Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

    Отметка о поступлении документа в  организацию содержит очередной  порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

    Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в виде штампа.

    Идентификатором электронной копии документа  является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.⁴

4.Хранение документов.

Дела  считаются заведенными с момента  включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём.

Дела  должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или (ватерных картотеках, что Обеспечивает их сохранность  и защиту от пыли и света.

Документы, уже включенные в дело, могут в  течение года потребоваться работнику  учреждения, фирмы. В этих случаях  они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и  хранение дел, а на их место закладывается  лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если  требуется выдать дело целиком, заполняется  карта-заместитель, в которой указывается  номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи  в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель  помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они  находятся.

После завершения делопроизводственного  года выдача сотрудникам отдельных  документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача  дел в другие организации разрешается  лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производится только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.                                           

Заключение

    Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Проанализированы требования к оформлению реквизитов документов, исследованы основные правила составления и оформления документов, хранение документов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  использованной литературы 

1.Андреева  В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб.  и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа  «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.

2.ГОСТ  Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.

2.Документы  и делопроизводство: Справочное  пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с.

3.Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (Документационное  обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.

Ларин М.В. Управление документацией в  организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.

4.Марков  В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.

5.Санкина  Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные  правила оформления управленческих  документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998 - 91с.