Реквизиты управленческих документов, правила их оформления

    Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

    При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

    Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

    Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления  документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

    В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

    Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

    В документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

    В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа ("постановляет", "решил").

    В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

    В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

    В письмах используют следующие формы  изложения:

    - от первого лица множественного  числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

    - от первого лица единственного  числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

    - от третьего лица единственного  числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

    Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если  письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

   Приложение: 1. Положение об Управлении регионального  кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

    Если  приложения сброшюрованы, то число  листов не указывают.

    Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

   Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и  приложение к нему, всего на 3 л.

    Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку  о его наличии оформляют следующим  образом:

   Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

    В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

    Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

    В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

    Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной  строки. Например:

    При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

    При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

    При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне, например:

    При подписании совместного документа  первый лист оформляют не на бланке.

    В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

    Гриф  согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

   СОГЛАСОВАНО

   Ректор  Финансовой академии

   при Правительстве Российской Федерации

    Если  согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют  следующим образом:

    Согласование  документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в  себя подпись и должность визирующего  документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:  

    При наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим образом:

   Замечания прилагаются

    Замечания излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу.

    Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа.

    Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в  нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

    Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе согласования.

    Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

    Оттиск  печати заверяет подлинность подписи  должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами, а также  на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

    Документы заверяют печатью организации.

    При заверении соответствия копии документа  подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

    Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

    Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: 

В.А.Жуков  

924 45 67