с остальных.

Если в городе проходит какое-либо мероприятие (например, футбольный матч), найти свободные  места в гостиницах иногда очень  сложно, т.к. большинство номеров выкуплено заранее для последующей перепродажи. В таком случае можно выяснить, какое мероприятие планируется, и обратиться к организаторам или компаниям, направляющим туристов на это мероприятие, с просьбой помочь устроить руководителя в гостиницу.

Если вы хотите получить визовую поддержку от отеля, то при заказе номера по электронной  почте или телефону попросите  прислать подтверждения для посольства, т.е. оказать визовую поддержку. Сайт бронирования высылает такое подтверждение  автоматически на указанный электронный адрес. Распечатку документа, подтверждающего бронь, могут попросить показать при пересечении границы, поэтому распечатайте для руководителя отдельный экземпляр.

Если руководитель собирается в командировку по России, можно воспользоваться услугами сайтов http://komandirovka.ru или http://all-hotels.ru, но им далеко до своих западных собратьев. Бронирование номеров в России обычно не требует финансового подтверждения, но могут попросить сделать предоплату (от одного дня до 50 % полной стоимости заезда).  

Наш совет. Если вашему руководителю приходится часто посещать один и тот же населенный пункт, то имеет смысл заключить договор на обслуживание с одной из гостиниц города и делать оплату по безналичному расчету. Иногда гостиницы предлагают предоплатную систему расчетов, но можно договориться об оплате по факту, особенно если ваш руководитель уже не один раз останавливался в этой гостинице. 

Билеты

Билеты можно  заказывать напрямую в компаниях-перевозчиках. В первую очередь нужно выбрать  удобный рейс на сайте http://amadeus.net для полетов за границу или http://polets.ru для полетов по России. Сайт http://аmadeus.ru удобен тем, что дает информацию о перелетах компаний, которые не имеют представительств в России (например, перелеты между европейскими странами).

После ознакомления с расписанием и выбора рейса вы заходите на сайт компании и бронируете билеты. Если билеты бронируются без финансового подтверждения (указания данных банковской карты), то бронь снимается очень быстро, часто через сутки-двое после бронирования. За это время нужно подъехать в представительство компании с копией паспорта руководителя (или оригиналом), копией брони и выкупить билет.

Если вы выкупаете  билет с помощью банковской карты, на указанный вами электронный адрес  приходит электронный билет, и ехать никуда не нужно: достаточно распечатать его и отдать руководителю.

Если руководитель едет в командировку по России поездом, то расписание можно посмотреть на сайте Российских железных дорог (http://rzd.ru). Для заказа билетов вам также  потребуется предоставить номер банковской карты.  

Трансфер

На деловых  партнерах, как на встречающей стороне, лежит ответственность за организацию  встречи руководителя, но если возникают  какие-то проблемы, можно обратиться в отель, в котором забронирован номер, и попросить их организовать встречу.

Обязательно уточните, какая надпись будет на табличке у встречающего. Чаще всего это  фамилия гостя, но может быть название вашей компании или компании-партнера.

В день приезда  или накануне можно узнать номер  и марку машины и имя водителя и сообщить их руководителю.

Если в ходе организации поездки у вас  появляются какие-то вопросы, не стесняйтесь  обращаться за помощью к принимающей  стороне или к сотрудникам  гостиницы, в которой планирует  остановиться руководитель, особенно если вопрос касается таких моментов, как рестораны, культурные мероприятия или перемещения по городу.   

Оформление  документации  

Для направления в  командировку сначала необходимо заполнить служебное задание (форма № Т-10а), которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. 
      Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а). 
      После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется. Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание, должность руководителя, подписавшего документ. Как правило, приказы о командировании имеют общую нумерацию с кадровыми приказами, хотя приказы о командировании правильнее было бы регистрировать отдельно (например, с индексом «к», а приказы по личному составу – «лс»), так как эти приказы имеют разные сроки хранения (приказы о командировании – 5 лет, приказы по личному составу – 75 лет минус возраст). 
      Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России. 
      В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица. 
      Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается. 
      Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. Если отправление вашего руководителя назначено до 24 ч включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Например, поезд отправляется 29 января в 23 ч 50 мин (вокзал находится в черте города), первым днем командировки в этом случае будет считаться 29 января. Если самолет вылетает 30 января в 0 ч 40 мин, а до аэропорта надо добираться 2 ч, то первым днем командировки все равно будет считаться 30 января. 
      Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки. Заполняется командировочное удостоверение в одном экземпляре, подписывается руководителем и направляется сотруднику, ответственному за командировки, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывших в командировки. В небольшой фирме в качестве ответственного лица за командировки может выступать секретарь.